發布時間：2022-10-08 18:02:06
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的電子檔案管理論文樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
根據電子檔案管理自身自身發展的特點，以及在中專學校中的應用，可以從以下幾個方面入手：
（一）保證電子檔案管理應用到中專學校中的安全性第一
提高存儲設備的安全性能，保證電子檔案管理的專一性，及時進行在線升級，定期對電子檔案進行護理，保持存儲設備的穩定性；第二，及時對檔案信息進行更新備份，避免發生檔案丟失不能找回的情況；第三，開啟防火墻模式，進行指紋識別、身份鑒定、閃電殺毒、全面體檢，切實提高電子檔案管理在使用過程中的安全性，保證電子信息不會再輸送時發生丟失或被盜取的情況。保證電子檔案管理應用到中專學校中的安全性，要不斷強化科學技術，及時更新升級，提高電子檔案管理的安全性能。
（二）建立健全規章制度，使中專電子檔案管理向規范化發展
建立健全有關規章制度，推動中專學校電子檔案管理向規范化發展。首先，要提高有關管理人員的專業水平，強化其安全使用意識，幫助其樹立正確的職業道德思想，讓他們全面認識到電子檔案管理的重要性，并能熟練掌握電子檔案管理的操作流程，從而能夠靈活使用電子檔案管理，充分發揮它的作用；其次，在電子檔案管理應用到中專學校的過程中，要充分考慮到學校自身的發展狀況，建立健全有關規章制度。諸如，信息加密措施、檔案總結制度、身份識別制度等，保證電子檔案管理的安全性；再次，在實際的操作過程中，要完善電子檔案管理的使用制度，推動電子檔案管理向規范化發展，對其存儲類型、使用方法進行統一的管理，對存儲、操作、處理等各個流程中進行規范化的管理，盡量在電子檔案轉變的過程中，避免發生信息泄露、文件損壞等現象，堅決不允許在電子檔案管理的過程中，出現缺陷。與此同時，要保證信息檢索與文件加密、檔案管理同步進行。
（三）強化電子檔案管理所需設備
提高對中專學校的軟件、硬件管理電子檔案管理自身的特殊性，要求其信息傳遞、存儲內存都取決于現代化科學技術。由此，要能夠全面提高電子檔案管理的高效性，就要求不斷提高科學技術，加強計算機研究，強化網絡技術等。同時，要研發出適合電子檔案管理存儲的軟件，和具有安全性能的信息加密軟件，使電子檔案管理向高效性、安全性發展。一方面，要將電子檔案中的信息進行備份，可以采取刻錄成光盤的形式；另一方面，選用先進化的電子檔案信息管理系統，并完善相關安全保護制度，提高電子檔案管理的安全性。要將安全管理落實實際的操作過程中，及時更新軟件，保證中專學校電子檔案管理的安全發展。
（四）強化中專學校電子檔案管理操作人員的專業水平
中專學校電子檔案管理的操作人員，要求了解相關的檔案管理知識，具備一定的專業技能，能夠熟練操作電子檔案管理。中專學校要對電子檔案管理人員進行專業的培訓，切實加強他們的操作技能，把握電子檔案管理的實際要求，促進他們發展成為合格的電子檔案管理人員。對電子檔案管理操作人員的培訓，既能采取長期培訓的方法，也能進行短期內的集中訓練。
二、結語
何謂電子檔案？電子檔案是由電子計算機處理的檔案。虛擬檔案是用來區別于一些客觀存在的檔案實體，是將實體檔案信息以字節、比特方式表示并使之在電腦網絡上流動，只有引入正確的軟件、硬件與足夠的背景細節，這些字節與比特方式可隨機定位到用戶所在的網絡終端，以可被理解的文字、數字、圖像、圖表、符號等形式顯示出用戶所需求的檔案實體的真實信息。電子檔案具有以下特點：信息的非人工識讀性；信息存儲的高密度性；信息與載體之間的可分離性；多種信息媒體的繼承性；系統依賴性。使用電子檔案是適應當前社會形式發展的需求。要進行信息化建設就需要使用高科技的信息設備，例如電子計算機、網絡等。要使用這些先進的設備就必須將現有的各種實體信息實現向數字化的轉變。檔案也必須由紙質轉換為數字信息，如果不能夠成功的將紙質檔案轉換為電子檔案，那么必然會嚴重影響到信息化建設的進程，對信息化的推進造成嚴重的阻礙。使用電子檔案可以打破傳統檔案利用的種種限制。共享信息是實現信息化建設的重要目的，然而傳統的檔案信息很難實現共享，如果想要異地查看幾乎是不可能直接實現的。而利用電子檔案可以打破這種空間上的局限，讓檔案管理部門從封閉走向開放。更加利于實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，從而為社會提供更好、更優質的服務。
二、電子檔案歸檔工作中存在的問題
雖然檔案信息化建設已經有很長的一段時間，這期間電子檔案對推動信息化建設起到了不可磨滅的作用，但是在電子檔案的歸檔工作中仍然存在著許多的問題。
（一）電子檔案無法獨立存在
在很多企業與單位里的電子文件都只是紙質文件生成、運轉過程中所出現的一種附帶的產品，缺少獨立存在的價值，因此也不具備取代紙質文件的能力。也正因為這樣很多單位都不是很重視電子文件的保護，更有甚者可以隨意的對這些電子文件進行增、刪、改等操作，一點也沒將電子文件作為檔案來對待，為此使得原始的電子稿件面貌全非，失去了成為檔案進行歸檔保存的意義。
（二）電子檔案歸檔程序缺失，載體存在不安全因素
電子文件歸檔是根據歸檔的范圍，利用計算機對已經處理完畢的具有一定價值的文件進行收集、篩選、分類并使之轉化成為電子形態的數字化檔案的一項工作。但是有很多單位都對電子文件的歸檔程序缺乏明確的認識，使得電子文件的歸檔工作變得十分的混亂，同時也使得電子文件的存儲介質存在著安全隱患。例如許多單位的辦公自動化系統在設計時沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術性，把應歸檔文件只是簡單地保存在計算機硬盤存儲器上，這樣，一旦信息系統出現問題，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。
