發(fā)布時間：2022-02-26 10:58:05
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的人事檔案管理辦法樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
在總行領(lǐng)導(dǎo)班子的帶領(lǐng)下，圍繞聯(lián)社“4+4”工作總要求，結(jié)合人力資源部具體工作，現(xiàn)將我近期在人力資源部的工作情況報告如下：
一、相關(guān)工作開展情況
（一）薪酬績效管理方面
2018年4月，總行成立薪酬管理領(lǐng)導(dǎo)小組，小組辦公室設(shè)在人力資源部，負(fù)責(zé)薪酬管理辦法及績效考核政策的制定、績效管理過程的監(jiān)督。同時，聯(lián)社績效考核平臺上線，我行作為第一批推廣上線單位參加了聯(lián)社績效考核平臺操作培訓(xùn)班，并將2018年薪酬績效管理辦法初稿配置系統(tǒng)進行試運行。2018年6月，為促進我行經(jīng)營管理活動有序進行，建立健全有效的薪酬激勵機制，充分調(diào)動員工積極性與創(chuàng)造性，經(jīng)過總行業(yè)務(wù)部門討論及征求各支行意見后印發(fā)了《河南XX農(nóng)村商業(yè)銀行股份有限公司2018年薪酬績效管理辦法》，真正實現(xiàn)按業(yè)績、質(zhì)量計酬，充分發(fā)揮薪酬激勵機制，推動各項業(yè)務(wù)持續(xù)、健康發(fā)展。2018年10月聯(lián)社新一代人力資源系統(tǒng)薪酬社保模塊上線，我行參加了系統(tǒng)操作培訓(xùn)，薪酬模塊將實現(xiàn)基礎(chǔ)工資的核算，與績效考核平臺結(jié)合后將計算出員工總工資，為實現(xiàn)信息化考核打下了良好的基礎(chǔ)。
（二）檔案管理方面
檔案管理工作是人力資源管理中重要的一部分，人事檔案記錄了職工從參加工作到退休的全部工作經(jīng)歷，為確保人事檔案的真實性、嚴(yán)肅性、完整性、規(guī)范性，根據(jù)聯(lián)社相關(guān)工作要求，組織人員認(rèn)真做好人事檔案再審核工作，主要通過核查翻閱全縣職工530余本檔案，針對審核發(fā)現(xiàn)問題臺賬，結(jié)合人力資源系統(tǒng)中職工自己填寫的社會關(guān)系、教育學(xué)歷、獎懲及工作簡歷等以及人事檔案中相關(guān)證明材料逐人進行整改完善，并重新審定制作了《人事檔案審核專用干部任免審批表》。為總行選拔、任用、考核干部提供可靠的依據(jù)；
二、存在的問題
通過近期的工作，反省自身，在工作和學(xué)習(xí)中還存在許多不足和缺點，工作效率有待進一步提高。在今后的工作中，注重細(xì)節(jié)，把工作做細(xì)致，繼續(xù)拓寬知識面，加強學(xué)習(xí)，不斷提升自身工作能力。
三、下一步工作計劃
（一）認(rèn)真做好檔案管理工作。一是結(jié)合聯(lián)社檔案再審核工作要求們進一步完善干部員工檔案資料信息，確保廣大干部員工的切身利益，為總行選拔、任用、考核干部提供可靠的依據(jù)；二是對將按照《人事檔案管理辦法》及時更新員工檔案信息；三是建立健全人事檔案制度，進一步規(guī)范檔案管理流程，嚴(yán)格執(zhí)行材料歸檔制度，檢查核對制度，轉(zhuǎn)遞制度，保密制度，統(tǒng)計制度等。
一、事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題
（一）對人事檔案管理不夠重視
當(dāng)前，很多事業(yè)單位對人事檔案管理工作不夠重視，沒有認(rèn)識到人事檔案管理對事業(yè)單位發(fā)展的重要影響，將人事檔案管理工作放在所有管理工作的后面，造成人事檔案管理工作逐漸形式化。雖然我國事業(yè)單位在人員聘用上實行崗位聘用制，并且公開招聘，但是在人事管理上依舊使用原有的管理制度，人事檔案管理工作沒有與人事制度改革相適應(yīng)，導(dǎo)致人事檔案管理的作用得不到有效發(fā)揮。
（二）人事檔案管理方法陳舊
事業(yè)單位的人事檔案管理是一項專業(yè)性、保密性都比較強的工作，但是在實際的人事檔案管理中，檔案管理的硬件設(shè)施不完善，管理手段也比較落后，導(dǎo)致人事檔案的完整性和準(zhǔn)確性受到影響，人事檔案具有重要的參考和歷史價值，管理方法的落后制約了管理水平的提高。
（三）人事檔案管理的信息化水平低
當(dāng)前，信息技術(shù)不斷發(fā)展，各種信息技術(shù)手段已經(jīng)被廣泛的應(yīng)用到實際的管理工作中，在事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，信息技術(shù)也得到了普及，但是在人事檔案管理中，信息化水平還不高。很多事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，錄入個人信息、檔案目錄、檢索和查閱檔案的工作依舊由人工操作完成，紙質(zhì)化的檔案管理方式依舊廣泛的存在，不僅影響了檔案管理的效率，還不利于檔案的保存和管理。[1]
二、加強事業(yè)單位人事檔案管理的有效對策
（一）加強對人事檔案管理的重視程度
為了實現(xiàn)高效的人事檔案管理工作，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強對人事檔案管理工作的重視程度，將人事檔案管理工作放在管理工作的重要位置，為人事檔案管理部門配備優(yōu)秀的檔案管理人員，為人事檔案管理提供資金和設(shè)備支持，完善檔案管理的硬件以及軟件設(shè)施。關(guān)心人事檔案管理人員，并定期對人事檔案的管理工作進行檢查和考核，制定嚴(yán)格的考核辦法，使人事檔案管理工作更加制度化、規(guī)范化。
（二）采用現(xiàn)代化的檔案管理方法
科學(xué)技術(shù)的發(fā)展給人們的工作和生活帶來了極大的便利，事業(yè)單位人事檔案管理工作也應(yīng)逐漸朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，利用計算機對人事檔案的信息進行收集、整理和歸檔管理，并及時更新檔案信息，創(chuàng)新管理方法。建立電子信息檔案，實現(xiàn)人事檔案的自動化管理，將個人信息錄入計算機中，形成電子檔案，以便日后的查詢和使用。建立完善的人事檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)人事檔案的無紙化管理，避免紙質(zhì)檔案管理中檔案破損現(xiàn)象的出現(xiàn)，實現(xiàn)人事檔案的資源共享。[2]
（三）變革人事檔案管理體制
事業(yè)單位的人員招聘制度發(fā)生改革，人員的流動速度逐漸加快，而原有的人事檔案管理模式嚴(yán)重制約了人員的流動。因此，事業(yè)單位的人事檔案管理需要由單位管理轉(zhuǎn)變?yōu)樯鐣y(tǒng)一管理的模式，將事業(yè)單位人員的人事檔案分配到社會中的人事檔案管理部門進行統(tǒng)一管理，這種管理模式為單位以及個人使用檔案提供了便利，也為國家的統(tǒng)計工作提供了科學(xué)的材料和數(shù)據(jù)。[3]
（四）做好人事檔案的安全管理工作
為了提高事業(yè)單位人事檔案的管理和利用效果，還應(yīng)做好人事檔案的安全管理工作，檔案管理人員需要對事業(yè)單位各部門歸檔的檔案進行登記和審查，檔案的借閱需由領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。同時，做好檔案室的安全工作，對檔案室的相關(guān)設(shè)備進行定期的檢查和維護，根據(jù)管理工作的需要，添置新的檔案管理設(shè)備，做好檔案室的防火、防盜等工作，及時清理檔案室的衛(wèi)生，保證室內(nèi)溫度，優(yōu)化檔案管理環(huán)境，實現(xiàn)高效的人事檔案管理工作。
（五）提高檔案管理人員的素質(zhì)能力
檔案管理人員的素質(zhì)能力對于人事檔案管理的效果有著直接的影響，所以應(yīng)選擇高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案管理人員，并提高檔案管理人員的福利待遇，將檔案管理的考核效果與檔案管理人員的薪酬掛鉤，提高他們的工作積極性。加強檔案管理人員的教育培訓(xùn)工作，學(xué)習(xí)先進的檔案管理知識和技術(shù)，遵守檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，熟練操作計算機以及現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、設(shè)備等，更好的適應(yīng)檔案管理的實際需要。
