發(fā)布時間：2022-04-01 11:34:44
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理學論文樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
根據(jù)電子檔案管理自身自身發(fā)展的特點，以及在中專學校中的應(yīng)用，可以從以下幾個方面入手：
（一）保證電子檔案管理應(yīng)用到中專學校中的安全性第一
提高存儲設(shè)備的安全性能，保證電子檔案管理的專一性，及時進行在線升級，定期對電子檔案進行護理，保持存儲設(shè)備的穩(wěn)定性；第二，及時對檔案信息進行更新備份，避免發(fā)生檔案丟失不能找回的情況；第三，開啟防火墻模式，進行指紋識別、身份鑒定、閃電殺毒、全面體檢，切實提高電子檔案管理在使用過程中的安全性，保證電子信息不會再輸送時發(fā)生丟失或被盜取的情況。保證電子檔案管理應(yīng)用到中專學校中的安全性，要不斷強化科學技術(shù)，及時更新升級，提高電子檔案管理的安全性能。
（二）建立健全規(guī)章制度，使中專電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展
建立健全有關(guān)規(guī)章制度，推動中專學校電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展。首先，要提高有關(guān)管理人員的專業(yè)水平，強化其安全使用意識，幫助其樹立正確的職業(yè)道德思想，讓他們?nèi)嬲J識到電子檔案管理的重要性，并能熟練掌握電子檔案管理的操作流程，從而能夠靈活使用電子檔案管理，充分發(fā)揮它的作用；其次，在電子檔案管理應(yīng)用到中專學校的過程中，要充分考慮到學校自身的發(fā)展狀況，建立健全有關(guān)規(guī)章制度。諸如，信息加密措施、檔案總結(jié)制度、身份識別制度等，保證電子檔案管理的安全性；再次，在實際的操作過程中，要完善電子檔案管理的使用制度，推動電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展，對其存儲類型、使用方法進行統(tǒng)一的管理，對存儲、操作、處理等各個流程中進行規(guī)范化的管理，盡量在電子檔案轉(zhuǎn)變的過程中，避免發(fā)生信息泄露、文件損壞等現(xiàn)象，堅決不允許在電子檔案管理的過程中，出現(xiàn)缺陷。與此同時，要保證信息檢索與文件加密、檔案管理同步進行。
（三）強化電子檔案管理所需設(shè)備
提高對中專學校的軟件、硬件管理電子檔案管理自身的特殊性，要求其信息傳遞、存儲內(nèi)存都取決于現(xiàn)代化科學技術(shù)。由此，要能夠全面提高電子檔案管理的高效性，就要求不斷提高科學技術(shù)，加強計算機研究，強化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。同時，要研發(fā)出適合電子檔案管理存儲的軟件，和具有安全性能的信息加密軟件，使電子檔案管理向高效性、安全性發(fā)展。一方面，要將電子檔案中的信息進行備份，可以采取刻錄成光盤的形式；另一方面，選用先進化的電子檔案信息管理系統(tǒng)，并完善相關(guān)安全保護制度，提高電子檔案管理的安全性。要將安全管理落實實際的操作過程中，及時更新軟件，保證中專學校電子檔案管理的安全發(fā)展。
（四）強化中專學校電子檔案管理操作人員的專業(yè)水平
中專學校電子檔案管理的操作人員，要求了解相關(guān)的檔案管理知識，具備一定的專業(yè)技能，能夠熟練操作電子檔案管理。中專學校要對電子檔案管理人員進行專業(yè)的培訓(xùn)，切實加強他們的操作技能，把握電子檔案管理的實際要求，促進他們發(fā)展成為合格的電子檔案管理人員。對電子檔案管理操作人員的培訓(xùn)，既能采取長期培訓(xùn)的方法，也能進行短期內(nèi)的集中訓(xùn)練。
二、結(jié)語
1．電子檔案可以完成信息成果多份拷貝，有利于提高檔案服務(wù)水平。
使用電子檔案，能夠?qū)⒋蟛糠衷紮n案直接儲存于計算機當中，利用互聯(lián)網(wǎng)或數(shù)字通信技術(shù)，實現(xiàn)眾多用戶對檔案的查詢和篩選，便于拷貝和傳輸，為使用人員提供相對快捷而便利的檔案服務(wù)，擴大社會影響，拓寬服務(wù)范圍，提高服務(wù)水平和質(zhì)量。
2．電子檔案可以使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌，有利于順應(yīng)信息傳播的時代要求。
現(xiàn)如今，人類正在進入一個“水平化”的信息高速擴散時代，對群眾高度關(guān)注的重大突發(fā)事件信息及時進行公開透明的，不僅是破解各類不實謠言和不良信息“乘虛而入”的唯一藥方，也是維護政府公信力、提升政府執(zhí)政能力的重要體現(xiàn)。當前，我國正在大力推進“信息高速公路”建設(shè)，檔案管理工作必須適應(yīng)這一客觀形勢的變化和新時代的要求，實現(xiàn)檔案信息電子化。
二、現(xiàn)實管理工作中存在的主要問題
1．電子檔案管理存在認識上的局限性。
以往常常把檔案貼上封條往檔案室里一放了事，電子檔案也只是在相關(guān)設(shè)備里一存便完事大吉，忽視了檔案信息公布于社會、服務(wù)于大眾的功能，更認識不到電子檔案服務(wù)大眾的方便、快捷優(yōu)勢，不能發(fā)揮檔案管理的社會效益和經(jīng)濟效益。更有少數(shù)極端者，認為檔案是單位的私有財產(chǎn)，使電子檔案信息的開發(fā)處于封閉狀態(tài)，更談不上向公眾公開了。
2．電子檔案管理標準化的進展緩慢。
電子檔案管理的標準化是實施計算機管理的前提和基礎(chǔ)。現(xiàn)實中，許多單位和部門的電子檔案管理業(yè)務(wù)基礎(chǔ)較差，案卷質(zhì)量不高，各類檔案著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差，各自為政，各行其事，妨礙了電子檔案管理的標準化、規(guī)范化進程，制約了電子文件的整理、歸檔、利用。
3．電子檔案管理存在安全患。