（三）電子檔案歸檔的過程中缺失價值鑒定環節
電子文件的鑒定，是對電子文件的價值進行判斷并對電子檔案真假進行鑒定的一項工作。對于電子文件而言，進行價值鑒定就是直接決定電子文件的去留。但是現在電子文件在進行歸檔時都是直接將計算機上的文件拷貝到存儲光盤上，就算是完成歸檔。這個過程中沒有對電子文件的價值與真偽進行判斷。這樣的歸檔根本就無法達到去偽存真、清除糟粕的目的，最后使得大量具有珍貴價值的文件湮沒到浩瀚如海的無用信息中去了。
（四）缺少專業的人才，現有人員缺少足夠的專業素質
電子文件進行歸檔時，要求工作人員不僅僅具有過硬的檔案管理知識，還必須能夠熟練的對計算機進行操作。但就目前而言，從事檔案管理的工作人員要么是具有十分過硬的檔案管理知識而不熟悉計算機的操作，要么就是很熟悉計算機卻不熟悉檔案管理。缺乏同時具有檔案管理知識與計算機信息處理能力的復合型人才，幾乎是所有的檔案管理部門所共同存在的問題。
三、改善電子檔案歸檔現狀的對策
針對上面所提出的問題，要做好電子檔案的歸檔工作就必須要做好以下幾點。
（一）樹立新的觀念，讓電子文件具有獨立存在的能力
電子檔案對信息化建設有著十分重要的作用，如果電子檔案失去了獨立存在的價值與能力，那么只會對信息化建設產生阻礙作用。所以作為信息時代的檔案管理工作者，要把檔案信息化建設提高到為經濟建設服務和促進檔案事業發展的高度來認識。對各種電子文件歸檔高度重視，阻止任何人對有可能成為電子檔案的電子文件進行修改、增加、刪除，保證其原始性。
（二）積極開發新的電子檔案管理系統，讓電子檔案歸檔程序化
原有的各種系統雖然具有保存電子文件的功能，但是卻不夠專業，所以應該以電子檔案歸檔的整個程序為基礎開發新型的電子檔案管理系統，使得電子檔案歸檔程序化，防止各種意外的出現。利用專業的電子檔案管理系統可以建立起一套完善的電子檔案保存措施，從而為電子檔案的保存介質減少各種風險。
（三）對電子檔案做好價值鑒定工作
檔案價值鑒定對檔案管理有著十分重要的作用，所以一定要做好電子檔案的價值鑒定。要建立專業的檔案價值鑒定工作小組，對要進行歸檔的電子文件進行價值鑒定，同時對電子文件的真實性、完整性、有效性進行鑒定。通過價值鑒定來確定哪些電子文件具有保存下來的必要。
1.1原理分析
從產生過程中可以看出，時間戳的核心機制采用了第三方（時間戳機構DTS）簽署、用戶自行驗證的機制。其產生和驗證過程主要應用的是哈希算法和非對稱加密技術。哈希算法又稱單向散列算法，是將任意長度的二進制值映射為較短的固定長度的二進制值的過程，這個固定長度的二進制值稱為哈希值或消息摘要，它就好比是從數據文件中提取的“指紋”。數據文件哪怕是一點點的改變，都將產生完全不同的哈希值。要找到散列為同一個哈希值（即同一個消息摘要）的兩個不同的數據文件，在目前計算能力和條件下，是極其困難甚至幾乎不可能的。哈希算法是公開的，大家都可以用相同的算法從某一數據文件計算得出相同的哈希值，但卻不能從哈希值反向計算出原始文件，這就是單向散列的含義。非對稱加密是指用戶有兩個密鑰，一個是公鑰，一個是私鑰。公鑰是公開的，任何人都可以使用；私鑰是保密的，只有用戶自己可以使用。公私鑰是互相解密的，公鑰加密的數據能夠用而且只能用私鑰來解密，同樣，私鑰加密的數據能夠用而且只能用公鑰來解密。這樣，能夠用公鑰解開的密文必定是私鑰持有者用私鑰加密形成的。因此私鑰持有者用私鑰加密的過程也就是對某一數據進行簽名的過程。對時間戳的驗證，首先用公鑰對時間戳字符序列進行解密，獲取其中的時間信息和消息摘要，然后對數據原文用同樣的哈希算法計算出消息摘要，最后比較這兩個消息摘要。如果一致則表示驗證通過，即數據原文在加蓋時間戳的時點之后沒有發生過任何變化；如果不一致則表示驗證失敗，要么數據原文在加蓋時間戳之后被篡改過，要么時間戳數據被篡改過，非此即彼。將電子檔案數據和時間戳存放在一起或形成某種邏輯上的關聯，這就從技術上避免了在時間戳里所記載的時間點之后篡改或者偽造數據的可能。
1.2應用現狀
目前國內醫療衛生、知識產權保護、電子商務、電子政務等許多領域開始應用時間戳技術，時間戳的法律效力也得到了司法認可。2008年11月25日，深圳市龍崗區法院公開宣判的“利龍湖”知識產權糾紛一案系國內首例時間戳技術司法應用案例，宣判后雙方當事人均未提起上訴，該案判決書已經發生法律效力。2010年11月14日，衛生部召開了“可信時間戳與電子病歷法律效力研討論證會”，對可信時間戳在解決我國電子病歷法律效力問題上進行了深入探討和論證，認為TSA+CA的模式是一種有效解決電子病歷法律效力的方法，建議在醫院廣泛采用，并作相關技術標準和法規的研究。2012年11月，國家檔案局檔案科學技術研究所組織專家對首批3家公司開發的檔案管理軟件中的可信時間戳接入功能進行了檢測，并向通過檢測的軟件開發商頒發可信時間戳接入核準書，這標志著可信時間戳在檔案領域的規范化應用已經開始，并將起到電子檔案和檔案數字化副本內容防篡改、保障檔案的法律憑證的作用。
2時間戳技術對于電子檔案管理的適用性
2.1應用時間戳能有效證明電子檔案的真實性及產生時間，起到防偽造、防篡改作用