1 目前醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題
1.1人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題
目前醫(yī)院人事檔案管理仍基本上沿用幾十年人事檔案的基本模式，其偏重靜態(tài)性資料描述、注重歷史性和過去時的記錄、不具公共性和共享性、不能動態(tài)反映個人信用狀況等缺陷。傳統(tǒng)檔案管理方式的弊端在電子科技日趨發(fā)達的今天，變的難以適應(yīng)現(xiàn)代化的辦公快速、便捷的要求：第一，查詢效率低，當(dāng)前的人事檔案中有相當(dāng)材料如各級表彰、外出進修等檔案多保管在各職能部門，遇到歸檔或查詢問題時，工作量大，勞動強度大。檔案員要經(jīng)常往返于各職能部門和庫房之間，有的人事檔案材料上百頁，為了防止丟失，查閱前后都要核對頁碼、內(nèi)容。第二，檔案安全性難以保證。由于直接對原始資料查閱，為防止查詢?nèi)藛T對原件的毀壞、涂改，要派專人負(fù)責(zé)陪同。即使發(fā)生檔案損毀這種情況，由于沒有備份也無從查對，將承擔(dān)不必要的損失。第三，歸檔困難。由于資料的變動（增加或更新），如年度考核、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核、學(xué)歷變更等以及多卷相關(guān)檔案同時查詢的情況時有發(fā)生，不可避免地發(fā)生歸檔錯誤。一旦出現(xiàn)此類問題，就有可能將上千卷檔案從新整理，牽涉大量的人力、物力。歸檔的頻繁，導(dǎo)致工作人員從事大量的體力工作。第四，管理困難。由于檔案都是整卷歸檔的，有時只能查部分內(nèi)容，但難免將一些不應(yīng)查閱的內(nèi)容被閱，很難控制。大量的紙制文檔，只能手工建立索引數(shù)據(jù)和登記，無法體現(xiàn)出檔案狀況，缺乏一套對檔案出、入庫記錄和檔案變動的管理系統(tǒng)。
1.2檔案信息電子化管理存在的問題
檔案信息電子化雖然能使檔案部門能夠更好地提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)和提高工作效率，檔案信息資源得到更充分的利用，但是在認(rèn)識檔案信息電子化好處的同時，我們也應(yīng)清醒地認(rèn)識到，檔案部門面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)：
1.2.1原始性及真實性的問題。
電子文件的原始性及真實性的問題集中在以下幾方面：(1)電子文件可以被原樣復(fù)制，也可以被改動后而不留痕跡。(2)電子文件的真實性保證是伴隨其生命始終的不間斷過程。(3)電子文件與載體相分離，使其信息的原始性和內(nèi)容的真實性的衡量標(biāo)準(zhǔn)帶有相對性。隨著側(cè)重點不同、技術(shù)基礎(chǔ)不同，使不同部門對電子文件的真實性認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)出現(xiàn)了不同的定位情況，從而使對真實性的確認(rèn)帶有相對性。
1.2.2通用性問題。人事檔案工作和人事信息工作相輔相成，密不可分。人事檔案往往是人事信息的主要來源和主要記錄方式，人事信息的主要內(nèi)容與人事檔案的原始記錄也應(yīng)是一致的。隨著人事檔案管理信息化程度的不斷提高，這兩項工作雖然不能等同替代，但很多具體項目是重復(fù)的。在現(xiàn)代人事管理模式中，無論是各級組織部門還是基層單位，人事檔案工作和人事信息工作都是相對分離的，分工也很明確，有的還隸屬于不同的職能科室。由各級各部門開發(fā)的人事信息軟件和人事檔案管理軟件很多，兩類軟件一般都包括了人事信息和檔案管理信息，但側(cè)重點各不相同，信息轉(zhuǎn)換或共享又有困難。 會造成人事信息失實，影響人事工作的正常開展。另一方面，檔案管理系統(tǒng)中的主要數(shù)據(jù)來源于人事檔案，而且一般采用隨時維護的形式，在材料歸檔的同時就要更新信息，具有真實性、權(quán)威性。但由于多數(shù)單位已有了人事信息系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)中的人事信息往往不被重視，利用率低。檔案工作公共服務(wù)平臺建設(shè)需有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，如果各個檔案部門各自為政依照自己的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)平臺，如財務(wù)部門工資軟件與人力資源信息管理軟件不同，不僅浪費大量的資金重復(fù)建設(shè)不兼容的平臺，也為醫(yī)院將來整合各科室檔案信息資源帶來的困難，得不償失，所以盡快由上而下制定一個統(tǒng)一的平臺標(biāo)準(zhǔn)顯得至關(guān)重要。從長遠(yuǎn)角度看，如果標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，以后各部門之間進行信息共享或聯(lián)合開發(fā)，就很可能由于數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的差異帶來不兼容的問題。
1.2.3憑證價值問題。電子文件是計算機文字處理系統(tǒng)中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。電子文件本身固有的原始信息的可變性和不穩(wěn)定性及人們對其可靠程度的不信任和矛盾心理，目前難以成為合法的證據(jù)。
2 開展人事檔案的電子化管理工作的必要性
2.1新時期人事工作的迫切需要
進入新世紀(jì)以來，運用現(xiàn)代化、科學(xué)化的手段做好新時期人事工作，更好地為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，這是新時期人事工作的迫切需要，也是信息化工作發(fā)展的趨勢和必然要求。只有進一步加強計算機應(yīng)用工作，才能檔案工作更好地為人事工作服務(wù)。
2.2已具備了物質(zhì)條件設(shè)施
現(xiàn)在各大醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)已基本上實現(xiàn)了寬帶化，絕大部分都實現(xiàn)了電腦化辦公。這為實現(xiàn)人事檔案信息電子化管理提供了物質(zhì)基礎(chǔ)。而電子檔案的軟件技術(shù)及相關(guān)管理辦法的研究不斷深入，也為人事檔案信息電子化管理提供了技術(shù)上的保障。在現(xiàn)有的設(shè)備基礎(chǔ)上增設(shè)相應(yīng)的檔案存儲、管理軟件、數(shù)據(jù)庫軟件及相應(yīng)的設(shè)備，即可實現(xiàn)電子化檔案管理。
2.3人事信息規(guī)范的需要。在日常管理中，形成了大量的信息，這部分信息絕大部分是用手工管理的，不僅耗費時間長，重復(fù)勞動多，工作量大，效率低，而且由于手工管理，就不可避免地造成了不同部門之間的信息閉塞，使信息內(nèi)容不規(guī)范，信息系統(tǒng)流程不科學(xué)。要改變這種狀況，就需要用現(xiàn)代化工具管理干部信息，不斷提高信息的規(guī)范程度與利用率。
2.4提高人事檔案管理水平的需要。隨著經(jīng)濟體制和人事制度改革的不斷深化，人事檔案管理也應(yīng)不斷提高科學(xué)管理水平。這就要求我們?nèi)シe極探索人事檔案管理工作的新路子，建立起與經(jīng)濟體制和人事制度改革相適應(yīng)的人事檔案管理模式，采用現(xiàn)代化管理手段與方式來管理人事檔案，更好地發(fā)揮計算機在檔案管理方面的作用，實現(xiàn)規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化的管理方式。
3 進一步規(guī)范人事檔案的電子化管理
3.1人事檔案管理與人事信息管理同步化