電子文件檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)傳送的過程中，容易被竊聽、泄密、篡改和偽造，現(xiàn)有的防火墻等技術(shù)對黑客高手往往防不勝防。同時，電子檔案在發(fā)送、接收、保管、歸檔時又面臨病毒入侵，致使電子文件檔案的原始性、真實性、完整性容易被破壞，電子文件檔案信息的安全就會受到嚴重威脅。
三、對策探討
1．組織教育培訓(xùn)，全面提高對電子檔案管理的認識。
電子檔案是指具有保存價值的已經(jīng)歸檔和正在歸檔的電子文件及其相關(guān)資料。做好電子檔案管理工作，必須對管理人員開展系統(tǒng)的宣傳、教育和培訓(xùn)，使其深刻領(lǐng)會開展電子檔案管理工作的重要意義，充分認識電子檔案的形成、存儲和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法的差異和不同，發(fā)揮好電子檔案管理的社會效益和經(jīng)濟效益。
2．加強制度建設(shè)，建立規(guī)范的電子檔案管理機制。
一是健全和完善電子檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細化工作環(huán)節(jié)和步驟，明確歸檔方式、歸檔范圍、歸檔制度和歸檔時間；二是建立必要的安全保障制度，確保電子檔案的安全性、完整性與真實性；三是建立一級抓一級的層級檢查制度，強化對電子檔案管理的監(jiān)督檢查；四是建立服務(wù)形式、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)水平、服務(wù)方法和服務(wù)費用相統(tǒng)一的高效服務(wù)制度——集成服務(wù)，讓用戶滿意。
3．強化管理措施，保證電子檔案信息安全。
1.1中職學校對檔案信息化不重視，投入少
中職學校對學生檔案的管理還停留在手工紙質(zhì)模式，對信息化管理認識不淺談中職學校學生檔案的信息化管理馮杰陽泉市衛(wèi)生學校山西陽泉045000夠，對信息化管理硬件和軟件都投入不夠。學校在資金和技術(shù)上對學生檔案管理支持力度小。
1.2學生檔案管理方式落后，信息化進程緩慢
目前很多中職學校對學生檔案管理還是手工紙質(zhì)操作管理模式，造成了檔案管理手段落后、水平較低、查找時間長，難以適應(yīng)現(xiàn)代化教育迅猛發(fā)展的需要。要想解決這些問題單靠增加檔案管理人員是不現(xiàn)實的。必須借助信息化的電子工具管理學生檔案，才能使學生檔案管理規(guī)范、科學、系統(tǒng)、高效。
1.3缺少專職檔案管理人員，管檔人員缺乏信息化管理技術(shù)
學生檔案管理人員多為兼職，兼職學生檔案管理人員由于接受專門的學生檔案管理的培訓(xùn)較少，而且其他工作較繁雜，他們一般難以實現(xiàn)學生檔案的信息化管理。檔案管理只停留在簡單的手工查找的階段，這種傳統(tǒng)的工作方式工作量大、時間花費長、工作效率低下、管理成本極高，不適應(yīng)現(xiàn)代學生檔案管理的要求。隨著中職學生數(shù)量的增長，這就要求學生檔案管理工作實現(xiàn)信息化。
2中職學校學生檔案信息化管理的措施
2.1更新觀念、轉(zhuǎn)變思想
中職學校學生檔案的信息化，主要是學校領(lǐng)導(dǎo)要更新觀念，提高對檔案信息化管理工作重要性的認識。中職學校要建立學生檔案信息化的新理念,做好宣傳工作，更新相關(guān)人員的思想認識。學校要加大投入，增配軟、硬件設(shè)施，配置與檔案信息化相適應(yīng)的軟、硬件。
2.2學生檔案信息化管理的建設(shè)
學生檔案是學校檔案的一部分，是學生的重要信息材料。用人單位、學校、學生本人經(jīng)常需要查詢學生檔案，而傳統(tǒng)的查詢方式不僅浪費時間，而且有時會發(fā)生檔案查找不到的情況。為了解決這些問題，檔案信息化建設(shè)勢在必行。學校應(yīng)用掃描儀、計算機和網(wǎng)絡(luò)把學生檔案以統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)格式錄入計算機，以備查找，防止丟失。通過專用軟件將學生檔案中的錄檢表、學籍冊、畢業(yè)生審核登記表、畢業(yè)生派遣花名冊等分類編目、排序。在實行分類后，檢索時可依據(jù)不同內(nèi)容快速查找到相關(guān)材料信息。學校要配備電腦查詢檢索系統(tǒng)，向利用者提供快捷、方便的檔案信息服務(wù)。在此基礎(chǔ)上，建立檔案查詢系統(tǒng)庫，分析學生檔案查找利用較多材料，有針對性的優(yōu)先這些數(shù)據(jù)，提高檔案的利用率。
2.3檔案管理人員的建設(shè)
醫(yī)學檔案資料與醫(yī)學科研成果密切相關(guān)。作為醫(yī)學檔案記錄的主要對象，醫(yī)學科研成果往往包含了研究人員的心血和付出。這些成果具有知識產(chǎn)權(quán)，在一定時間和范圍內(nèi)必然要受到法律的保護。因此，對于記錄了具有特殊價值的醫(yī)學報告、臨床資料及相關(guān)的文獻等檔案資料，需要根據(jù)國家保密法為其設(shè)置相應(yīng)的保密等級，確保這些醫(yī)學科技檔案在充分發(fā)揮其使用價值的前提下，具有一定的保密及限制保護措施。醫(yī)學科研檔案管理的主要工作是對有關(guān)醫(yī)學研究的資料、成果等進行收集、系統(tǒng)分類和編研，其基本原則一方面是要確保醫(yī)學科技檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性，另一方面要最大程度地開發(fā)好、利用好醫(yī)學檔案的價值，為醫(yī)學事業(yè)的發(fā)展、社會的進步以及人類的健康提供幫助。
二、以用戶需求為最終目的的醫(yī)學科技檔案管理方式的建立
為此，依據(jù)本部門的工作狀況，并結(jié)合筆者多年的科技檔案工作經(jīng)驗，理解相關(guān)文獻，對以用戶為最終目的的醫(yī)學科技檔案管理方式的建議和探索提出了幾點建議。
（一）提高檔案意識
有意識才會有自覺的行為，才會有目的的行動。首先，我們需要提高相關(guān)工作人員的檔案意識，不僅需要重視檔案的保存和管理，更需要對醫(yī)學科技檔案的利用價值有明確的認識。檔案管理部門要更新服務(wù)模式，努力開發(fā)醫(yī)學科技檔案資源，并建立相應(yīng)的平臺（如數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)站等），為檔案利用者提供更好的服務(wù)。此外，檔案室還應(yīng)積極主動地向外界宣傳館藏信息，讓更多的人了解可利用的檔案資源，以廣泛吸引潛在的檔案利用者，使檔案的利用價值發(fā)揮到最大化。