人們通常認為通過電子簽名就可以有效保證電子文件的真實有效性，但是電子簽名也有它的不足之處——有效期短，有效期過后電子簽名可以被偽造，也可以被篡改。由于數字證書存在有效期，且用戶可以隨時吊銷數字證書，數字證書失效后，由于用于簽名的私鑰由簽署人掌握及簽名時間可隨意修改，采用單純的電子簽名方式不能起到抗抵賴作用。而時間戳采用的是可信第三方簽名的方式，不是數據文件生成者自行簽名的方式，運用時間戳能夠通過有效的第三方所出示的時間來證明文件的真實性。加蓋時間戳的電子檔案通過對時間戳的驗證，一方面能可靠地證明電子檔案在蓋戳時間之前已經形成，另一方面能可靠地證明在蓋戳時間之后檔案數據內容保持完整、未被更改，真正達到電子檔案防偽造、防篡改的目的。
2.2應用時間戳的過程符合電子檔案管理安全保密的要求
由于時間戳的產生并不需要將電子文件本身提交給時間戳服務機構，因而電子文件本身可不通過網絡傳遞，在網絡上傳遞的僅為根據HASH算法生成的消息摘要，而HASH算法的單向性保證了沒有任何人能夠根據消息摘要倒推出電子文件本身，從而電子文件本身的保密性得到了保障。這個特點非常適合電子檔案管理安全保密的工作需要。通常，時間戳服務機構DTS是通過互聯網絡提供服務的。無論是可以在互聯網絡上生成、存儲、傳輸的非密電子檔案，還是不允許在互聯網絡上生成、存儲、傳輸的電子檔案，只要將消息摘要計算過程和蓋戳過程進行適當分離——在所在計算機或局域網絡上對該電子檔案數據文件事先進行消息摘要計算——然后通過互聯網絡將消息摘要提交給時間戳服務機構DTS，DTS對消息摘要和接收時間進行數字簽名生成時間戳返回，證明在特定時間已經接收到該消息摘要，由于從消息摘要到數據原文的不可逆性，用戶只要將返回的時間戳和檔案原文一起妥善保管，即可證明檔案原文在特定時間已經存在。蓋戳過程通過這種方式來實現，檔案原文始終是不上互聯網的，所以符合電子檔案管理的數據保密要求。
3在電子檔案管理中應用時間戳的幾點建議
浙江省檔案館從2014年開始，在省直單位電子檔案的歸檔、移交接收等管理工作中，開展了電子檔案數據加蓋時間戳的試點，根據實踐經驗，筆者總結出有關時間戳應用的以下幾點建議：
3.1所依賴的時間戳服務應具有較高的可信度
單從技術而言，時間戳服務可以有自建和外購兩種選擇，但是時間戳的可信度至關重要。如果采取自建的方式，必須采取相應機制與措施（比如采用時間戳鏈接等改進方法）來提高時間戳的可信度，排除或降低由于計算機主板電池電量短缺、桌面時間任意設置等因素，致使對外提供的時間證明服務不可靠的可能。如果采取外購服務的方式，則應盡可能選擇由可信度高的專門機構來給電子檔案蓋戳。影響時間戳可信度的因素有很多，其中最重要的有：防偽性、時間戳的永久性、可審核性、獨立性、間隔、精確度等。選擇服務機構時要充分考慮服務機構在這些方面的能力與水準。例如，浙江省檔案館選擇的是國家授時中心和北京聯合信任技術服務有限公司共同建設的聯合信任時間戳服務中心。這是一家我國權威第三方公共可信時間戳服務機構，該中心由北京聯合信任技術服務有限公司負責技術支持和系統接入，由我國唯一法定時間源——國家授時中心負責授時和守時，從而保障時間的權威和準確。
3.2加蓋時間戳的過程和電子檔案管理的業務流程應緊密結合
電子檔案上加蓋時間戳需在什么時候操作，由誰來操作是時間戳應用中必須考慮的問題。對此，大家有不同的觀點。關于何時加戳，有的認為在電子檔案形成、歸檔、移交、接收、入庫、鑒定、利用、處置等各個環節都應該分別加蓋時間戳，也有的認為只要在移交、接收前后對電子檔案加蓋時間戳。關于由誰來操作，有的認為必須由電子檔案形成部門加蓋，有的認為必須由立檔單位檔案員加蓋，也有的認為必須由檔案館工作人員加蓋。筆者認為，根據時間戳的原理，開放檔案信息系統參考模型（OAIS），以及檔案管理工作的實際情況，加蓋時間戳的過程應和電子檔案的流轉過程相結合，即當電子檔案從一個單位流轉到另一個單位時，應當蓋戳，而若是同一個單位內部的管理環節就不必蓋戳；蓋戳操作具體由誰完成不作限制，但是必須得到與該次流轉相關雙方的認可。例如，電子檔案由檔案移交單位向國家綜合檔案館移交，意味著電子檔案保管職責主體從立檔單位檔案室變成了國家綜合檔案館，應在檔案館接收之前由立檔單位或國家檔案館蓋上時間戳并經雙方確認；又如，檔案部門向利用者脫機提供經過內容與元數據補充（如賦檔號、鑒定等）或過濾（如去除草稿、文件處理單等）的電子檔案時，為證明檔案數據的來源與真實性，也可在提供脫機利用之前加蓋時間戳。
3.3應根據管理需要選取加蓋時間戳的粒度和處理保存方式
加蓋時間戳的粒度是指需要加蓋一個時間戳的電子檔案數據的數量與層次。以電子檔案移交接收的一個批次為例，可以對全部數據整體打包加蓋一個時間戳，這樣加蓋時間戳的粒度就是整個批次數據包；可以將全部數據按照光盤載體容量劃分成若干個數據單元分別打包，每個數據包加蓋一個時間戳，這樣加蓋時間戳的粒度就是存儲載體數據包；可以對批次中電子檔案按每一件進行打包，對每件的數據包分別加蓋一個時間戳，這樣加蓋時間戳的粒度就是檔案件數據包；也可以對批次中每件電子檔案的每一個文件（如正文、修改稿、文件處理單、附件、元數據文件等）分別加蓋時間戳，這樣加蓋時間戳的粒度就是單個檔案數據文件。由于時間戳服務機構加蓋時間戳通常是有償服務，同時又要考慮檔案的整體性、相關性以及日后管理操作的便利性，筆者建議加蓋時間戳的粒度以檔案件數據包為宜。因為進館以后電子檔案管理還要面臨整理、入庫、鑒定、銷毀等后續環節，這些操作大都以檔案件為操作對象。對時間戳服務機構返回的時間戳的處理和保存方式主要有兩種：一是直接將時間戳的字符序列以獨立計算機文件的形式保存，為便于匹配和管理，這個文件可以與電子檔案的數據包文件名相同，擴展名一般是“.tsa”，后續管理中需要始終將電子檔案數據包文件和時間戳文件一并存放與管理；二是將時間戳嵌入到某些支持時間戳格式的電子檔案數據包文件中，例如可先將一份電子檔案的文件處理單、元數據等內容以PDF文檔附件的方式打包進電子檔案PDF數據包，然后對該PDF數據包加蓋時間戳，并將返回的時間戳也嵌入進該PDF文件中一并保存并利用。