是實現(xiàn)人事檔案計算機管理的合理模式，要推動人事檔案的計算機管理，有必要建立人事檔案與人事信息同步化管理的合理模式。在檔案工作與人事信息工作的有機結(jié)合的基礎(chǔ)上，可將檔案管理與人信息這兩類系統(tǒng)合二為一，開發(fā)推廣全國統(tǒng)一或較大領(lǐng)域統(tǒng)一的人事信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案基礎(chǔ)管理工作一信息開發(fā)利用工作的同步化管理。這樣既能減少工作環(huán)節(jié)和重復(fù)勞動，提高工作效率，又可保證信息的準(zhǔn)確、完整和新鮮，提高信息資源的利用率。
3.2強化制度化建設(shè)規(guī)范人事信息管理
因硬件故障、病毒感染、操作失誤等原因造成數(shù)據(jù)丟失、損壞的現(xiàn)象不可避免。加上檔案工作人員計算機水平有限，如不及時進行數(shù)據(jù)備份，一旦發(fā)生問題數(shù)據(jù)難以恢復(fù)，損失很大。同時，計算機管理帶來了信息維護、磁盤等載體的保管保密等一系列的新的問題。如通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)遠(yuǎn)程查檔，更要面臨系統(tǒng)安全的巨大挑戰(zhàn)。檔案工作是一項保管保密要求高的特殊性工作，在這一領(lǐng)域應(yīng)用計算機技術(shù)，建立全面、規(guī)范的管理制度是不容忽視的問題。規(guī)范操作程序，對保密等相關(guān)問題提出明確的要求。制訂更為全面規(guī)范的人事檔案計算機管理制度，使檔案工作人員有據(jù)可依，最大限度地減少管理上的漏洞。
3.3提高檔案管理人員技術(shù)水平
由于缺乏有力的約束機制，各單位檔案管理人員配備普遍不足。實行計算機管理要求在較短時間內(nèi)建立數(shù)據(jù)庫，并在日常工作中及時信息維護，檔案管理人員的工作量明顯加大，計算機管理帶來的工作效率的相對提高還不明顯。使用檔案管理系統(tǒng)使人員配備不足的矛盾更為突出。多數(shù)單位只能在集中整理檔案期間借用人員使用檔案管理系統(tǒng)。要不斷加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理人員的計算機應(yīng)用水平。
3.4加強電子文件歸檔管理。單位檔案部門要根據(jù)檔案管理的要求，加強對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，確保電子文件真實、完整、有效，上級主管單位進行電子文件歸檔管理的試點工作，及時總結(jié)、推廣經(jīng)驗，引導(dǎo)、規(guī)范機關(guān)電子文件的歸檔工作。同時加強電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案接收的研究，并根據(jù)工作實踐制定電子檔案管理辦法。一些管理軟件運行環(huán)境要求高，要進行適當(dāng)?shù)耐度搿Ｍ瑫r，檔案工作的高度保密性要求配備專用的電子設(shè)備，并由專人管理。各單位可根據(jù)自己的實際視情而選用合適的信息化管理模式。
試想，隨著未來相關(guān)政策的出臺，改革措施的步步推進，必將會對我國事業(yè)單位，尤其是高校的人事管理制度、人事檔案管理模式產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。那么，如何快速、有效地適應(yīng)高校人事檔案管理工作發(fā)展的新要求，充分發(fā)揮人事檔案的作用，以便更好的服務(wù)和促進高校各項工作的發(fā)展，無疑是高校檔案工作者即將面臨的新課題和新挑戰(zhàn)。
1 未來高校人事管理制度必將改變
由于目前各地還在對取消編制這一政策進行深入的摸索，因此目前還沒有明確的政策。但是，大方向是可以管窺一二的。我國正處于政治體制改革和經(jīng)濟體制改革的重要階段。許多陳舊的體制都要逐步打破，以適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟體制。事業(yè)單位更是各項體制改革的重點區(qū)域。事業(yè)編制必將會逐漸縮小，直至消失。
盡管這一過程也許會很漫長，但是這是未來我國事業(yè)體制改革的必經(jīng)之路和最終目的。一旦真正取消現(xiàn)有的編制管理制度，將會帶來一系列的人事制度改革。現(xiàn)有的體制會被完全打破，人事檔案的管理模式也會隨之改變。
2 目前高校人事檔案管理的主要模式
我國高校現(xiàn)階段的人事檔案，主要分為事?I編制內(nèi)和事業(yè)編制外兩大類。事業(yè)編制內(nèi)的人事檔案由各個高校直接管理，負(fù)責(zé)人事檔案的收集、整理、鑒定、利用等等。事業(yè)編制外的人員統(tǒng)稱為人事（或人事派遣）人員。這部分人員的檔案一般情況下由人事機構(gòu)保存和管理。
這種人事管理制度，造成了本來同屬于一個單位的人事檔案，被人為地割裂開來進行管理。而且，不同高校的人事檔案，其管理部門也不盡相同，既有組織、人事部門，也有綜合型檔案館。這種管理模式隨之帶來的就是人事檔案的收集、整理、利用，都十分不便，存在很大漏洞。
3 取消編制后高校人事檔案管理
如上所述，取消編制這一過程不是一朝一夕，這一過程應(yīng)該分為兩個階段，第一階段是事業(yè)編制和非事業(yè)編制共存階段，基本等同于現(xiàn)在的階段。但和現(xiàn)在也有所不同，那就是事業(yè)編制所占比重會逐步縮小，慢慢低于非事業(yè)編制人員。第二階段是完全取消事業(yè)編制。這兩個階段的人事檔案如何更好的管理，是檔案工作者要面臨的一大問題。
3.1 共存階段
在這一階段，人事檔案仍舊可以采取目前的方式，既編制內(nèi)人員的檔案由高校自己管理，編制外人員的人事檔案由人事機構(gòu)管理。但這兩個機構(gòu)之間應(yīng)保持密切聯(lián)系，共同協(xié)作。因為高校的人員主要由專任教師、教輔人員和行政管理人員構(gòu)成。日常工作中必然因為職稱評定、鑒定考核等等原因要產(chǎn)生大量的檔案材料。同時這些材料還會在日后的工作中因為各種各樣的原因，被不斷的重復(fù)利用。
然而，這一模式目前存在很大的問題。首先，非編制內(nèi)人員的人事檔案，在上交到人才交流服務(wù)機構(gòu)后，各類事務(wù)都需要去服務(wù)機構(gòu)辦理，例如上交材料、職稱評審等等，有些需要經(jīng)過繁瑣的審批手續(xù)。[2]顯而易見，這種情況無論是對檔案管理還是相關(guān)聯(lián)的人事以及高校其他方面工作，都會不同程度的造成工作效率的低下。其次，人事機構(gòu)對其所保管的人事檔案，并非免費的管理，而是有償服務(wù)。目前，這部分資金基本上都需要由高校來承擔(dān)。這無形中給人事檔案工作造成成本上的增加，造成不必要的浪費。
因此，在這一階段，高校人事檔案管理部門和人事機構(gòu)要建立有效的溝通方式和渠道，妥善處理好收集、整理、鑒定、利用等人事檔案工作環(huán)節(jié)。最大化的減少因為管理機構(gòu)的割裂造成的不利局面，共同促進人事檔案的管理工作。
3.2 完全取消事業(yè)編制后的人事檔案管理
高校、公立醫(yī)院等事業(yè)單位完全取消事業(yè)編制后，人事檔案的歸屬和管理，將會是一個全新的課題。如何才能更合理、高效的管理好人事檔案，是檔案管理部門和組織人事部門都要好好思考的問題。筆者在這里進行一下簡單的分析，以拋磚引玉。
3.2.1全部由高校統(tǒng)一管理
作為用人主體，高校自身管理人事檔案是理所應(yīng)當(dāng)?shù)摹Ｊ紫龋耸聶n案包含的主要信息，基本是在高校任職期間所產(chǎn)生，比如職稱評定、業(yè)務(wù)考核、工資審批等等材料。這些材料的收集、整理、鑒定等工作，應(yīng)由本校人事檔案管理部門親自完成，以避免材料的損壞、丟失、造假等。對于人事檔案的查詢利用工作，比如出國、財產(chǎn)繼承、親屬關(guān)系證明等等情況，都需要高校人事檔案管理部門出具。
目前，不同高校管理人事檔案的部門不盡相同。未來取消事業(yè)編制后，各個高校應(yīng)成立綜合檔案館。由檔案館統(tǒng)一對人事檔案進行管理。早在2008年，教育部和國家檔案局制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，其中第四章第三十二條明確指出：高校檔案機構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機構(gòu)。這也從法律層面對高校檔案館的職能和作用作了明確的定位。
3.2.2全部由第三方機構(gòu)管理
關(guān)鍵詞：高校檔案；人事檔案；統(tǒng)一管理；分析與對策
