發(fā)布時(shí)間：2023-06-02 15:11:40
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的智慧檔案管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
1．1檔案記錄形式呆板，缺少創(chuàng)新性
管理形式雷同性強(qiáng)是社會失范的突出癥結(jié)之一，也稱作“形式主義”。社會管理失范促生了呆板的檔案管理形式，嚴(yán)重降低了檔案的內(nèi)在價(jià)值。現(xiàn)階段，信息互動頻率逐漸增加，單位之間的信息互補(bǔ)性進(jìn)一步加強(qiáng)，因此，檔案管理方案和管理模式范本就會流行于各個單位之間。會議和文件是管理的主要方式，無論是領(lǐng)導(dǎo)的言論，還是文件的內(nèi)容都要求具有真實(shí)樸質(zhì)的特點(diǎn)，嚴(yán)禁出現(xiàn)“套話”和“管腔”等形式主義的語言模式，然而受社會中形式主義的影響，領(lǐng)導(dǎo)演講和文件中大多出現(xiàn)了缺乏實(shí)用性、創(chuàng)造性的觀點(diǎn)，從而導(dǎo)致檔案中出現(xiàn)重復(fù)記錄的現(xiàn)象。比如在不同級別的文件中屢次出現(xiàn)“科學(xué)發(fā)展”、“人本主義精神”和“和諧團(tuán)隊(duì)”等方面的內(nèi)容，極大地降低了檔案的保存價(jià)值。檔案管理方式也是提升檔案價(jià)值的關(guān)鍵因素之一，然而單位檔案管理模式多是沿用社會上通用的管理模式進(jìn)行管理，對增強(qiáng)單位競爭力無益，不利于企業(yè)的個性化發(fā)展。
1．2檔案信息失真，可靠性降低
真實(shí)性體現(xiàn)了檔案的基本價(jià)值，但由于受各種社會失范形式的影響，檔案管理中出現(xiàn)明顯的信息失真和浮夸現(xiàn)象。比如，在現(xiàn)代社會中，某些單位為了逃避稅收，篡改經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)；有些行政領(lǐng)導(dǎo)為了減少自身責(zé)任，少報(bào)或者隱報(bào)管轄內(nèi)的安全責(zé)任事故或者自然災(zāi)害造成的損失，從而致使檔案記錄缺乏真實(shí)性，不利于國家及時(shí)做出指導(dǎo)政策。為了局部利益而背離客觀事實(shí)的做法較為常見，是形成管理失范現(xiàn)象的根源之一，客觀的社會實(shí)踐記錄才是確保檔案生命力的源泉。檔案失真包括兩個方面，即記錄內(nèi)容失真和管理過程失真，后者是前者的保障。內(nèi)容失真主要是指檔案記錄沒有真實(shí)反映社會實(shí)踐過程和實(shí)踐情況，以造假和虛構(gòu)出的文字或者數(shù)字記錄活動情形，無實(shí)質(zhì)性的檔案價(jià)值。管理過程失真，是為達(dá)到某種不正當(dāng)?shù)哪康?，而將真?shí)的記錄進(jìn)行銷毀或者更改，弱化檔案的原有屬性，不能真實(shí)地反映不規(guī)范的實(shí)踐過程。
1．3檔案內(nèi)容缺失，完整性差
在現(xiàn)實(shí)的社會活動中，管理理性程度較弱，嚴(yán)重影響了檔案管理內(nèi)容的完整性。社會失范易導(dǎo)致人們做出一系列的不規(guī)范行為，比如，在會議上，某些單位領(lǐng)導(dǎo)為了推脫自身責(zé)任，而使用模棱兩可的語言作為處理意見，或者談話時(shí)避重就輕，甚至要求相關(guān)記錄人員對自己的發(fā)言不予記錄。在這種情況下，檔案內(nèi)容缺失較大，一些重大事項(xiàng)的處理決策和方案沒有得到及時(shí)、完整的記錄，或者方式較為含糊，不能為日后提供的參考依據(jù)。在社會管理缺失的環(huán)境下，各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度普遍降低，因此，不利于日后成績的發(fā)展。受管理缺失的影響，由于各種背景因素的影響，檔案記錄長期處于一種片面的記錄狀態(tài)，若不加以制止，不但降低了檔案價(jià)值，而且容易造成檔案管理短板，人們對檔案完整性的追求也會逐漸消退，對社會的長遠(yuǎn)發(fā)展及其不利。
2提升檔案價(jià)值的方法
2．1優(yōu)化管理內(nèi)容，改變虛假的記錄習(xí)慣