4結束語
1.檔案既采用集中管理，又配合采用分散管理。在我國市場經濟實行之后的這些年，我國企業在檔案管理模式上也摒棄了過去計劃經濟體制下單一的管理模式，而是采用了部門自主管理的模式，各部門自主管理部門內部的檔案，但是由企業的一級管理層進行統一的存檔管理。這樣的管理方式具有很強的靈活性，有利于各部門對具體事務的把握，并且權責清晰。
2.利用計算機網絡技術一體化統籌管理檔案。當今是計算機信息技術飛速發展的時代，網絡化的辦公技術已經普及到各行各業，而檔案管理工作也在朝著更加信息化管理的方向發展。當前許多現代化的企業都在檔案管理中加速了現代化的進程，一般都具有專業的檔案管理系統，由此可以，紙質檔案被更為現代的電子檔案代替已是時展的必然。利用計算機網絡技術進行信息化管理，有利于檔案的高效統籌管理，使得檔案可以發揮最大的效能，促進企業檔案資源的交流和互動。
3.企業檔案資料越來越要求記錄的標準化。所謂檔案要標準化，是指檔案所使用的名詞術語、著錄、代碼代號、標引語言乃至于檔案的整理、統計、鑒定、格式等方面的標準化。檔案標準化的要求，可以提升檔案管理的效率和水平，對檔案的長期性保存具有很大的作用。當前，我國很多企業都開始注重檔案的標準化管理。雖然現在大多企業都已開始重視檔案管理工作，并努力使得檔案管理工作朝著更加規范和標準的方向發展。但是，當今時展的速度實在太快，檔案管理發展的步伐還是要滯后時代經濟的發展很多。并且，企業對檔案管理的認識性還存在一定的局限性，忽視基層檔案管理，缺乏專業檔案管理人才也是眾多企業普遍存在的問題。另外，我們所說的檔案管理的規范化不僅僅局限于設備和管理技術手段的規范化，還有檔案管理人員的規范化和高素質。時代在發展，企業在進步，企業的工作人員也必須與時俱進，具備適應時代和企業發展的能力水平、個人素養。所以，企業要為此付出的努力還應是持續的。不能只是走走形式，做做樣子，只有真正將行動落到實處，才能收到真正的效益。
二、新時期做好企業檔案管理工作的措施
1.同時，企業檔案管理應注重對相關科學知識的補充和更新，更應該運用現代科學技術手段不斷強化管理水平。具體來說，一是要建立目標職責體系。檔案管理領導小組負責企業檔案工作的組織、管理和指導；專職檔案員負責文件的歸檔、移交、銷毀等，并對各部門的檔案工作進行指導；兼職檔案員負責本部門檔案管理制度的執行和有關文件的清理及移交工作。二是要建立操作規范體系。按照檔案管理要求，結合本企業實際，制定并落實文書立卷歸檔辦法，文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限制度，檔案保管、保密、利用、統計、鑒定銷毀等制度，使檔案管理工作做到有章可依，有規可循。三是要建立督促檢查體系。大力加強對檔案管理的監督檢查力度，每年組織開展至少兩次檔案管理安全檢查，采取自查、互查、抽查、普查相結合的方式，有效堵塞檔案管理中的漏洞和隱患，堅決杜絕在檔案管理中出現案卷損壞、失密泄密、案卷丟失等問題，推動檔案工作健康發展。
2.重視檔案管理信息化建設。信息化建設是實現企業檔案科學管理的主要途徑。企業應該在現有基礎上，堅持完善檔案數據庫建設，做好檔案基礎數據匯編、檔案查閱利用等工作，努力使檔案管理走上規范化、制度化的軌道。首先，著力提高檔案硬件水平。為適應新時期檔案工作的新要求，提高檔案管理水平，企業應該結合實際，增加投入，不斷更新檔案設備，使各項檔案管理設施力求達到規范化的標準，促進檔案資料管理的全方位、科學化管理。其次，充分利用計算機系統，規范檔案數字化加工中心，加強對檔案的著錄和掃描，認真做好文件的收、發工作。檔案的收集整理工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統；做好檔案的統計、利用工作，對各類檔案庫存、接收、銷毀、利用等進行準確統計，積極做好檔案信息資源的開發利用，以確保能為企業的發展提供有效的服務。
3.提高檔案管理人員素質。檔案管理人員的專業素質在很大程度上決定著企業檔案管理水平。在科學管理的要求下，檔案管理人員不僅應具備從檔案的立卷、整理、編撰、鑒定，到檔案著錄、標引，檔案的保管等基本操作技能，而且必須精通計算機技術，能夠運用現代化科技手段規范日常管理工作，并且要愛崗敬業，有大局觀念，能夠將繁瑣的任務思路清晰的逐一落實。檔案工作有較強的專業性，決定了檔案管理工作者必須具備專業知識，擁有較強的檔案管理技能。要緊跟時代步伐，積極參加技能培訓，學習政治理論和各種新的知識技能，尤其要密切關注國家有關檔案工作管理規定，深刻領悟其內涵，逐漸成長為理論與技能并重的復合型人才。為企業打造學習型檔案管理隊伍貢獻力量。
三、結語
[關鍵詞]電子檔案管理關鍵問題對策
隨著信息數字化的快速發展，檔案工作已逐步實現現代化管理，電子檔案成了檔案管理重要形式，做好電子論文檔案的管理工作，也已成為目前檔案管理工作的重要內容。要做好電子檔案的管理工作，首先必須解決好電子檔案在接收管理上的幾個關鍵問題。
(一)電子檔案的接收格式問題2007年9月5日住房和城鄉建設部的《建設電子文件與電子檔案管理規范》中規定“列入城建檔案館(室接收范圍的建設工程，建設單位向城建檔案館(室)移交工程紙質檔案時，應當同時移交一套工程電子檔案。”這就要求在紙質檔案形成的同時，就必須形成電子檔案。但由于檔案形成單位的不同習慣，所采用的應用軟件不同，同一項目所形成的電子檔案格式不同。