長期以來，很多高校的人事檔案都單獨存在于組織人事部門，游離于高校綜合檔案管理的門檻之外。2008 年 9 月，教育部和國家檔案局聯(lián)合簽署并實施的《高等學(xué)校檔案管理辦法》（下稱《辦法》，即第 27 號令），明確把學(xué)生檔案納入高校檔案統(tǒng)一管理。由此引發(fā)的對于高校人事檔案的管理歸屬問題也一直被討論，支持和反對意見并存。由此，也逐漸形成了中國高校人事檔案的管理模式。
1 當(dāng)前中國高校人事檔案管理的基本模式
1.1 綜合檔案館模式。就是將高校的人事檔案統(tǒng)一納入綜合檔案館中進行統(tǒng)一管理，工作人員隸屬于檔案館就職人員，所有的工作業(yè)務(wù)構(gòu)成了高校檔案館業(yè)務(wù)的組成部分。高校檔案館的模式有利于現(xiàn)代人事檔案管理工作朝著專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化方向建設(shè)，有利于提升高校人事檔案材料的使用效率與服務(wù)職能，有利于學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)重視與促進高校人事檔案管理工作的整體性發(fā)展。采用這種模式的這類高校有清華大學(xué)、北京師范大學(xué)、四川大學(xué)、中山大學(xué)、武漢大學(xué)、華中師范大學(xué)等院校。
1.2 組織人事模式。其中一種是人事模式，也就是院校人事部門機構(gòu)下面設(shè)置了專門的科室來負(fù)責(zé)高校人事檔案管理工作，工作人員隸屬于人事部門，而人事檔案管理業(yè)務(wù)屬于高校人事部門的業(yè)務(wù)；另一種是組織人事模式，也就是高校組織與人事部門下面專門設(shè)立的科室來負(fù)責(zé)管理高校教職員工的人事檔案，工作人員分屬于不同的部門，不同的人事檔案管理業(yè)務(wù)也分屬于不同部門。這種組織人事模式有利于院校組織人事部門對人事檔案材料的運用便捷，但是人事檔案管理業(yè)務(wù)只是自己部門工作的一部分，對檔案材料管理投入力度較少，專業(yè)化建設(shè)程度相對落后，整理工作不科學(xué)規(guī)范，人事檔案材料分散于高校人事與組織兩個部門機構(gòu)，材料難以得到統(tǒng)一管理。采用這種類型的高校包括北京大學(xué)、浙江大學(xué)、上海交通大學(xué)、山東大學(xué)、華南理工大學(xué)等。
但是，人事檔案納入高校檔案綜合管理的院校所占比例相對較少，而且形成目前的管理格局是有其內(nèi)在成因的。
2 人事檔案不納入高校檔案館（室）管理的原因分析
2.1 人事檔案和高校檔案的歸檔方式存在較大的差異性。高校檔案在整理方法、保管期限歷經(jīng)多次改革，件與卷結(jié)合的歸檔方式更是簡化了檔案的整理環(huán)節(jié)，使得整理更具人性化。但是人事檔案因其自身特殊性，要求其管理方式相對保守。根據(jù)《干部檔案管理工作暫行規(guī)定》，人事檔案的載體都是 16 開紙，在 2009 年增加了 A4 型紙的選擇。為了檔案的整齊，但凡新補充的非 16 開歸檔紙質(zhì)材料只能被迫進行裁剪或托裱，再裝入案卷。但是高校其他檔案的載體是A4 型紙，使用載體上的不一致也就使高校檔案館（室）主觀上不愿接收此類的檔案，同樣限制著兩者的統(tǒng)一管理。
2.2 人事部門對于人事檔案的使用存在依賴性。人事部門所產(chǎn)生的關(guān)于人事、師資、勞資、崗位設(shè)置等大量的檔案材料均需入個人檔案，這些材料在部門內(nèi)部歸檔較為方便。特別是在人事檔案的利用方面，也是人事部門利用較多，存放在人事部門更便于利用，如辦理人員退休、調(diào)出調(diào)入手續(xù)、人員信息核對等，均需查閱人事檔案實體。另外，對于人事部門的人員信息維護，也可以隨時進行利用。特別是各級各類人事統(tǒng)計報表，所須填報的數(shù)據(jù)主要源于人事信息系統(tǒng)，但每年數(shù)據(jù)填報會因其統(tǒng)計類別不同存在差異，特別是系統(tǒng)沒有的信息，只能從檔案實體中進行查詢。如果檔案單獨存放在檔案館室特別是和人事部門不在同一樓內(nèi)，查檔人員動輒需要到檔案館內(nèi)查檔，不便于檔案的提供利用。
2.3 人事檔案和高校檔案的評級標(biāo)準(zhǔn)與監(jiān)管部門各異。高校檔案的評級標(biāo)準(zhǔn)一般分達標(biāo)升級及其復(fù)查和日常檢查三種，對達標(biāo)升級及其三年一個周期的復(fù)評因評級不同其標(biāo)準(zhǔn)也不一樣，人事檔案也有自身一套評級的體系及標(biāo)準(zhǔn)。相對而言，評級的監(jiān)督力度較小，很多高校人事檔案是沒有參加評級的，也沒有形成檢查監(jiān)督機制。人事和高校檔案工作的主管機構(gòu)不同，高校檔案評級是相應(yīng)的各級檔案行政管理機構(gòu)，人事檔案評級是相應(yīng)的各級黨委組織部門負(fù)責(zé)。兩者統(tǒng)一管理會面臨著不同的領(lǐng)導(dǎo)和評級機構(gòu)、不同的評級及復(fù)查標(biāo)準(zhǔn)等問題。
3 人事檔案納入高校綜合檔案管理的可行性分析
雖然人事檔案納入綜合檔案管理有著種種困難，但是將其納入高校綜合檔案管理仍是高校綜合檔案管理發(fā)展的一種必然趨勢。隨著并入條件的不斷成熟，特別是清華大學(xué)、北京師范大學(xué)等一些院校已經(jīng)走到了統(tǒng)一管理的前列，對其他高校并入也是一種積極的示范作用，兩者統(tǒng)一管理的很多積極作用將越來越明顯。
3.1 高校資源有效整合的基本要求。人事檔案單獨管理不能有效整合高校檔案資源，人事檔案納入檔案統(tǒng)一管理后，可將高校的所有檔案統(tǒng)一進行管理。一是精簡合并機構(gòu)意味著高效，各類檔案的統(tǒng)一管理使部門分工更清晰、問責(zé)更容易，更便于服務(wù)基層；二是便于統(tǒng)籌安排檔案辦公及庫房用地；三是可以積極保障檔案保管條件；四是更利于檔案資源整合，更全面地對高校檔案工作進行規(guī)劃和協(xié)調(diào)。
3.2 相關(guān)政策和理論的有力支持。《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》（下稱 《規(guī)范》）中采用了“高等學(xué)校檔案”這一綜合概念，以高等學(xué)校全部檔案為對象，按照高校檔案形成的領(lǐng)域范疇將形成于同一活動領(lǐng)域的檔案作為一個整體歸入相同的類別[1]。《規(guī)范》規(guī)定高等學(xué)校檔案必須實行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。再者，《辦法》將學(xué)生檔案納入歸檔范圍，而且單獨設(shè)類，彰顯了以人為本和重視民生檔案的理念，強調(diào)了高校檔案資源建設(shè)的“大檔案”理念[2]。按照《辦法》中強調(diào)的高校檔案機構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機構(gòu)。至此，給人事檔案納入高校綜合檔案統(tǒng)一管理有了充分的理由，檔案的大融合是必然趨勢。
3.3 高校檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。將高校各類檔案整合到一起，不僅可以將檔案工作做強做大，更有利于檔案工作的開展。各類檔案大綜合后，檔案形式的多樣性、檔案內(nèi)容和數(shù)量的增加、檔案業(yè)務(wù)范圍的擴大、檔案人員的增加等，也是提升檔案工作的一種機遇，更利于檔案工作服務(wù)學(xué)校發(fā)展，也更利于高校檔案事業(yè)的發(fā)展。
4 人事檔案納入高校綜合檔案統(tǒng)一管理的對策
4.1檔案資源及體制的整合是檔案統(tǒng)一的基礎(chǔ)。檔案資源的有效整合，使得各項資源更加有效利用。人員、庫房、辦公室用地及相應(yīng)的室內(nèi)設(shè)備都可以統(tǒng)籌安排，更加合理地利用各項資源。再者，高校檔案館室可以更好地處理近期發(fā)展目標(biāo)和長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃的關(guān)系、規(guī)章制度的構(gòu)建及完善、檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展的關(guān)系、內(nèi)部管理機制的發(fā)展與各有關(guān)部門的協(xié)調(diào)關(guān)系。