在不同的社會中，檔案始終發(fā)揮著重要作用，傳統(tǒng)的檔案是密閉的、獨(dú)有的，檔案中的技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)可以成為企業(yè)對外競爭的優(yōu)勢，也容易導(dǎo)致企業(yè)陷入孤獨(dú)的境況。在現(xiàn)代社會中，隨著信息公開程度逐漸加深，檔案內(nèi)容日益透明化，單位之間的信息互動越來越多，并在相互借鑒中取得共同進(jìn)步。如何使公共的檔案管理經(jīng)驗(yàn)成為單位特有的競爭性力，必須結(jié)合單位實(shí)際情況，對檔案管理辦法進(jìn)行革新。比如，對于單位內(nèi)外部的技術(shù)文件、重大過失的處理方法進(jìn)行收錄，并進(jìn)行長期保存，然而，檔案的保存期限并不是越長越好，對于價(jià)值較為一般的檔案通過鑒定文獻(xiàn)類型，設(shè)定保存期限，同時(shí)按照國家相關(guān)檔案保存管理?xiàng)l例，定期評定檔案的價(jià)值，及時(shí)更新和消除“過期”文件。
2．2建立檔案管理體制，靈活創(chuàng)建管理機(jī)構(gòu)
開展檔案工作，必須要有相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)保障，專門的檔案管理部門也是提高檔案價(jià)值的重要途徑。一般情況下，檔案管理組織形式分為以下兩種，即集中式和分散式，檔案管理形式必須與企業(yè)的發(fā)展情況相對應(yīng)。目前，管理體制均有了很大的轉(zhuǎn)變，從單位的發(fā)展趨勢來看，一方面，單位內(nèi)部各部門之間的聯(lián)系日益緊密，朝著團(tuán)隊(duì)化組織方向發(fā)展，企業(yè)檔案的管理權(quán)逐漸公開化，單位領(lǐng)導(dǎo)需要進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)定設(shè)置專業(yè)的管轄部門，強(qiáng)調(diào)檔案管理的獨(dú)立性。另一方面，越來越多的單位采取單位總部檔案管理和項(xiàng)目管理檔案管理相結(jié)合的方式，即單位內(nèi)部設(shè)立自上而下的檔案管理機(jī)構(gòu)體系，任命總部的管理人員為檔案部門主管，各項(xiàng)目的檔案管理員為部門成員，進(jìn)行綜合管理。
2．3創(chuàng)新檔案管理方法，吸收時(shí)代元素
檔案管理方法關(guān)系到信息的有效收集量和保存價(jià)值的大小，單位應(yīng)不斷更新檔案管理觀念，及時(shí)吸納優(yōu)秀的管理方法。傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)成形若干個范式，并在相應(yīng)的時(shí)期促進(jìn)了單位的發(fā)展。但是隨著社會的不斷前進(jìn)，信息化逐漸成為當(dāng)今的發(fā)展趨勢，又創(chuàng)造出更多的檔案實(shí)體形式，為了更好地開展實(shí)體檔案和電子檔案工作，人們進(jìn)行了多次嘗試，但管理效果仍然沒有發(fā)生根本性的改變。要向同時(shí)做好不同類型的檔案管理工作，管理人員應(yīng)根據(jù)不同的檔案種類，確定相應(yīng)的檔案管理方法。比如，對于數(shù)量較大的、使用頻率高的檔案，使用膠片或者磁盤的形式進(jìn)行存儲，對于數(shù)據(jù)原始檔案，通過建立數(shù)據(jù)庫進(jìn)行存儲，對于機(jī)密性較強(qiáng)的檔案則可利用以上兩種方法進(jìn)行儲存。
3結(jié)束語
1.檔案信息資源共享建設(shè)理念較為落后
目前，我國檔案館檔案信息資源建設(shè)存在思想封閉、理念保守、閉門發(fā)展等問題，制約了檔案信息資源共享建設(shè)的有效發(fā)展。各級檔案館的發(fā)展建設(shè)注重的是檔案信息資源的收集存儲，而忽略了檔案信息資源的共享開發(fā)建設(shè)。“重藏輕用”的落后思想仍然束縛著檔案館各項(xiàng)工作的開展，抑制了檔案信息資源共享與交換建設(shè)，使各級檔案館的檔案信息資源缺乏交流互動的能動性，對檔案信息資源數(shù)字化共享建設(shè)不夠重視，不愿意投入大量的資金成本開展檔案信息化建設(shè)工作，還有些檔案館只是疲于應(yīng)付，或者僅僅是搞面子工程。即使有些檔案館確立了檔案信息資源共享建設(shè)的目標(biāo)，卻由于缺乏動力難以真正推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，長期存在“信息孤島”的問題；還有些檔案館對檔案信息資源共享建設(shè)的論證不足，建成之后也難以真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，逐漸出現(xiàn)了發(fā)展建設(shè)滯后的現(xiàn)象。