(二)電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性問題對于紙質文件來說，內容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可內容真偽易于判別，人們可以借助形式的原始性來證實和確認內容的原始性。紙質文件的原始性體現為內容和形式的統一，對于任何一項形式上
一、電子檔案管理上的幾個關鍵問題的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。但電子檔案的內容與形式是相對獨立的，不僅內容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進行認定。
1、原始性問題。電子檔案的原始性不易判斷和確認。傳統紙質檔案的原始性不僅其內容而且還通過載體、形式表現出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實態變為虛態的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態”，其生成時的狀態與傳輸、接收中的狀態完全一致，可以說既是原始的，又是復制的。
2、真實性問題。電子檔案極易失真。如將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導致檔案信息失實；電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統檔案；電子檔案可被原樣復制，甚至被篡改后可不留痕跡。
3、完整性問題。電子文件、電子檔案內容的完整性很難保障。電子文件經常處于流動狀態，如不及時捕獲，可能會導致信息丟失；電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。
4、安全性問題。電子數據的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶根據利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會直接損害電子檔案的安全。
(三)電子檔案的存儲載體的保護技術問題電子檔案的載體材料是磁性物質和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度是記錄和再現信息的決定因，它極易受外磁場影響而導致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。目前光盤常用的記介質主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下易產物化性質變化的材料。這些材料不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應。電子檔案的載體材料的這些特點，決定了電子檔案容易受外部環境的影響。
1、高溫。有利于有害生物的繁殖，各種微生物在最適宜生長溫度范圍內,溫每升高10℃,其生長速度可加快1-2倍，霉菌生長的最適溫度一般為20-35℃。案害蟲生長的最適溫度為22℃-32℃。高溫還可加速各種有害化學雜質對電子文件保存載體的破壞作用。一般溫度在10℃以上，每升高10℃，各種化學反應會加快1－2倍。
2、高濕。潮濕有利于檔案有害生物的生長和繁殖。霉菌的生長濕度一般在75%以上，檔案害蟲體內正常含水量大約占體重的44%－67%，這些水分的獲得和保持都和環境空氣濕度有關。庫房潮濕還會促進空氣中的有害氣體、灰塵等不利因素對電子文件保存載體的破壞作用。
3、光。光向外輻射時會產生熱量，這種光輻射熱就會影響電子文件保存載體的耐久性。
4、空氣污染。有害氣體常見的有，二氧化（SO2）、化氫（H2S）、二氧化氮（NO2）、氯氣（CL2）。在種種因素的作用下會生成氧化性極強的原子氧，進而產生臭氧等，導致電子檔案保存載體耐久性削弱。
5、灰塵。灰塵會給電子文件保存載體帶來機械損傷。灰塵多是固體，多帶有棱角，在整理、保存、利用過程中，會引起灰塵對電子文件保存載體的磨擦，使其受到損傷；灰塵會增加酸、堿度。灰塵能吸收空氣中的有害氣體而帶有酸、堿性，有些灰塵本身就帶有酸、堿性，因此灰塵落在電子文件保存載體上，就會帶來酸、堿性，對電子文件保存載體起腐蝕破壞作用；灰塵是傳播霉菌孢子的媒介。霉菌的孢子吸附在灰塵上，隨空氣的流動而四處擴散。由于灰塵同時還具有酼酼吸濕性，所以也是微生物寄生與繁殖的良好場所。灰塵落在電子文件保存載體上，就有可能給電子文件保存載體帶來霉變。
6、有害生物。危害檔案的微生物主要是細菌和霉菌，尤其是霉菌。在檔案庫房中常見的霉菌約有50余種。霉菌可使電子文件保存載體變質，生成霉斑，還會分解出有機酸，從而使物酸性急劇增加。
7、磁場和電場。電磁場的干擾，會使磁性物質退磁和消磁，損壞載體上記錄的信息。
8、機械應力。電子檔案保存載體容易受壓力、扭力、沖擊力等機械力的影響。
(四)電子檔案的長期可讀性問題電子檔案的內容是以數碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于電子計算機軟硬件平臺將電子檔案的內容還原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。但隨著科技的進步，電子計算機軟硬件技術的不斷更新換代，電子檔案在現在形成時所依賴的技術，在未來往往是已經過時的技術。針對以上存在問題，借鑒其他地區檔案工作的一些經驗，提出以下一些對策建議：