4.2 信息系統(tǒng)間的可兼容性是檔案統(tǒng)一的路徑。高校綜合檔案歷經(jīng)了多年信息化建設(shè)后，形成了較為豐富的信息資源，而人事檔案信息化進程相對落后，需要利用現(xiàn)代化的手段使兩者有機結(jié)合起來。軟件開發(fā)部門可以根據(jù)用戶需求，將兩個系統(tǒng)進行兼容，使檔案信息系統(tǒng)功能更加強大。另外，還有高校將人事檔案系統(tǒng)嵌入自主研發(fā)的系統(tǒng)中，形成系統(tǒng)的大檔案管理系統(tǒng)。在較為成熟的技術(shù)保障下，合并后的檔案管理系統(tǒng)必然形成可持續(xù)發(fā)展的良性循環(huán)，更加有利于提高人事檔案的信息化水平和人才信息利用。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院人事檔案檔案保護
，反映醫(yī)療工作者個人經(jīng)歷、專業(yè)能力以及科研水平等的資料檔案，而隨著人事改革的不斷推進，醫(yī)療人事檔案管理業(yè)逐漸受到關(guān)注。因此，為了有效提高醫(yī)院的人事管理水平，有必要加強對人事檔案的管理，積極探索人事檔案管理辦法。
一、醫(yī)療人事檔案管理存在的若干問題
1.人事檔案管理意識薄弱。
醫(yī)療人事檔案是一項比較單調(diào)的工作，主要負(fù)責(zé)醫(yī)院人事的變動記錄、工作業(yè)績記錄和崗位記錄等。很多人對于人事檔案管理崗位不夠重視，認(rèn)為人事檔案管理就是屬于保管類的工作，進行一些抄抄寫寫的工作，保證檔案不丟失、不外泄就可以了，并沒有從根本上認(rèn)識到人事檔案在醫(yī)院管理中的重要作用，導(dǎo)致醫(yī)院很多管理層對于人事檔案管理較為忽視，沒有將人事檔案管理納入到醫(yī)院日常管理當(dāng)中。例如，有的中等醫(yī)院沒有設(shè)置相應(yīng)的管理部門，而是由其他行政部門的人員來兼職人事檔案管理工作，使得人事檔案管理的很多工作都處于被動應(yīng)付狀態(tài)當(dāng)中，很多工作無法正常的展開。
2.缺乏先進的人事檔案保護設(shè)施。
當(dāng)前，很多醫(yī)療單位將管理精力主要放在醫(yī)療科研事業(yè)上，在人事檔案管理上投入得過少，很多檔案管理室還缺少一定的保護設(shè)施，或是保護設(shè)施過于落后，不足以滿足當(dāng)前人事檔案管理的需求，使得醫(yī)院的人事管理水平一再下降。還有部分檔案室將辦公、閱檔和倉庫融為一間，并且沒有給檔案管理室配置相應(yīng)的防火、防盜設(shè)施，使得部分檔案在保存過程中受潮或是被盜，紙張損壞或遺失。還有的檔案長期被束之高閣，加上保護措施非常落后，嚴(yán)重影響了醫(yī)院人事檔案的安全和完整，且對于醫(yī)院的經(jīng)營發(fā)展也沒有絲毫益處。
3.檔案整理收集難度大。
隨著人才資源配置越來越市場化，醫(yī)院中人員的流動也日益頻繁，以往醫(yī)院中的員工可能會從一開始一直工作到退休，但現(xiàn)在隨著人才市場競爭的激烈變化，醫(yī)院中的人員流動變換也是越來越多。員工變換幅度大給人事檔案收集也帶來了較大的困難，人員流動不僅會造成人檔分離，而且還會影響人事檔案管理體制的改革，有很多人員選擇棄檔不用，由此產(chǎn)生了很多廢檔，給人事檔案收集整理增加了難度。再者，人事檔案管理人員在進行歸檔時資料并不全面、不真實，有些檔案中記錄的相關(guān)資料和內(nèi)容并不符合本人的實際情況，這樣的檔案無法真實反映員工的實際工作情況，也就失去了其應(yīng)有之義，最終嚴(yán)重影響了醫(yī)療檔案的整體質(zhì)量。
二、改善醫(yī)療人事檔案管理的建議
針對當(dāng)前醫(yī)療人事檔案管理中存在的種種問題，醫(yī)院管理人員和檔案管理人員應(yīng)該積極重視起來，深入分析導(dǎo)致問題出現(xiàn)的各方面原因，積極探討解決問題的方法，不斷加強醫(yī)療人事檔案管理工作，促進人事檔案管理水平的不斷提升。具體來說，可以從以下幾點來入手：
1.領(lǐng)導(dǎo)層起好帶頭作用，提升檔案管理意識。
醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該從意識上重視人事檔案管理工作，將人事檔案管理納入到醫(yī)院日常管理事務(wù)當(dāng)中來，為人事檔案管理設(shè)置專門的部門，配置專業(yè)的人事檔案管理人員來開展人事檔案管理工作，并積極支持人事檔案的相關(guān)工作。同時定期對人事檔案管理工作進行檢查和指導(dǎo)，及時發(fā)現(xiàn)人事檔案管理中的問題，積極給予支持來幫助人事部門解決，不斷提升醫(yī)院人事檔案管理的水平。同時，醫(yī)院還可為人事檔案管理部門建立相應(yīng)的考核制度，對人事檔案管理人員的工作進行定量和定性考核，分級進行指導(dǎo)，以使醫(yī)院人事檔案管理工作步入正軌，促進人事檔案管理水平不斷得到提升，進一步強化人事檔案管理建設(shè)。
2.健全醫(yī)療人事檔案管理制度。
在人事檔案管理過程中，管理人員應(yīng)該根據(jù)當(dāng)前形勢和任務(wù)的變化來建立相應(yīng)的人事檔案管理制度，包括人事歸檔制度、借閱制度、收集制度以及甄別制度等等，以使人事檔案管理能夠規(guī)范化、制度化，使所有管理工作都能夠做到有制度可依。具體來說可以從以下幾點入手：一是人事檔案管理的硬件建設(shè)要達標(biāo)，檔案管理室應(yīng)該設(shè)置專門的庫房來保管檔案，閱檔室、辦公室和倉庫應(yīng)該分開，并且?guī)旆恐袘?yīng)該配備相應(yīng)的防火、防潮、防火和防盜設(shè)備，保證檔案保存環(huán)境達到一定標(biāo)準(zhǔn)；二是人事檔案管理要堅持保密原則，對于不能公開的檔案應(yīng)該進行嚴(yán)格保密；三是建立相應(yīng)的權(quán)限制度，以此來保護人事檔案，以求將人事檔案的潛在價值充分發(fā)揮出來。
3.優(yōu)化人事檔案管理方法。
在人事檔案管理方面，管理人員還應(yīng)該不斷優(yōu)化管理方法，不斷引入科學(xué)先進的管理方法來管理醫(yī)院人事檔案，這樣才能保證人事檔案的完整和安全。在歸檔方面，管理人員可以多采用復(fù)制技術(shù)、縮微技術(shù)等先進技術(shù)來進行輔助歸檔，并對檔案進行嚴(yán)格審核，保證歸檔的完整性和真實性。在整理方面，管理人員應(yīng)該重視檔案整理各方面的完全性，不斷豐富檔案的內(nèi)涵，不斷提高人事檔案的作用和價值，以滿足當(dāng)前形勢對人事檔案的需求，減少“棄檔不用”現(xiàn)象的發(fā)生。
4.培養(yǎng)優(yōu)秀的人事檔案管理人員。
人事檔案管理工作的進行還有賴于專業(yè)人員素質(zhì)的提升。醫(yī)院應(yīng)該為人事檔案管理部門招聘專業(yè)的檔案管理人才，并且定期對檔案管理人員進行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)人事檔案管理方面的新技術(shù)和新知識，不斷豐富檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)。同時，定期組織檔案管理人員進行經(jīng)驗交流，多與其他醫(yī)療機構(gòu)的檔案管理人員進行經(jīng)驗交流學(xué)習(xí)，多借鑒優(yōu)秀人事檔案管理工作的范例，多從中吸取管理經(jīng)驗，從而不斷提升本院人事檔案管理的水平。最后，醫(yī)院還可建立相應(yīng)的工作激勵機制，對表現(xiàn)突出的人事檔案管理人員進行獎勵，鼓勵人事檔案管理人員不斷提升自身專業(yè)水平，促進人事檔案管理質(zhì)量的不斷提升。
5.推進醫(yī)療人事檔案管理的信息化。
首先，應(yīng)建立醫(yī)療人員電子檔案，將醫(yī)療工作者的人事信息上傳到數(shù)據(jù)庫之中，并加以統(tǒng)一、規(guī)范管理。在錄入信息時必須進行嚴(yán)格審查，確保信息的真實性、可靠性，防止信息失真。其次，應(yīng)盡快建立和完善人事檔案數(shù)據(jù)庫，通過掃描儀、計算機等將醫(yī)療人事檔案資料轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)、一致的格式，在內(nèi)容方面，不僅要包含醫(yī)療工作者的文字資料，也要包括其工作照，從而提高檔案的利用價值，實現(xiàn)檔案的永久保存。此外，應(yīng)建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系，如設(shè)立員工人事檔案局域網(wǎng)，并處理好局域網(wǎng)使用權(quán)和管理權(quán)問題，實現(xiàn)員工檔案信息的順利共享，使各部門能夠在局域網(wǎng)內(nèi)查詢和檢索員工的檔案信息，提升信息獲取的速度和效率。