（二）完善管理體制
所有的行為必須要有規(guī)范，而管理體制就是這些規(guī)范的保證。要提高醫(yī)學科技檔案的利用效率，就必須要提高檔案管理水平。健全的管理體制，是醫(yī)學科技檔案管理水平和利用效率的有力保證。立足于檔案利用者的實際需求，建立健全檔案服務(wù)機制，豐富檔案利用服務(wù)手段和方法，為各類人群提供多樣和個性化的服務(wù)。我國各檔案室為人們提供的服務(wù)主要有檔案信息查詢、借閱以及信息加工等，相對比較單一，也不夠簡便。將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案利用服務(wù)中，可以使得檔案信息的查詢和利用更加方便，也更符合當代人們獲取信息的習慣，可以有效地吸引更多的科研人員、醫(yī)務(wù)工作人員等用戶人群，提高檔案的利用效率和服務(wù)質(zhì)量。
（三）加強檔案室基礎(chǔ)建設(shè)
無論是保存、管理還是利用，基礎(chǔ)建設(shè)都很關(guān)鍵。加強檔案室基礎(chǔ)建設(shè)也是提高醫(yī)學科技檔案利用效率的有力措施。各檔案管理部門應(yīng)采用多種手段強化基礎(chǔ)建設(shè)，為檔案利用者提供更便利的條件。本文認為應(yīng)該從以下幾個方面加強檔案室基礎(chǔ)建設(shè)。
1．優(yōu)化檔案室環(huán)境安靜、整潔的環(huán)境可以讓醫(yī)學檔案利用者更專注地研究檔案中的資料和信息，而寬敞明亮的場所也使檔案室可以同時為更多的用戶提供服務(wù)。在合適的地方為用戶們提供打印、復(fù)印等服務(wù)也可以為有需要的檔案利用者提供便利。
2．增加館藏資源儲量隨著醫(yī)學科技的不斷發(fā)展，一些醫(yī)療實踐中產(chǎn)生的醫(yī)學科技檔案資源已經(jīng)遠遠不能滿足一些科研人員的需求。各檔案室應(yīng)注重資源共享，引進代表國內(nèi)先進水平的重要檔案資料供研究者使用。
3．充分利用現(xiàn)有科技，提高檔案利用效率檔案資源數(shù)字化、信息化是未來醫(yī)學科技檔案發(fā)展的必然趨勢。將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中可以顯著縮短檔案利用者查詢相關(guān)信息的時間，獲取資源也變得更為簡便。通過建立專門的檔案資源網(wǎng)，人們可以通過網(wǎng)絡(luò)遠程檢索和利用檔案室內(nèi)的資•395•源，而不用到檔案室，省去了不少麻煩。檔案利用效率得到了提高。
4．對檔案進行科學合理的分類科學分類可以使用戶的檢索更加準確快速。檔案室應(yīng)充分了解各個檔案的內(nèi)容，并從多角度對其進行分類。對于醫(yī)學科技檔案，應(yīng)根據(jù)專業(yè)、學科的差別對其進行詳盡的分類，并以此為基礎(chǔ)，建立功能全面的檢索系統(tǒng)。通過這種方式，檔案利用者可以對各類檔案有初步了解，并根據(jù)自身需求，準確定位需要查詢的檔案資源，避免了無謂的時間浪費。
（四）調(diào)整檔案編研體系
提高醫(yī)學科技檔案的利用效率還需要重視檔案的編研工作。信息時代的快節(jié)奏對于醫(yī)學科技檔案的編研提出了新要求。檔案管理者需要充分發(fā)掘醫(yī)學檔案的潛在利用價值，并根據(jù)當時的醫(yī)學研究發(fā)展情況，適時提出相關(guān)編研課題。在此基礎(chǔ)上，通過挖掘各類檔案信息資源，編研出一系列具有高利用價值的成果。這些編研成果應(yīng)具備高度的實用性，可以對醫(yī)學科研和醫(yī)療實踐進行指導(dǎo)。
（五）重視人才培養(yǎng)
信息時代的到來帶來了知識大爆炸，現(xiàn)代科技的發(fā)展深刻影響到人類社會的方方面面，知識型管理人才是強化醫(yī)學科技檔案管理水平，提高檔案利用效率的重要基礎(chǔ)。隨著檔案信息化的進程不斷加快，新形勢下的檔案管理人員需要及時了解和掌握新技術(shù)的發(fā)展狀態(tài)，不斷擴充自己的知識面，全面提升自身素質(zhì)，才能應(yīng)對快速變化的檔案管理局面，提高醫(yī)學科技檔案的管理水平。醫(yī)學科技檔案包含的信息量豐富，只有熟練掌握了信息技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，才能更好地建立和利用醫(yī)學科技檔案數(shù)據(jù)庫和檢索系統(tǒng)，幫助科研人員迅速準確地搜索到其需要的信息，提高檔案利用效率。
（六）建立面向用戶的新型應(yīng)用平臺
1.1我國教學檔案管理的難點
1.1.1專業(yè)分類多，學制時間長在我國，綜合類院校比較多，多專業(yè)化且學制長是其主要特點。以醫(yī)學院校為例，醫(yī)學院校的專業(yè)分類更甚其他類院校，且各專業(yè)的交叉內(nèi)容較多。醫(yī)學院校的學制也要比其他類院校的學制更加靈活，目前的學制有三年制、四年制、五年制、六年制、七年制、八年制等。1.1.2部分機密性的教學檔案收集阻力大對于一些涉及教師自身學術(shù)資源、科研成果的資料，往往受到保護，當事人一般不愿提交，這就為教學檔案的收集整理工作造成了很大的阻力。
1.2我國教學檔案管理的主要內(nèi)容
1.2.1信息報告類其中主要包括學校的政務(wù)文件以及教學文件，如學校在教學管理與實踐中的改革措施和改革計劃、科研方向、儲備人才培養(yǎng)計劃、教學制度的制定、會議記錄、調(diào)研報告、招生計劃、學校宣傳文件等等。1.2.2學校發(fā)展建設(shè)類其中主要包括學校的重點發(fā)展建設(shè)、各院系科室、專業(yè)、實驗室等單位的建設(shè)發(fā)展所形成的文件。
2我國高校教學檔案管理現(xiàn)狀
2.1教學檔案管理觀念匱乏，未受到足夠重視
雖然近年來，各高校對教學檔案管理的重視程度有所增加，但就目前的情況來看，仍然遠遠不夠。一方面，校領(lǐng)導(dǎo)對于教學檔案管理的重視還僅僅局限在教學資料的收集記錄上，與校園建設(shè)的其他方面遠不在一個水平上；另一方面，學校的教職員工更認為教學才是自己的本職，至于教學檔案的收集提交，跟自己沒有關(guān)系。再加上醫(yī)學院校的教學，尤其是臨床教學過程中經(jīng)常涉及教師個人的研究成果，出于安全考慮，更不愿意交由學校保管。