(一)建立電子檔案統一接收數據格式，推廣相關的城建檔案整理著錄軟件推廣城建檔案整理著錄軟件，由城建檔案館建立統一的電子檔案模板，同一文件類型統一一種文件格式，并把電子檔案模板發放到各檔案形成單位。然后定期舉辦培訓班，對建設單位、施工單位、設計單位、監理單位等檔案形成單位的相關人員進行
二、對策建議培訓，使他們能夠熟練運用模板和著錄軟件。城建檔案館也應定期派專業技術人員對電子檔案的形成進行指導，形成統一數據格式的電子檔案，以方便城建檔案館的接收和管理。
(二)采用有關技術措施，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性
1、采集背景信息和元數據。在形成電子檔案的同時，采取相應的技術措施采集描述電子文件背景、內容、結構及其整個管理過程的元數據，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據。
2、簽署技術。在電子文件上進行簽署的技術主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來的“筆跡”。
3、消息認證。電子文件的使用者，非常關心他所使用的信息在存儲或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，消息認證技術可以消除使用者這個疑慮。比較常用的方法是利用分組密碼進行消息認證。先把電子文件信息分成一定的長度。
4、身份驗證。為了防止無關人員進入系統對電子文件或數據進行訪問修改，在進入檔案管理系統時需要對用戶進行身份驗證，身份驗證可使用管理員代碼驗證等。最常見的方法是給每個合法用戶一個“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數字、字母或特定的符號組成，只有用戶本人和計算機系統知道。當合法用戶要求進入系統訪問時，首先輸入自己的通行字，計算機自動將這個通行字與存儲在機器內的有關該用戶的資料進行相關的5、防火墻。這是一種訪問控制技術。在某個機構的網絡和其它系統網絡之間設置障礙，防止其它系統的網上用戶對該機構信息資源的非法訪問，也可以阻止該機構的機要信息、專利信息從機構的網絡上非法輸出。防火墻的安全保障能力僅限于網絡邊界，它是通過在網絡邊界上建立起來的相應的網絡通信監控系統，監測所有通過防火墻的數據流，凡是符合事先制定的網絡安全規定的信息允許通過，不符合的就拒于墻外。從而使被保護網絡的信息、結構不受侵犯，實現網絡的安全，保護網上電子文件的原始性、真實性。實現防火墻功能所用的技術主要有：數據包過濾、應用網關和服務等。
6、防寫措施。目前在許多軟件中可將電子文件設置為“只讀”狀態。在這種狀態下，用戶只能從電子計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。在電子計算機外存儲器中，只讀式光盤（CD－ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實性。
(三)建立適合磁光介質保存環境，保證電子檔案載體的安全
1、調節庫內溫濕度。采用去濕機，去濕劑氯化鈣和硅膠、空調調節系統等措施調節庫內溫濕度。使環境溫度保持在17℃～20℃；相對濕度保持在35%～45%。
2、防光。(1)改善檔案庫房建筑，設法阻止光線尤其是紫外線直接射入庫內，庫房盡量使用無紫外線燈光照明；(2)將電子檔案避光保存，在利用時，最大限度地減少曝光時間和曝光強度；（3）定期凈化空氣。
3、防灰塵。電子檔案要采用密封保存，以防灰塵落在載體上，如果發現載體灰塵，可用干凈的絨布或絲質布輕輕擦拭。
4、防治有害生物。(1)通過控制溫濕度、搞好庫內衛生、杜絕霉菌進入庫房的渠道、防氧封存等措施進行環境控制；(2)采用防霉劑進行化學預防；（3）采用物理或化學方法定期對電子檔案進行消毒：化學方法有：熏蒸或擦拭，常用化學藥劑有甲、鄰－苯酚、環氧乙烷；物理方法有：真空消毒、遠紅外消毒、微波消毒、鈷60－γ射線輻射消毒。
5、避開磁場和電場。（1）電子檔案在整理、保管、利用時應避開電動機、發電機、變壓器、電視機、揚聲器、耳機、話筒、放大器、消磁器、無線電裝置等具體退磁或消磁的設備；（2）可設置專用庫房，或選用專門的防磁金屬柜作為裝具，但不能選用鐵盒。
6、防機械應力。電子檔案載體存放時應設法保持電子文件保存載體的平直度，防止電子檔案保存載體受壓力、扭力、沖擊力等機械力的影響，以保證信息再現的準確性。
7、定期檢測和拷貝。對所保存的電子檔案載體，必須進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測應每年一次，采用等距抽樣或隨機抽樣和方式進行，樣品數量以不少于10%為宜，以一個邏輯卷為單位，先對外觀進行檢查，確認載體表面是否有物理損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現等，然后酫進行邏輯檢測，采用專用或自行編制檢測軟件對載體上的信息進行讀寫校驗，發現有問題的載體，及時進行有效的修復。定期拷貝是當前延長電子檔案載體壽命的有效措施，磁盤每2年應拷貝一次，光盤每5年應拷貝一次，拷貝后的載體與原載體同樣編號保存。
8、將電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發性事件如火災、地震、洪水、盜竊，甚至戰爭人為或自然因素的破壞。
(四)采用通用、統一的文件格式，確保電子檔案與計算機操作系統及應用軟件的長期兼容在保存電子檔案時，把電子檔案格式保存為通用、統一的格式，為使現在的電子檔案能夠更好被未來的計算機操作系統和應用軟件所兼容，把電子檔案的格式保存為與計算機操作系統同一公司的應用軟件能讀取的格式。