三、結(jié)語
綜上所述，隨著人事改革的不斷推進，醫(yī)療人事檔案管理在當(dāng)前也面臨著新的挑戰(zhàn)，面對醫(yī)療人事檔案管理中存在的問題，醫(yī)院管理人員應(yīng)該積極應(yīng)對，探索新的人事檔案管理模式，不斷改進人事檔案管理方法，不斷提高人事檔案管理水平，從而將人事檔案管理作用充分發(fā)揮出來，促進醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，充分發(fā)揮人才信息源作用。
參考文獻
[1]李華,徐帆.現(xiàn)階段提高醫(yī)院人事檔案管理水平的對策探討[J].中國科技博覽,2015,10(29):330-330
關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)單位；干部人事檔案管理；現(xiàn)狀分析
中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A
收錄日期：2015年8月28日
一、機關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理現(xiàn)狀
山東省機關(guān)事業(yè)單位目前仍沿用傳統(tǒng)的干部人事檔案管理辦法，按照干部管理權(quán)限，由主管的組織或人事部門進行統(tǒng)一管理，多數(shù)單位是由負(fù)責(zé)人事或政工工作的人員兼職管理檔案，未配備專業(yè)的檔案管理人員。干部人事檔案的保存仍然是紙質(zhì)檔案為主，檔案的整理仍局限于傳統(tǒng)的手工模式層面，尚未大規(guī)模采用現(xiàn)代化的電子技術(shù)手段建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)致檔案管理成本較高，管理效率較低，重復(fù)勞動現(xiàn)象嚴(yán)重。在檔案審核和干部基本信息認(rèn)定方面，很多地方和單位仍沿用舊時的標(biāo)準(zhǔn)，未能及時更新檔案管理人員的知識技能，導(dǎo)致某些干部的基本情況和個人經(jīng)歷等信息不準(zhǔn)確，甚至不真實。
2014年底，省委組織部下發(fā)了《全省干部人事檔案專項審核工作實施方案》，全面部署了針對山東省公務(wù)員、參照公務(wù)員法管理人員、國有企事業(yè)單位人員的檔案專項審核工作，重點審核干部的出生時間、參加工作時間、入黨時間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、干部身份、家庭主要成員及社會關(guān)系等重要信息，尤其注重審核檔案材料是否涂改造假，干部基本信息是否真實準(zhǔn)確，對干部人事檔案的管理提出了更新、更高的要求。
二、機關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理中存在的問題
（一）有關(guān)方面對人事檔案重要性的認(rèn)識程度不夠。一方面檔案管理部門及工作人員對檔案的重要性認(rèn)識不充分。檔案管理工作常常被認(rèn)為僅僅是紙質(zhì)材料的裱糊裝訂整理工作，只要材料不泄露不丟失，做好日常保管工作就算完成任務(wù)。導(dǎo)致檔案工作常常處于被動應(yīng)付狀態(tài)，用哪本查哪本，調(diào)哪本整哪本，大大降低了檔案的信息利用率和人事部門的工作效率；另一方面干部本人對檔案不夠重視。有些干部認(rèn)為自己沒有晉升空間，檔案對自己的作用不大，有的干部不知道哪些材料會入檔，因此填寫時態(tài)度較隨意，經(jīng)常有誤填漏填現(xiàn)象。殊不知檔案信息與個人的工資獎金、福利待遇、勞動保障、組織關(guān)系等密切相關(guān)，更關(guān)系到干部的晉升、調(diào)動、退休等重要環(huán)節(jié)，具有法律效用。
（二）干部人事檔案管理力量薄弱，管理水平較低。人事檔案管理工作是一項專業(yè)性、保密性、政治性很高的工作，看似不起眼，實則對從業(yè)人員素質(zhì)要求很高。既要具備較高的政治覺悟和責(zé)任心，又要有檔案工作和人事工作的經(jīng)驗背景，還需要優(yōu)秀的判斷力和甄別能力。目前，很多單位的檔案管理人員都是兼任甚至是臨時工作人員，也沒有按照檔案管理要求配備專業(yè)的庫房和硬件設(shè)備，檔案隨意堆放在倉庫，或鎖在人事干部抽屜里。從業(yè)人員年齡兩極分化嚴(yán)重，大多沒有檔案管理的專業(yè)知識，上崗后也未受過系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，管理檔案僅限于整理裝訂編目等基礎(chǔ)性工作，對干部信息的甄別、審核、認(rèn)定等重要環(huán)節(jié)的工作力不從心。
（三）檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性、真實性有待提高
1、檔案材料填寫不規(guī)范，內(nèi)容不一致。干部人事檔案中最重要的內(nèi)容包括“三齡、二歷、一身份”，即干部的年齡（出生年月）、工齡（參加工作時間）、黨齡（入黨時間），學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷以及干部身份。在《干部履歷表》等需個人填寫的檔案材料中，經(jīng)常出現(xiàn)以上基本信息不按要求填寫、不同材料填寫的信息不一致的情況。例如：出生年月的填寫，有的材料填寫陽歷生日，有的材料填寫陰歷生日，還要通過萬年歷查詢確定是否能夠換算，給檔案審核和信息認(rèn)定工作增加了不必要的麻煩。
2、檔案中基本信息有涂改造假現(xiàn)象。隨著近些年干部人事檔案造假現(xiàn)象屢屢曝光，干部檔案的真實性問題成為關(guān)注焦點。有些干部早年因為入團、參軍或招工年齡不夠?qū)⒛挲g改大，工作后又將年齡改小；有些干部為了達到爭取提拔機會、延長任期等目的借助職務(wù)之便將年齡改小、學(xué)歷改高，甚至將偽造的“三齡二歷一身份”材料存入檔案；有些人為了取得干部身份，采取“曲線救國”頻繁調(diào)動，從企業(yè)到事業(yè)單位再到機關(guān)，一步步解決編制問題。檔案造假現(xiàn)象之所以層出不窮，一是因為違規(guī)成本低，發(fā)現(xiàn)造假一般僅是黨紀(jì)處理，甚至只是政治前途暫時受阻；二是因為缺乏糾錯機制，一旦發(fā)現(xiàn)問題，怎樣啟動調(diào)查程序、由誰調(diào)查、怎樣調(diào)查，整個過程執(zhí)行起來隨意性較大，缺乏制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的流程。
3、檔案材料收集不完整、不齊全，與干部本人實際情況有出入。檔案材料內(nèi)容完整齊全，是干部人事檔案管理的基本要求之一，只有不斷充實完善檔案內(nèi)容，才能客觀地全面反映干部的真實情況。檔案的常規(guī)材料有干部履歷表、每年度的考核材料、工資材料、獎勵材料等，非常規(guī)材料有干部在職上學(xué)取得的學(xué)歷學(xué)位材料，職務(wù)職稱調(diào)整、調(diào)動形成的材料，加入黨派的材料等。這些材料在制作、審批、收集、歸檔等任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會影響檔案材料的完整性。例如，學(xué)歷材料一般要有入學(xué)、上學(xué)、畢業(yè)三個環(huán)節(jié)的系列材料才算完備，有的干部檔案中學(xué)歷材料只有畢業(yè)生登記表或者畢業(yè)證書復(fù)印件，材料不完備導(dǎo)致學(xué)歷認(rèn)定工作較為困難。
4、檔案轉(zhuǎn)遞及材料收集過程中審核、把關(guān)不嚴(yán)格。干部人事檔案管理中會出現(xiàn)材料不完備、不真實的情況，大多由于檔案材料入口沒有嚴(yán)把關(guān)。一方面雖然管檔單位都會制定人事檔案管理制度，但是實際操作中往往執(zhí)行力度不夠，有些單位或部門在查閱借閱、轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出干部檔案時，不出具介紹信，不辦理查借閱手續(xù)，不按要求填寫檔案轉(zhuǎn)遞單，不及時回復(fù)回執(zhí)單等，形成檔案管理漏洞，導(dǎo)致涂改、圈劃干部信息，抽取、撤換檔案材料的現(xiàn)象時有發(fā)生；另一方面由于檔案管理人員業(yè)務(wù)不夠精通、經(jīng)驗不夠豐富，在遇到干部提供入檔材料不完備、不準(zhǔn)確、不真實的情況時，或沒有能力判斷甄別，或當(dāng)時發(fā)現(xiàn)卻沒有及時處理，導(dǎo)致不合格的材料收入檔案，久之形成歷史遺留問題，給后續(xù)的檔案管理工作帶來一系列麻煩。