2.2缺少教學檔案管理制度或制度落后
教學檔案管理工作近年來才逐漸受到各高校重視，因此，在制度上的落實普遍滯后。有些高校的檔案管理制度，只是照搬國家制定的高校檔案管理制度，流于形式，對具體的檔案管理工作沒有什么作用；有些制度涉及的技術(shù)手段比較落后，對于以計算機技術(shù)為主要依托的檔案管理新環(huán)境，早已不適用。
2.3檔案管理部門權(quán)限較低，得不到有關(guān)部門的配合
檔案的收集、分類、歸檔是一個龐大、繁雜的工作，如果僅僅靠檔案管理部門來完成，幾乎是不可能的。因此，在檔案管理的過程中，需要各部門的緊密配合，才能高效、精確、全面的完成。然而現(xiàn)實中，許多學校在部門權(quán)力的分配上，過于偏重學科建設(shè)、專科研究、教學等方面，使得檔案管理部門的權(quán)力普遍有限，得不到相關(guān)部門的認可，對于歸檔工作的配合自然也就大打折扣。
3計算機技術(shù)應(yīng)用于教學檔案管理的優(yōu)勢
21世紀，是一個信息高度發(fā)達的時代。面對如此龐大的信息資源，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，使用戶能夠從容地在這個信息大海中乘風破浪盡情馳騁。由于各地高校的高速發(fā)展，使教學檔案的規(guī)模也非從前可比。針對各地高校的教學檔案管理現(xiàn)狀，將計算機技術(shù)引進到教學檔案管理工作中，可以大大簡化檔案管理工作，有效降低工作人員的勞動強度，加快教學檔案管理工作的發(fā)展進程。這主要是因為，計算機技術(shù)應(yīng)用于教學檔案管理具有以下幾方面的優(yōu)勢。
3.1教學檔案的管理更方便快捷
傳統(tǒng)的檔案收集分類工作，需要各部門與檔案管理部門合作進行收集、整理、分類，效率、準確度和全面性都相當有限。而應(yīng)用計算機技術(shù)，可以實現(xiàn)教學檔案的自動收集、分類、歸檔等。
3.2教學檔案的存儲形式多樣化
傳統(tǒng)的教學檔案形式單一，紙質(zhì)的記錄方式既浪費空間，又浪費時間，有時很難以還原最初的教學情況。通過采用計算機技術(shù)，能夠?qū)⒙曇簟⒂跋穸紲蚀_地記錄下來，在使用時提供第一手資料，使檔案的價值發(fā)揮到最大。
3.3信息分享便捷，不受地域限制
隨著各地網(wǎng)絡(luò)辦公與自動化辦公的逐漸成熟，在互聯(lián)網(wǎng)上，幾乎可以獲取任意一所高校的信息。基于這種平臺，可以很方便的將計算機技術(shù)應(yīng)用到教學檔案管理中，并實施在線共享。簡化管理流程，降低勞動強度，提高工作效率傳統(tǒng)的教學檔案管理，流程復(fù)雜繁瑣，浪費了大量的時間和資源。而應(yīng)用計算機技術(shù)，可以顯著簡化管理流程，降低勞動強度，提高工作效率。
4借助計算機技術(shù)提高教學檔案管理水平
隨著我國各地高校的顯著發(fā)展，教學檔案管理面臨著嚴峻的形式。網(wǎng)絡(luò)辦公、自動化辦公的逐漸普及以及計算機技術(shù)對于高校教學檔案管理的眾多優(yōu)勢，使高校迫切需要借助計算機技術(shù)，來提高教學檔案管理的水平。針對目前我國高校教學檔案的基本情況，通過利用計算機技術(shù)，可以從以下幾方面入手，進行教學檔案管理改革。
4.1建立統(tǒng)一檔案信息庫
高校可以以檔案館網(wǎng)站為基礎(chǔ)，建立電子檔案信息數(shù)據(jù)庫，將檔案部門的資料以電子文件的形式上傳至信息庫中，實現(xiàn)電子檔案的實時管理與應(yīng)用。同時，學校的檔案館還要與各部門進行緊密合作，以實現(xiàn)電子文件信息資源共享。
4.2將檔案信息庫與教學辦公網(wǎng)絡(luò)進行綁定，實現(xiàn)自動上傳和下載
一方面，傳統(tǒng)的教學檔案管理，信息的收集工作是最大的難題之一。對比傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息檔案，通過應(yīng)用計算機技術(shù)，可以將檔案信息庫與學校的辦公網(wǎng)絡(luò)進行綁定，從而實現(xiàn)電子文件信息的自動上傳和下載。
4.3強化溝通服務(wù)渠道，開展在線預(yù)覽等服務(wù)
傳統(tǒng)的檔案服務(wù)，需要借閱人到檔案館，憑借有效證件進行借閱查看。在以計算機技術(shù)為依托的電子檔案時代，可以通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)在線預(yù)覽等服務(wù)，使用戶足不出戶即可享受到檔案館的服務(wù)。
4.4實行網(wǎng)絡(luò)認證，強化安全管理
以計算機技術(shù)為依托的電子檔案，擁有傳統(tǒng)檔案無法比擬的優(yōu)勢，但在安全性方面，遠不如傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。這主要是因為互聯(lián)網(wǎng)的開放性使網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客有機可乘，使檔案存在隨時被惡意刪除或篡改的風險。因此，需要實行網(wǎng)絡(luò)認證等手段，強化電子檔案的安全管理。
5結(jié)語
（一）有利于提高學籍檔案管理工作效率
將學生學籍檔案數(shù)字化對于提高學籍檔案管理工作的效率和減少勞動成本都有著十分重要的作用。學生的學籍檔案中有著豐富的信息，里面包含有學生在學校期間的思想、學習、生活等方面的具有參考價值的資料，同時還包含有學生在學校的教訓(xùn)和管理活動所形成的具有參考、利用價值的資料，而且其所記錄的時間跨度相當?shù)拈L，信息量是否的龐大。同時，隨著現(xiàn)在高等教育的逐漸普及，在高校中接受教育的人數(shù)也在不斷的增加，面對如此龐大的信息數(shù)量，學籍檔案管理工作的效率已經(jīng)越來越受到重視。進行學籍檔案數(shù)字化管理，不僅僅能夠減少學籍檔案管理工作人員的工作量，同時還能夠減少他們出錯的幾率，從而大大的提高工作效率。
（二）有利于完整學籍檔案信息