(五)及時更新電子檔案的文件結構，確保電子檔案的長期可讀性當操作系統更新時，及時更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真實性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結構，以適用新的“生存環境”，保證電子檔案的長期可讀。對于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進行還原顯示的，可在保存電子檔案的同時，保存相應的檔案支持軟件和整個操作系統，并與電子檔案存儲在一起，恢復時，連同操作系統一同恢復，使之按本來的面目進行顯示。
參考文獻：
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關鍵詞：電子檔案管理；傳統檔案管理；區別
一、引言
計算機的產生和應用極大的改變了人類發展的進程和方式，尤其是二十一世紀以來，各種相關的電子信息技術的迅猛發展，更是對人們的溝通方式和生活方式實現了改變。這種情況下，檔案管理也擺脫了原有的傳統管理模式，實現了信息化的管理。要想實現對現代電子文件的有效檔案化管理，就必須要明確其同傳統的檔案管理的區別。下文中筆者將從幾個方面對該問題進行分析。
二、電子文件檔案化管理的基本含義
所謂電子文件檔案化管理，就是在檔案管理的過程中，使用電子信息技術手段對其文件進行數據形式的存儲和管理。在這個過程中不需要用到傳統的紙質檔案資料，也可以實現對相關的檔案的有效管理，一般來說，電子文件的檔案化管理要通過一定的網絡系統和管理軟件來實現。
由于電子文件的特殊性，使得其不能采用傳統的文件和檔案的管理方式來進行，也就是說不能夠按照傳統的文件管理的方式對各種資料進行存放。但是同所有的檔案管理活動一樣，電子檔案也需要經過文件的形成、文件的管理和文件的處理等幾個階段。而我國的相關檔案管理辦法也對文件檔案的管理形式有著非常明確的規定。所以，在落實的過程中，有關部門應該根據電子檔案的特點對其進行檔案管理的靈活調整，以更好的適應自身的特點和檔案管理的流程。
在這個過程中，要注意的是電子文件同傳統的紙質檔案文件有著非常明確的本質區別，他們的存儲形式和處理方式都有很大的不同。所以在管理的過程中，應該充分的認識到電子文件的編碼和解碼的特點，并且由于不同格式的電子文件對于介質的要求是不同的，不可以采用傳統檔案管理方式的統一紙質管理。由此可見，在電子文件的檔案管理的過程中，我們還有很多的問題要明確。
三、電子文件的檔案化管理同傳統檔案管理的區別
電子文件檔案化管理是由電子檔案部門集中統一管理電子文件，對電子文件采取社會化、自動化、標準化、網絡化管理，它不由文件形成部門或其它非專業部門來管理電子文件，也和傳統的檔案管理方式有所區別。
第一、電子檔案的歸檔時間與傳統檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。而傳統的檔案的歸檔則是由檔案管理部門統一的搜集所填表格和報告，在這個過程中需要經過一定的周期，也就是說要對某項檔案進行統計時，應先制定一個固定的表格和紙質材料，然后進行發放、收回。
第二、電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性，真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。傳統的檔案的歸檔方式相對于電子文件就比較簡便，是通過一定部門的證明開據，對現有的材料進行更改，在更改的過程中，由于介質是紙制品，所以沒有嚴格的驗證程序和要求，對于材料的保密性的要求也并不十分高。
第三、電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異。電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。傳統的檔案的保管主要是通過對紙制品資料的存儲進行的，也就是說在管理過程中必須要占用一定的空間，而且要嚴格的控制存儲的環境，避免由于受潮和其他環境因素導致紙制品的破損和損毀，所以，傳統的紙制品資料的管理的難度比較大。
第四、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時 可以編制多角度、全方位的檢索工具 方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。傳統的檔案管理在分類的過程中，需要工作人員和檔案管理人員進行手工的分揀，也就是說要根據不同的類目要求和類型的區別，對各種檔案材料進行手工的逐一整理，這種情況下不僅耗費大量的時間和人力，還容易導致工作失誤，增加了檔案管理的難度，而現代電子文件的檔案化管理就有效的克服了這一問題。
第五、電子文件查詢利用方式和傳統檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經電子文件中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。傳統的檔案管理過程中，要想實現對某一個資料的查詢，必須要通過專門的檔案管理人員的查找和取件，也就是說要耗費一定的時間和精力，但是現代電子檔案的文件管理就有效的克服了這一不足。
四、總結
綜上所述，現代電子檔案的信息化管理同傳統檔案管理有著非常明確的差異和區別，這些問題都應該引起有關部門的注意和重視，以便更好的實現自身檔案管理的系統升級和優化，更好的利用電子檔案管理技術對企事業單位進行管理。■