（四）檔案管理信息化程度不高，信息滯后，利用水平較低。傳統(tǒng)的干部人事檔案以紙張形式存在，由工作人員手工整理、裝訂、保管，在查閱信息、使用信息等方面存在很大弊端，人事檔案的信息服務(wù)也處于被動、滯后的服務(wù)狀態(tài)。有些單位甚至沒有專業(yè)化的檔案庫房，更談不上配備信息化高技術(shù)人才、建立先進的電子檔案信息庫。有些單位和部門分別開發(fā)了不同類別的信息庫，如黨員信息庫、工資信息庫、公務(wù)員信息庫、編制信息庫等，但是這些庫與庫之間資源無法共享，甚至由于數(shù)據(jù)更新維護不及時，經(jīng)常出現(xiàn)各個庫的信息互相矛盾的現(xiàn)象。因此，當(dāng)前干部人事檔案信息開發(fā)利用最大的難點在于能否開發(fā)一款可以整合信息、實現(xiàn)資源共享，方便更新維護、可操作性強的信息管理系統(tǒng)軟件。
三、解決干部人事檔案管理問題的對策建議
（一）提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平，確保干部人事檔案的完整性、準(zhǔn)確性、真實性
1、成立檔案管理中心，設(shè)置檔案管理專職崗位。由于干部人事檔案管理工作的高度專業(yè)性和保密性，建議機關(guān)事業(yè)單位以局為單位，設(shè)立檔案管理中心，將全局檔案統(tǒng)一收集保管，配備專業(yè)的檔案庫房、整檔工具以及實現(xiàn)電子檔案信息化所需的硬件軟件設(shè)施。設(shè)置管理檔案專職崗位，每千本檔案配備兩名專職人員，從事檔案的日常管理、更新維護、信息錄入等工作。在人員選擇標(biāo)準(zhǔn)上，必須滿足政治覺悟高、責(zé)任心強、工作作風(fēng)踏實嚴(yán)謹(jǐn)條件，且最好具有人事工作或檔案工作背景。聘請專家對檔案管理人員進行檔案和計算機方面的上崗培訓(xùn)，建立一支專業(yè)的檔案管理隊伍。
2、嚴(yán)把檔案材料入口關(guān)，確保檔案材料及時收集、歸檔。在機關(guān)事業(yè)單位人員入口管理中，對新增的人事檔案及散材料要進行嚴(yán)格審核把關(guān)，按照干部人事檔案管理規(guī)范，把需要完備、需要補充的檔案材料及時通知到單位或個人，限期補充完整，否則不予歸檔。對于入檔材料的填寫規(guī)范和要求，應(yīng)當(dāng)制定詳細(xì)的填寫說明和模板，讓填表人員作為參考，同時應(yīng)強調(diào)入檔材料的重要性、與個人利益的密切聯(lián)系，引起足夠重視。審查合格的檔案材料要及時歸入個人檔案，防止散材料積壓過多造成材料遺失或誤放。與此同時，應(yīng)做好信息錄入工作，為組織和人事部門管理使用干部提供真實、準(zhǔn)確的個人信息。
3、建立良好的溝通渠道，確保人事檔案及檔案材料的轉(zhuǎn)遞順暢。檔案管理部門在與干部個人溝通時，經(jīng)常會出現(xiàn)干部不愿配合查找原始資料或補充欠缺材料的現(xiàn)象，有的是怕麻煩，有的是認(rèn)為檔案不重要，缺材料也沒關(guān)系。這就需要檔案管理部門建立良好的溝通渠道，做好檔案重要性的宣傳工作，做好檔案保密工作，采取有效的溝通方式避免干部的抵觸情緒，說服其配合組織及時補充收集檔案材料。此外，還應(yīng)當(dāng)加強檔案管理部門與紀(jì)檢部門、政法部門、教育部門等形成干部人事檔案材料的眾多部門的溝通協(xié)調(diào)，加強本單位內(nèi)部各工作機構(gòu)在干部人事檔案材料的形成和收集過程中的溝通協(xié)調(diào)，確保人事檔案及檔案材料轉(zhuǎn)遞順暢、收集齊全、歸檔及時。
（二）提高檔案管理信息化程度，建立電子檔案信息系統(tǒng)
1、做好檔案管理信息化前期準(zhǔn)備，即做好紙質(zhì)檔案的完善工作，這是建立電子檔案數(shù)據(jù)庫的依據(jù)和基礎(chǔ)。目前，山東省對干部人事檔案管理的要求是對檔案進行二級分類，即將推行的電子檔案數(shù)據(jù)庫也將在檔案二級分類的基礎(chǔ)上進行。
2、著手建設(shè)干部人事檔案數(shù)據(jù)庫。目前，軟件市場有很多新型信息管理軟件，應(yīng)該按照機關(guān)事業(yè)單位干部管理的實際需求，引進合適的軟件系統(tǒng)，并對檔案管理人員進行相關(guān)的計算機技術(shù)培訓(xùn)，使之熟練掌握數(shù)據(jù)庫的操作、使用和維護。
3、加強人事檔案信息動態(tài)管理，提高數(shù)據(jù)庫使用價值。檔案管理部門應(yīng)制定規(guī)范的工作流程，及時做好新增材料的分類、掃描、錄入，做好干部基本信息的更新，實現(xiàn)信息整合、資源共享，提高檔案管理工作效率。對于上級部門要求報送的信息和數(shù)據(jù)，加快統(tǒng)計上報時效性。
4、嚴(yán)格安全保密制度，迎接網(wǎng)絡(luò)環(huán)境挑戰(zhàn)。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守人事檔案管理的相關(guān)政策，對檔案資料的保密級別進行細(xì)分界定，運用計算機的加密功能對不同保密級別的信息進行加密，做好防病毒工作，做好電子檔案材料和干部信息的備份與維護工作，確保檔案資料的安全和完整。
主要參考文獻：
[1]林曉云.淺析人事檔案的管理與利用[J].北京檔案，2010.8.
關(guān)鍵詞： 高校人事檔案管理工作 問題 推進途徑
《檔學(xué)詞典》對人事檔案的解釋為：“人事檔案是專門檔案的一種，是人事、組織、勞動工資等部門在對人員的考核管理活動中形成的檔案。記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位整理、集中保存。主要有干部檔案、工人檔案和學(xué)生檔案三種。”人事檔案是記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等內(nèi)容的文件材料，是以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。
高校人事檔案是高校檔案的重要組成部分，是高校“知人、用人、管人”的重要依據(jù)。現(xiàn)階段，高校人事檔案工作存在一些問題，制約了高校人事檔案工作的發(fā)展。
一、高校人事檔案工作面臨的現(xiàn)實問題
1.高校人事檔案歸屬不明確。高校人事檔案按對象分類主要包含教職工檔案、學(xué)生檔案。2008年9月1日開始實施的《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確了高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)成立高校檔案機構(gòu)，符合設(shè)立檔案館條件的要設(shè)立檔案館，否則設(shè)立綜合檔案室。但該辦法并沒有明確高校人事檔案是否應(yīng)該劃歸學(xué)校檔案館管理。現(xiàn)階段，我國尚無法規(guī)條例明確高校人事檔案管理的歸屬問題，各高校在辦學(xué)規(guī)模、機構(gòu)設(shè)置、檔案庫房建設(shè)等方面存在差異，高校人事檔案管理模式也不盡相同，目前主要有以下三種管理模式并存：（1）教職工檔案歸口人事部門管理，學(xué)生檔案歸口學(xué)生職能部門管理；（2）教職工檔案歸口檔案部門管理，學(xué)生檔案歸口學(xué)生職能部門管理；（3）教職工檔案、學(xué)生檔案均歸口檔案部門管理。前兩種模式，高校人事檔案未集中在檔案部門管理，給檔案工作的發(fā)展帶來了諸多問題。一方面，相關(guān)職能部門不具備管理檔案的硬件條件，一般都沒有配備適宜檔案保管的密集柜、除濕機等，無法保證檔案的安全性、保密性、完好性。另一方面，這些管理機構(gòu)一般沒有配備專職的檔案管理人員，很多是由人事干事、輔導(dǎo)員、教務(wù)員兼職管理檔案。這些兼職檔案工作人員由于精力有限、檔案意識不強、檔案業(yè)務(wù)水平有限，使得檔案管理工作跟不上高校發(fā)展的步伐。