學籍檔案中需要記錄許多的信息，然而現(xiàn)在的學籍檔案管理基本上是將這些信息分開來存放的，通常都是以院系、專業(yè)、班級為單位來裝訂成冊的，有的學校還會將學生的學籍發(fā)生變動時的信息在與這些信息分開來進行存放，學生所得到的各種獎懲、任職情況、黨員信息、綜合評價也有可能在其他卷宗里面。總之就是將學生的各種學籍信息來進行分開的存放，而不是統(tǒng)一存放管理的。這種信息的分割管理，很容易讓想要了解信息的人無法獲得全面的信息。但是如果將這些信息進行數(shù)字化存放到統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫中，雖然學生的信息是由不同的部門的人分別進行錄入的，但是在數(shù)據(jù)庫中的存儲卻能夠讓這些信息統(tǒng)一的呈現(xiàn)出來，從而讓學生的學籍信息更加的完整。
（三）實現(xiàn)資源共享，方便管理
學籍檔案信息數(shù)字化是各個高校學籍檔案管理工作的一個重要的發(fā)展方向。將學籍檔案管理數(shù)字化建設(shè)納入到學校檔案管理信息化建設(shè)中，可以有效的實現(xiàn)資源共享，利用學籍檔案的管理，同時還能夠?qū)W校的管理環(huán)境進行優(yōu)化，使得學籍檔案管理工作真正的為學生、學校，乃至整個社會服務(wù)。
二、當前高校學籍檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題
（一）數(shù)字化程度不足
高校雖然將學籍檔案管理數(shù)字化建設(shè)當中工作中的重點，但是當前仍然存在著數(shù)字化程度遠遠不夠，現(xiàn)行使用的數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還沒有跟上時代的發(fā)展步伐。長期以來，學籍檔案管理工作都是依賴人工完成的，而并非是使用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段來進行，手工操作面對如此巨大的信息量，其工作量之巨大不言而喻。同時使用人工進行管理還存在著許多的不可控因素，使得學籍檔案管理工作很多地方都不規(guī)范，不規(guī)范的管理工作大大的降低了學籍檔案管理工作的效率。而現(xiàn)在一些已經(jīng)采用了先進的網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備的高校卻有存在著“重硬輕軟”的現(xiàn)象。這些高校只注重了硬件設(shè)備的建設(shè)，忽略了各種應(yīng)用軟件的開發(fā)，學校還沒有意識到要在網(wǎng)絡(luò)硬件平臺上搭建一個更加合理的信息化軟件環(huán)境，使得先進的硬件系統(tǒng)得不到充分的利用。
（二）當前的學籍檔案管理系統(tǒng)無法滿足學籍工作的要求
有很多高校為了能夠改善本校的學籍檔案管理工作，或自己開發(fā)或者和其他公司合作進行開發(fā)了一些教務(wù)管理系統(tǒng)，這些軟件的開發(fā)對學籍檔案管理的數(shù)字化起到了一定的推動作用，并積累了一些經(jīng)驗。但是在這些軟件中還存在著不少的問題。例如適應(yīng)性不強，每個高校的具體情況各部相同，而這些軟件都是結(jié)合每個高校的自身當前的情況所開發(fā)的，因此就不具備很強的適應(yīng)性。功能不夠完善，有很多的軟件都不能很好的涵蓋學籍檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)。
（三）學籍檔案管理工作人員的計算機水平不夠高
現(xiàn)有的學籍檔案管理工作人員基本都只是對自己的業(yè)務(wù)知識很熟悉，卻對各種計算機技術(shù)不怎么了解。幾乎所有的高校都存在著這個問題。現(xiàn)在的高校都急需既精通學籍檔案管理業(yè)務(wù)又熟練掌握計算機技術(shù)的復(fù)合型人才。之所以現(xiàn)在很多學籍檔案管理系統(tǒng)或者軟件存在著缺陷，在很大程度上是因為軟件開發(fā)人系統(tǒng)的卻又不高所造成的。
三、高校加強學籍檔案數(shù)字化的措施
（一）引進功能較為齊全的學籍檔案管理系統(tǒng)或者晚上現(xiàn)有系統(tǒng)功能
高校應(yīng)該根據(jù)自身實際情況，建立起一個完善的網(wǎng)絡(luò)學籍檔案管理系統(tǒng)，可以跟系（部）、處室、班級相連，進行數(shù)據(jù)共享。為此學校可以根據(jù)自身情況，對現(xiàn)有的軟件系統(tǒng)功能進行完善，使之能夠完全的適應(yīng)學校學籍檔案管理的要求。或者學校去引進符合學校現(xiàn)狀的先進學籍檔案管理系統(tǒng)，以此來積累經(jīng)驗推進學校學籍檔案數(shù)字化的進程
（二）加強學籍檔案管理軟件開發(fā)人員與學籍檔案管理工作人員之間的溝通
為了能夠真正的開發(fā)出符合學校自身情況的學籍檔案管理軟件，開發(fā)人員必須要深入到學籍檔案管理工作的第一線，以此來對學籍檔案管理工作有一個更加直觀的了解。同時還必須要與學校學籍檔案管理工作人員進行深入的溝通，對他們的需求有一個詳細的了解，并對國家高教部學籍信息化管理的工作要求進行認真的學習，在此基礎(chǔ)才能著手開發(fā)學籍檔案管理軟件，同時在開發(fā)的過程中要隨時與學籍檔案管理工作人員進行溝通，以便于做到有錯誤及時的改正。
關(guān)鍵詞：高校;學籍檔案;數(shù)字化管理建設(shè)
高校學籍檔案是學生入學到畢業(yè)期間在學校的學習狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對學生以后就業(yè)和升學都是比較重要的證明，所以加強對高校學籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用，其在學籍檔案管理中的應(yīng)用比較關(guān)鍵，從而提高學籍檔案管理效率。
1.高校學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性及主要特征
1.1高校學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性分析
對高校學籍檔案進行數(shù)字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動的投入。由于高校學生學籍檔案中存有學生比較豐富化的信息，加上高校招生人數(shù)的增加，自然在學籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數(shù)字化管理下能將管理問題得到有效解決［1］。不僅如此，在數(shù)字化管理方式下對學生學籍檔案在信息的完善性層面得到增強，數(shù)字化管理將不同學習信息內(nèi)容進行集中呈現(xiàn)，讓學生的檔案信息更完整。另外，學生的學籍信息共享成為可能，實現(xiàn)對檔案的科學化管理，讓學生的學籍檔案為學生和學校及社會服務(wù)。