參考文獻
1．檔案保管方式不同
傳統的項目圖紙等實物檔案，按照卷冊號有序地存放于庫房的檔案排架上，依照檔案庫的防火、防霉、防盜等規定進行保管。數字檔案的安全保管建立在數據中心的系統安全管理、設備操作管理、訪問權限管理、數據備份管理等一系列的安全管理措施之上，側重于防病毒、防攻擊、防災害等數據安全管理，其安全性明顯高于傳統檔案。
2．檔案利用方式不同
傳統檔案利用需要設計人員親自到檔案館借閱，且受限于實體檔案的數量、檔案的借閱情況、檔案館的開館時間等，利用率較低。數字檔案充分利用網絡數據傳輸的便捷性和實時性，隨時為用戶提供瀏覽或下載檔案服務。數字檔案的使用率遠遠高于紙質檔案，使檔案充分發揮出其自身的價值。但是，數字檔案的頻繁訪問也對數字檔案管理在電力工程設計中的應用分析文/周惠平檔案系統的健壯性、數據結構的合理性、檔案編研的科學性，提出了更高的要求。
二、在電力工程設計中加強數字檔案管理的對策
1．加強檔案管理業務平臺建設
檔案管理服務于電力工程設計工作，所以，數字檔案管理平臺不是孤立的，而是與協同設計平臺集成于同一工作平臺。電力設計院的設計人員與檔案管理人員，都使用該平臺進行設計和檔案管理等工作，并通過該平臺實時在線溝通。在協同設計平臺上設計完成的電力工程，其電子檔案基于網絡審核合格后，由檔案管理人員負責接收、整理和網上歸檔。應用檔案管理業務平臺實現在線檔案收集，保證了電子文檔的真實性、及時性和有效性，并能定期對電子文檔進行版本更新，極大地提高了工作效率。
2．構建各類檔案信息庫
檔案數字化是一項細致而繁瑣的工作，底圖和文書檔案需進行掃描，聲像檔案可采用錄像轉視頻文件、照片生成電子圖片等方式，集中進行數字化處理。工程檔案采用大流水工作方式數字化后，需進一步進行網上編目，自動生成流水號、文檔掛接等工作，構建各類檔案信息庫。檔案管理平臺具有電子檔案密級和權限劃分功能，可以根據密級和權限劃分規則，對全部電子檔案進行密級和權限劃分，從而實現了檔案信息庫的自動安全管理。
3．實現數字檔案的集中統一管理
1.1操作方便
電子圖書檔案管理最明顯的特點就是操作方便，主要表現在兩個方面：第一，電子圖書方案管理無論是增加還是刪除都非常容易，并且刪除后的信息不留任何痕跡；第二，電子信息準確性較高，因此，電子圖書檔案管理的檢索操作非常簡單。
1.2傳遞快捷
電子圖書檔案管理綜合運用各種網絡技術，其傳遞速度完全不受時間和地域因素的影響，通過網絡傳播可以快速遞將檔案信息傳遞到需求者手中。另外，電子圖書檔案管理還可以從一個終端向多個終端傳遞，從而達到資源共享的狀態。
1.3復制時不容易丟失
與紙質檔案管理相比，電子檔案管理復制后不僅清晰度保持不變，還不會出現紙質檔案管理中出現幾遍、信息丟失等問題。通過數字化的信息處理，電子文件在復制的過程中依舊可以保持原本的特性。
1.4表現形式多樣
與紙質檔案管理相比，電子檔案管理的形式多種多樣。無論是圖形、文字，還是聲音、影像等網絡信息都可以成為電子檔案管理的內容，并且，這些信息無論是單獨存在還是互相搭配都可以形成檔案管理模式。
2加強電子圖書檔案管理的措施
我國電子圖書檔案管理工作在不斷探索發展中取得了較大的成就，但是，在實際應用過程中還存在很大的問題，例如，伴隨著經濟的發展，電子圖書檔案存儲的要求越來越高、電子檔案的真實性受各種因素的影響可靠性較低、社會對電子檔案的安全性以及工作人員的能力要求越來越高等。筆者結合多年電子圖書檔案管理經驗，針對管理工作中存在的問題，對加強電子圖書檔案管理的措施做了簡單介紹。
2.1加強環境保護，保證存放空間安全
電子圖書檔案的存放環境是保障其信息安全可靠的基本保障，加強電子圖書檔案管理首先應該加強電子圖書檔案管理的環境保護。電子圖書檔案的環境主要包括工作人員的辦公場所以及存儲工具等，工作人員的辦公環境保持清潔衛生、溫度適中的同時，還必須安裝抗雷、抗電擊以及抗磁場力等設備。另外，為了保證存放空間的安全，還應該對存儲的電子圖書檔案進行備份處理，最好選擇多個位置儲存。最后，定時檢查存儲工具，發現問題，及時采取措施予以補救。
2.2加強管理制度設計
為了保證數據儲藏的安全，必須根據電子圖書管理的實際狀況，加強管理制度設計。在進行電子圖書檔案的編制工作時，應該專門安排業務水平較高的工作人員參與電子檔案編制工作，確保數據的真實可靠性。其次，工作人員應該及時整理電子檔案，尤其是檔案的歸類管理，工作人員應該以檔案的級別作為歸檔的依據，確保各級別信息準確無誤后，進行歸檔處理。最后，電子檔案編制結束后，必須交由領導檢查核實，確保信息準確無誤后進行存儲。
2.3加強系統管理設計
為了保證數據的讀取安全，必須加強電子圖書檔案系統管理設計。很多時候，電子圖書檔案的信息安全性不夠高，主要原因是系統管理體系不健全或者是有人而已破換管理系統。針對以上問題，設計者可以對電子圖書資料進行加密設計，為了防止破譯，密碼不能太簡單，最好定期更換密碼，確保信息的安全。另外，根據需求設置訪問權限，杜絕任何人都可以獲取信息等問題產生。最后，定期對系統進行維修保護，有的網站因多種原因會出現系統漏洞，這時候應該加強防火墻設置，保障信息的安全性。
2.4加強人員工作能力培養
為了保證操作的安全，還應該加強工作人員能力的培養。根據市場的需求，結合工作人員的實際狀況，通過培訓加強工作人員的業務能力，業務能力主要包括計算機的操作能力和扎實的網絡基礎知識能力。條件許可的情況下，聘請具有扎實專業功底的人擔任電子圖書管理工作，為電子圖書檔案的安全管理提供保障。
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