2.相關(guān)部門之間缺乏協(xié)作。這類問題主要存在于上文提到的第三類模式，教職工檔案、學(xué)生檔案均歸口檔案部門管理的情況。教職工檔案的形成、整理、收集、移交需要人事、組織、紀(jì)檢、監(jiān)察、審計、統(tǒng)戰(zhàn)等部門，學(xué)校各院系的支持配合。學(xué)生檔案工作也需要學(xué)生處、研究生院、成教院、教務(wù)處、組織部、各院系的大力支持。而由于檔案工作是學(xué)校的一項基礎(chǔ)性工作，不直接產(chǎn)生物質(zhì)財富，短期內(nèi)的社會效益也不明顯，許多高校上至領(lǐng)導(dǎo)，下至各職能部門、院系對人事檔案工作重視不夠，影響了人事檔案工作的正常開展。具體表現(xiàn)為：（1）材料形成不規(guī)范。檔案材料中顯示的年齡、工齡前后不統(tǒng)一，部分檔案中“年齡越填越小，工作時間越填越早”。檔案用紙不規(guī)格，檔案材料統(tǒng)一要使用16開辦公用紙，由于相關(guān)部門缺乏必要的宣傳和告知，一些教職工在打印考核表、履歷表時采用的是A4辦公用紙，給檔案的整理裝訂帶來不便。部分考核、鑒定表格在應(yīng)填寫組織意見處空白，應(yīng)加蓋人事部門公章處空白［1］。（2）歸檔不及時。相關(guān)部門缺乏歸檔意識，已形成的任免材料、工資材料、職稱評定材料、學(xué)籍材料、獎懲材料等未及時歸入人事檔案中，滯留在材料形成單位，相關(guān)崗位經(jīng)歷人動或是辦公地點更換后，材料不知去向，造成了材料的遺失。
3.檔案管理人員素質(zhì)有待提高。目前檔案管理隊伍老齡化嚴(yán)重，結(jié)構(gòu)不合理，老同志退休，年輕的專業(yè)人才引進不進來；檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)偏低；檔案管理人員的福利待遇在高校眾多部門中偏低，留不住人才，隊伍不穩(wěn)定；還有部分檔案管理人員對自身要求不嚴(yán)格，輕視檔案工作，缺乏責(zé)任感，缺乏創(chuàng)新意識和開拓精神，在使用新方法、新技術(shù)管理檔案方面有很大的欠缺。
4.檔案內(nèi)容陳舊，實用性不強。1991年的《干部檔案工作條例》將檔案內(nèi)容劃分為十大類：履歷材料，自傳材料，鑒定、考核、考察材料，學(xué)歷、評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料，政審材料，黨團材料，獎勵材料，處分材料，工資、任免、出國等材料，其他可供組織參考的有保存價值的材料。現(xiàn)階段高校教職工人事檔案仍停留對以上十項內(nèi)容的陳列上，而對教職工業(yè)務(wù)素質(zhì)提升的證明材料，反映教職工依法應(yīng)享有的各種工資福利待遇和其他社會保障權(quán)益的等級和變動證明材料很匱乏。現(xiàn)階段，高校學(xué)生就業(yè)工作已從計劃經(jīng)濟下的“統(tǒng)包統(tǒng)分”轉(zhuǎn)向市場經(jīng)濟下的“市場導(dǎo)向、政府調(diào)控、學(xué)校推薦、學(xué)生與用人單位雙向選擇”的就業(yè)機制，而高校學(xué)生人事檔案卻沒有跟上時展的步伐，仍沿襲著計劃經(jīng)濟時代的舊模式，過多強調(diào)思想政治表現(xiàn)，檔案內(nèi)容的收集多側(cè)重于入團、入黨材料及政治方面的獎懲等，忽視素質(zhì)教育成果的展示，缺乏實踐活動、科技創(chuàng)新、心理健康、性格測試等方面的記錄。教職工、學(xué)生人事檔案內(nèi)容的陳舊，在新形勢下對保障教職工權(quán)益、服務(wù)學(xué)生就業(yè)等方面都產(chǎn)生了消極的影響。
二、推進高校人事檔案工作的途徑
1.明確檔案歸屬。將教職工人事檔案、學(xué)生人事檔案均歸口至檔案部門進行管理。將人事檔案納入檔案館集中管理，一方面，可以集中人力、財力、物力，統(tǒng)籌安排，避免低級的、重復(fù)的建設(shè)，集中力量加快推進高校檔案建設(shè)，另一方面，在硬件設(shè)施、人員配備上更能保證人事檔案的安全性、保密性、完好性。但是將人事檔案納入檔案館集中管理，并不是一紙指令就可以實現(xiàn)的，它需要高校結(jié)合自身特點，通盤考慮，做好前期準(zhǔn)備，準(zhǔn)備工作包括保障庫房和辦公用房，改善各類硬件設(shè)備，配備人員，制定內(nèi)部制度和長遠(yuǎn)規(guī)劃，等等［2］。
2.部門協(xié)作配合。首先在人力上予以保障，在主管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)的重視下，人事、組織、紀(jì)檢、監(jiān)察、審計、統(tǒng)戰(zhàn)等部門應(yīng)有一名負(fù)責(zé)人分管人事檔案工作；各院系，各單位應(yīng)有一名黨總支負(fù)責(zé)人分管人事檔案工作，并視情況配備與人事檔案相適應(yīng)的工作人員，負(fù)責(zé)本部門人事檔案材料的收集、整理、歸檔和移交工作。其次在制度層面予以保障。高校應(yīng)結(jié)合自身特點制定教職工、學(xué)生人事檔案管理條例，將各單位的人事檔案工作納入學(xué)校對該單位年度考核的范疇，對人事檔案工作成績突出的單位個人給予表彰，對人事檔案工作不合格的單位也應(yīng)提出批評，促進其改進。最后檔案部門對協(xié)作單位應(yīng)采取“請進來，走出去”多樣式的交流方式，促進職能部門對檔案工作的理解，爭取支持。“請進來”是指面向高校各部門、院系的兼職檔案員定期舉辦檔案工作培訓(xùn)，年度優(yōu)秀兼職檔案單位、個人表彰等；“走出去”是指檔案工作人員深入各部門、院系指導(dǎo)人事檔案工作，增強教職工、學(xué)生對人事檔案的認(rèn)識和了解。
3.培養(yǎng)重視人才。高校應(yīng)重視檔案的基礎(chǔ)工作，在檔案館人才引進、人員編制、福利待遇方面給與相應(yīng)的支持，重視人才。同時加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，培養(yǎng)人才。首先，加強行業(yè)道德培訓(xùn)。人事檔案管理工作是一項專業(yè)性、技術(shù)性、政策性很強的工作，對其從業(yè)人員提出了很高的要求。倡導(dǎo)檔案管理人員學(xué)習(xí)劉義權(quán)同志愛崗敬業(yè)、忠誠事業(yè)、輕索取、重奉獻的工作態(tài)度和高尚情懷，提高行業(yè)道德修養(yǎng)。同時加強檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn)，組織學(xué)習(xí)檔案的各項制度法規(guī)，加強行業(yè)內(nèi)的交流溝通。其次，加強計算機知識和人事管理系統(tǒng)軟件知識的培訓(xùn)，提高檔案管理人員利用現(xiàn)代化管理手段的能力，提升服務(wù)質(zhì)量。只有具備高度責(zé)任心、掌握檔案專業(yè)知識、熟練運用計算機應(yīng)用技術(shù)的復(fù)合型人才，才能保障高校人事檔案工作順利高效地開展。
4.翔實檔案內(nèi)容。調(diào)整和豐富高校教職工、學(xué)生人事檔案的歸檔內(nèi)容和范圍。針對現(xiàn)階段高校人事管理的新發(fā)展，建議將教職工人事檔案在原有的十大類的基礎(chǔ)上加入以下內(nèi)容的材料：（1）反映教職工個人素質(zhì)提升和工作業(yè)績的材料，如各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)、留學(xué)訪學(xué)、學(xué)歷提升、科研成果的證明材料；（2）反映教職工與學(xué)校之間關(guān)系變動的材料，如各種聘用合同、勞動合同、合作協(xié)議和解聘、辭退、崗位變動等相關(guān)材料；（3）反映教職工依法應(yīng)享有的各種福利待遇和其他社會保障權(quán)益的等級和變動材料［3］。建議在高校學(xué)生檔案原有的內(nèi)容基礎(chǔ)上拓展以下領(lǐng)域的材料：（1）在校期間獲得的獎勵，通過的各類資格考試、等級考試的相關(guān)證明材料；（2）學(xué)習(xí)期間開展的心理測評、性格測試的測評結(jié)果；（3）學(xué)生參與社會實踐和科技創(chuàng)新活動的表現(xiàn)和取得的成果。通過翔實檔案內(nèi)容，使得高校人事檔案更好地為保障教職工權(quán)益、促進學(xué)生就業(yè)服務(wù)。
參考文獻：
［1］李君.淺談高校人事檔案管理存在的問題及對策［J］.學(xué)理論，2010，（3）：195-196.