1.2高校學籍檔案主要特征分析
高校學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)有比較鮮明的特征體現(xiàn)，首先是在學生學籍檔案形成過程中較分散化，是從各項活動及教務(wù)處和學生處等層面進行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動上的付出相對較多。再者就是學籍檔案內(nèi)容較廣泛，從學生學籍檔案的內(nèi)容層面看，主要有學生的學習成績及獎懲情況等［2］，而電子學籍信息則包含學生從入學到畢業(yè)期間的所有基本信息內(nèi)容。基于學籍檔案的內(nèi)容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。
2.高校學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題及優(yōu)化策略探究
2.1高校學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題分析
從實際發(fā)展情況看，我國高校學生的學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現(xiàn)在學籍檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施方面相對比較薄弱，主要是多媒體技術(shù)及通信網(wǎng)絡(luò)的傳輸數(shù)據(jù)在速度上達不到標準要求，存在安全性問題，數(shù)字化程度還不是很充足，當前高校使用的數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和時代的發(fā)展步伐無法緊密結(jié)合。學校對學籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)存在重視硬件輕視軟件的現(xiàn)象，這些方面對高校學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)都會造成很大的影響。再者，高校學籍檔案數(shù)字化管理人員的檔案意識不強，在對學生的學籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規(guī)范化。另外，高校學籍檔案的管理系統(tǒng)層面沒有得到完善，以及在學籍檔案管理人員自身對計算機操作的水平方面相對比較薄弱，因為學籍檔案的管理工作相對比較復(fù)雜化，工作內(nèi)容不容易量化，造成檔案管理人員的流動性較大，管理隊伍不穩(wěn)定等［3］。除此之外，高校學籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強。
2.2高校學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)優(yōu)化策略探究
第一，針對高校學籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應(yīng)的原則，這樣才能將數(shù)字化管理的作用得到充分發(fā)揮。主要就是將協(xié)調(diào)統(tǒng)一的原則得到充分體現(xiàn)，學籍和成績管理是重點管理內(nèi)容，在學籍檔案數(shù)字化建設(shè)過程中與學校整體發(fā)展相結(jié)合，建立獨立的學籍檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)學籍檔案的科學收集及管理和共享［4］。另外，還要遵循學籍檔案數(shù)字化的標準規(guī)范管理原則，確保數(shù)據(jù)格式及數(shù)據(jù)庫建立的規(guī)范統(tǒng)一，在兼容擴展的原則層面得到顯著體現(xiàn)。第二，對高校學籍檔案數(shù)字化建設(shè)的加強要從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)層面著手，從具體措施實施來看要配置高容量及高服務(wù)器和刻錄機、掃描儀的學籍檔案管理軟件，并要對學籍檔案的資源網(wǎng)站等服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)進行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關(guān)制度建立上進行加強和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。第三，高校學籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)離不開專業(yè)的管理人員，所以要加強管理軟件的開發(fā)人員及學校學籍管理人員之間的聯(lián)系，結(jié)合實際開發(fā)出適合學校學籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數(shù)字化效果良好呈現(xiàn)［5］。不僅如此，在信息技術(shù)高水平的學籍檔案管理隊伍的建設(shè)層面要加強，提高自身信息技術(shù)水平，在專業(yè)化培訓(xùn)及考核層面嚴格按照要求，培養(yǎng)適合高校學籍檔案數(shù)字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學籍檔案數(shù)字化管理目標實現(xiàn)。
總而言之，針對高校學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的策略實施，要和實際相結(jié)合，不斷增強管理人員在這一領(lǐng)域的管理能力，學生學籍檔案數(shù)字化管理是發(fā)展趨勢，所以要充分重視。
作者:戴雷雷 單位:應(yīng)天職業(yè)技術(shù)學院
參考文獻：
［1］秦芳遠，劉環(huán)瓊.學生檔案數(shù)字化建設(shè)的實施方法研究［J］.蘭臺世界，2015（23）.
目前，許多學校教學檔案管理都滯后于時代的發(fā)展，檔案的管理主要是以紙質(zhì)和實物載體為主，在安全保管、快速查閱、有效利用方面存在缺陷。為了確保教學檔案長期保存，需要花費大量的人力、物力、財力。紙質(zhì)和實物檔案占用的空間也比較大，對保管的環(huán)境和儲藏室要求也比較高，這無形中也增加了管理成本。教學檔案大多是紙質(zhì)檔案，在查閱過程中，由于對紙質(zhì)檔案反復(fù)查閱，很容易損壞檔案原件，保存的難度也加大。隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用日趨廣泛，教學檔案數(shù)字化也是學校檔案管理的必然趨勢。教學檔案的數(shù)字化管理對促進檔案信息資源有效整合，豐富信息資源庫，實現(xiàn)資源共享具有十分重要的作用。教學檔案數(shù)字化管理是指以電子檔案為對象，以電子計算機等數(shù)字設(shè)備為手段，基于網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)教學檔案收集、整理、保管、保護、共享利用的檔案管理模式。它既是傳統(tǒng)教學檔案管理手段的補充和延伸，更是傳統(tǒng)教學檔案的發(fā)展和革新。一方面，教學檔案的數(shù)字化應(yīng)該具備傳統(tǒng)教學檔案的基本功能，它包括了檔案信息的收集、整理、保管、編目、保護、利用等；另一方面，它也與傳統(tǒng)教學檔案有著本質(zhì)的區(qū)別。因此，加快學校教學檔案的數(shù)字化管理是學校信息化建設(shè)的需要，是學校管理信息化進程的必然所在。
二、教學檔案數(shù)字化管理的主要內(nèi)涵
學校教學檔案數(shù)字化的內(nèi)涵主要在于加強綜合檔案館（室）軟件和硬件的建設(shè)。首先，要充分利用校園網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化和分層級的檔案信息管理平臺，提高管理效率和檔案的利用率。建立和完善網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，通過校園網(wǎng)內(nèi)運行，方便快捷，設(shè)置校內(nèi)外訪問控制列表，確保系統(tǒng)運行安全。其次，為了達到教學檔案存儲的安全性，要建立多級存儲系統(tǒng)。教學檔案的數(shù)據(jù)存儲可采用磁盤、磁盤列陣、磁帶庫等多級存儲方式，通過數(shù)據(jù)多級存儲，確保數(shù)據(jù)安全。最后，為提高檔案查詢的準確度和效率，實現(xiàn)檢索工具的多樣化，采用案卷檢索、目錄檢索和全文檢索。要設(shè)置分類目錄、專題目錄、案卷目錄、全宗文件目錄。對檔案中的一些關(guān)鍵詞、檔案號等進行編排，提高檢索和查詢速度，提高檔案的利用率和實現(xiàn)快速查閱功能。教學檔案在收集歸檔時，對紙質(zhì)和實物檔案的歸檔要進行處理，完成教學檔案的電子化。鑒于電子文檔可以修改，其載體呈現(xiàn)不穩(wěn)定的狀態(tài)。因此，紙質(zhì)和實物載體的保存顯得尤為重要。在歸檔時做好紙質(zhì)、實物檔案與電子文檔的相互印證和標注，同時做好歸檔工作。教學檔案數(shù)字化管理，要對檔案實體進行掃描，然后進行數(shù)據(jù)采集。檔案采集同時對圖像進行糾偏、去污等處理。要核對電子信息，對檔案原件及數(shù)據(jù)進行審核，確認無誤后，對電子數(shù)據(jù)進行歸檔，為檔案的利用提供準確可靠的數(shù)據(jù)信息。在教學檔案數(shù)字化建設(shè)的整個過程中，各部門、各操作環(huán)節(jié)相互配合，協(xié)同操作，以流水線方式完成教學檔案信息的采集、審核和入庫工作。教學檔案的查閱實行分級審核方式，按管理和使用權(quán)限查閱，確保信息安全。教學檔案數(shù)字化查閱，以校園網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，在校內(nèi)外實現(xiàn)查檔、閱檔功能。學校綜合檔案館（室）在系統(tǒng)安全管理方面進行多方考慮：可按日期、按時間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權(quán)。按閱檔權(quán)限審批，對教學檔案閱檔過程進行詳細的記錄。教學檔案信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運行更加安全可靠。檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進性。首先，提高了管理的效能。過去一直使用粗放型模式，即以增加辦公人員和費用為唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理教學檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)省了保管費用和空間，而且查閱起來極為迅速快捷，從而避免了紙張和人員的浪費。其次，提高了教學檔案管理的效率。數(shù)字化檔案管理使教學資料能及時歸檔，并盡快提供利用，使教學檔案的查閱變得更加簡單、快捷。由于信息的超時空流動，數(shù)字化檔案加速了信息化校園的建設(shè)，教學檔案也從文件實體的保管變成了提供利用方便的信息存儲和控制中心。最后，增強了教學檔案原件的保護。將紙質(zhì)的教學檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字電子檔案以后，檔案的使用更加安全。許多學校都有悠久的辦學歷史，尤其對歷史久遠的教學檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好地保護。通過教學檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改、損害和銷毀的行為。因此，教學檔案的數(shù)字化管理具有豐富的內(nèi)涵和利用價值。
三、教學檔案數(shù)字化管理存在的問題
教學檔案是一所學校在教學實施過程中形成的最原始的材料。由于學校都是按照各個學科教研室進行教學管理，由各科室完成教學檔案，在教學檔案的管理中還存在著許多問題，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，教學檔案管理理念滯后。一些學校管理理念滯后，不注重教學檔案信息資源的價值，沒有及時開發(fā)和利用教學檔案信息資源。由于長期采取封閉式的管理模式，教學檔案沒有開發(fā)利用。管理人員服務(wù)意識不強，服務(wù)技術(shù)水平低下，經(jīng)費投入不足，設(shè)備陳舊，影響了教學檔案數(shù)字化管理的進程。第二，教學檔案信息化程度低。由于長期受傳統(tǒng)觀念和傳統(tǒng)教學檔案管理模式等因素的影響，目前一些學校在教學檔案收集、管理中還是采取最原始的方法，管理信息化還處在原始階段，沒有充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，管理效能低下。大多數(shù)教學檔案以紙質(zhì)載體為主，在檔案的收集、整理和保管過程中都是采取手工操作為主的方法。由于學校教學檔案數(shù)量較多，電子檔案的管理沒有建立系統(tǒng)化，沒有在校園網(wǎng)管理系統(tǒng)下運行，不利于教學檔案的利用和快速查閱，造成校園網(wǎng)資源浪費。第三，教學檔案目錄查詢系統(tǒng)不完善。學校教學檔案的管理，一般采取按目錄整理保存的方式，沒有建立電子檔案查詢系統(tǒng)，教學檔案查詢時效低下，無法適應(yīng)和滿足教學的需要。電子檔案在查詢利用過程中，沒有建立完善的安全保障措施，系統(tǒng)管理在受到“黑客”攻擊時，致使系統(tǒng)不能正常運行。第四，教學檔案信息缺乏系統(tǒng)管理。由于學校教學檔案都是由各科室、教研室獨立完成后歸檔，電子檔案保存比較分散，缺乏系統(tǒng)的管理，沒有依靠計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)集成，教學檔案資源不能共享，以至出現(xiàn)重復(fù)建檔、利用手段單一的現(xiàn)象。由于一些學校教學檔案管理的信息化程度比較低，沒有充分利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來提高管理的效率。
四、教學檔案數(shù)字化管理的措施
一是提高檔案管理者信息素養(yǎng)。檔案管理信息化建設(shè)是為教學服務(wù)的，在教學檔案數(shù)字化管理進程中，不僅僅是計算機軟硬件的建設(shè)，更要體現(xiàn)的是人與管理技術(shù)之間的集合。所以，學校檔案管理人員要掌握現(xiàn)代信息基本技能，掌握計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，熟悉計算機管理軟件，熟練掌握各種現(xiàn)代信息技術(shù)，運用網(wǎng)絡(luò)工具，為學校教學檔案信息開發(fā)打下良好的基礎(chǔ)。學校檔案管理人員要養(yǎng)成良好的信息收集能力，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導(dǎo)查閱者獲得更多信息資源。要逐步提高對學校教學檔案信息的加工、提煉能力。學校要加強檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷提高自身的專業(yè)能力和信息素養(yǎng)。
二是推進教學檔案管理信息化進程。教學檔案數(shù)字化能夠推動學校信息化建設(shè)，它具有紙質(zhì)檔案和實物檔案不可比擬的優(yōu)點，使信息檢索更方便，傳遞速度更快，不受時間限制，可以提高工作效率和檔案的利用率。學校信息化進程是信息收集、傳播和運用能力的發(fā)展，將充分顯示其對教育的變革作用。檔案信息化建設(shè)涉及數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)、計算機網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、辦公自動化和文檔一體化管理。學校要把計算機、通訊、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代計算機技術(shù)運用于教學檔案管理之中。在教育信息化發(fā)展的大背景下，我們必須發(fā)揮學校教學檔案實現(xiàn)信息化的獨特優(yōu)勢，將教學檔案保管和利用的單一功能向信息采集、管理和服務(wù)等多項職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源合理配置，為學校發(fā)展提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。快速、優(yōu)質(zhì)的教學信息支持學校的教育管理決策。學校要把教學檔案信息化納入學校數(shù)字校園建設(shè)規(guī)劃中，實施數(shù)字化校園發(fā)展戰(zhàn)略。要不斷加大教學檔案管理的軟、硬件投入，在信息化建設(shè)中，要加大計算機設(shè)備的投入，要配備數(shù)字化設(shè)備，如掃描儀、數(shù)碼攝像、攝影設(shè)備等。要充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢，更好地為學校的教育發(fā)展服務(wù)。
三是創(chuàng)新教學檔案管理工作機制。推進學校教學檔案數(shù)字化建設(shè)，創(chuàng)新教學檔案管理機制，加快學校教學檔案管理信息化進程。教學檔案數(shù)字化是檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，學校要對庫存的傳統(tǒng)載體檔案加工成數(shù)字檔案，通過計算機檢索、閱讀電子檔案，提高教學管理水平和效率。要加強教學檔案一體化建設(shè)，通過檔案數(shù)字化建設(shè)完成電子數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)建設(shè)。首先，將教學檔案的紙質(zhì)載體與數(shù)字檔案相結(jié)合，逐步推進檔案的信息化管理程度。對紙質(zhì)文件做好收集、裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等工作，同時要對紙質(zhì)文件建立機讀目錄、掃描、刻錄、脫機備份，實現(xiàn)信息化管理。其次，建立學校教學檔案的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，讓學校檔案數(shù)據(jù)之間可以互相轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)資源共享。
四是完善教學檔案規(guī)范化管理。制定實施相應(yīng)的標準規(guī)范，建立健全各項規(guī)章制度，是學校教學檔案管理數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵性所在。將學校檔案館藏的檔案通過掃描轉(zhuǎn)化為可供計算機識別和處理的數(shù)字化信息，收集電子文件歸檔存儲。建立電子檔案字符內(nèi)部編碼標準和數(shù)據(jù)處理格式標準。在數(shù)據(jù)利用方面，建立數(shù)據(jù)輸出標準。在引進、開發(fā)、研制學校教學管理檔案時，必須建立符合計算機系統(tǒng)管理的相關(guān)標準和技術(shù)規(guī)范，如教學檔案的收集標準，分類、錄入等符合標準化管理要求。建立教學檔案的規(guī)范化管理體系，對教學電子檔案的歸檔、傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化處理、數(shù)字檔案的保管與利用進行科學管理，才能實現(xiàn)教學檔案的標準化和數(shù)字化管理，達到資源共享。
五是加強教學檔案數(shù)據(jù)的安全管理。學校要加強教學電子檔案的管理，確保數(shù)據(jù)存儲安全。隨著數(shù)字化的建設(shè)，網(wǎng)絡(luò)的不安全性也日益凸顯。要注重對網(wǎng)絡(luò)安全信息技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有效防范措施，確保教學電子檔案的安全。要完善電子檔案的管理制度，在查閱、利用上設(shè)置訪問權(quán)限和身份認證，防止數(shù)據(jù)被更改、刪除和復(fù)制，確保檔案數(shù)據(jù)的原始性、真實性。做好電子檔案的數(shù)據(jù)備份。在安全措施方面，可采取物理安全措施、信息加密措施、網(wǎng)絡(luò)安全管理措施、訪問控制措施等。在訪問控制方面做好入網(wǎng)訪問、權(quán)限、目錄、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測、網(wǎng)絡(luò)鎖定、網(wǎng)絡(luò)端口和防火墻等控制，通過加強網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)，確保教學檔案信息安全。六是提高教學檔案管理效率。學校教學檔案數(shù)量較大，給歸檔工作和數(shù)字化管理帶來很大難度，要建立一支專兼職相結(jié)合的管理隊伍，專職檔案管理人員負責檔案的審核、指導(dǎo)工作，兼職檔案人員完成具體材料的收集、整理和歸檔及數(shù)字化工作。基礎(chǔ)材料的裝訂整理和數(shù)字化處理由兼職人員完成，立卷、審核和指導(dǎo)則由專職檔案人員完成。由于教學檔案的形成涉及的部門和人員比較廣，數(shù)據(jù)的收集整理按類同步分別進行。教學檔案的數(shù)量比較大，為了規(guī)范管理，以學期為單位進行收集整理歸檔，提高教學檔案的信息化程度，提高管理效率。對現(xiàn)有檔案管理人員進行培訓(xùn)，提高專業(yè)能力和信息素養(yǎng)，進一步推進管理的效能。