2.檔案信息資源服務(wù)面窄，數(shù)字化程度低
近幾年來，我國各級檔案館的檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)建設(shè)與之前相比發(fā)展速度較快，但其中檔案信息資源共享的內(nèi)容量卻仍然較少，很多檔案館建設(shè)的網(wǎng)站除了關(guān)于檔案館的基本介紹和館藏目錄之外，社會公眾幾乎查詢不到任何信息，或者出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)鏈接無法打開的問題。檔案館網(wǎng)站內(nèi)容也長期得不到更新，很多檔案信息資源只能提供標(biāo)題和摘要瀏覽服務(wù)，用戶無法連接到數(shù)據(jù)庫查看全部文獻(xiàn)資料，如果想要獲得更多的檔案信息必須到檔案館申請人工查閱。從社會信息化建設(shè)發(fā)展來看，數(shù)字化檔案信息資源是信息傳播的主要形式，也是檔案館檔案信息資源共享建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容。目前，我國各級檔案館的檔案信息資源共享建設(shè)與發(fā)達(dá)國家相比仍然處于落后階段，檔案信息資源數(shù)量也有限，數(shù)字化建設(shè)程度較低。
3.檔案信息資源共享建設(shè)手段落后，利用率低
檔案信息資源共享建設(shè)不僅要注重檔案內(nèi)容的不斷豐富，更要方便檔案用戶的查詢利用。但是，我國各級檔案館對于檔案信息資源檢索重視程度較低，難以提供功能完善的檢索條件，檔案信息資源的易用性差、檢索效率低，大部分檔案館的檔案信息資源檢索不支持全文檢索、二次檢索和布爾邏輯檢索，檔案用戶對獲得的檢索結(jié)果并不滿意。由于檔案信息資源分布廣、涉及面多，不同地域之間的檔案信息資源收集、處理、存儲標(biāo)準(zhǔn)不同，導(dǎo)致檔案信息資源過于分散，給檔案信息資源檢索發(fā)展帶來了一定影響。而且，很多檔案館沒有先進(jìn)的技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高效整合和準(zhǔn)確定位，缺乏檔案信息資源分類檢索平臺和共享利用平臺建設(shè)，采用的信息檢索軟件也比較落后，更新維護(hù)困難，對檔案用戶的查詢效率造成一定影響，不支持多種邏輯組合檢索的方式，難以真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享與交換。
二、網(wǎng)絡(luò)背景下檔案信息資源共享體系構(gòu)建策略
1.提高檔案信息資源共享的安全性
檔案信息資源共享建設(shè)要切實(shí)提高安全性，隨著現(xiàn)代社會信息化發(fā)展，檔案館負(fù)責(zé)收集整理、開發(fā)利用的檔案信息數(shù)量持續(xù)增多，在實(shí)現(xiàn)最大限度的檔案信息資源共享的同時(shí)，要不斷強(qiáng)化檔案服務(wù)功能。但是，檔案事業(yè)的發(fā)展有著政治性等不可忽視的本質(zhì)特征，因此對于檔案信息資源的安全管理要更加重視。在檔案信息資源共享建設(shè)過程中，要對檔案信息資源的類型進(jìn)行仔細(xì)鑒定，確定不同檔案信息資源的保密級別和開放范圍，真正做到嚴(yán)格審查、認(rèn)真管理、加強(qiáng)保密。而且，檔案館工作人員要有良好的安全意識，積極采用各種現(xiàn)代信息技術(shù)防止網(wǎng)絡(luò)黑客和病毒的非法入侵，利用各種網(wǎng)絡(luò)安全防御技術(shù)，及時(shí)消除網(wǎng)絡(luò)中存在的各種安全隱患，保證檔案信息資源共享管理系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。在提高檔案信息資源安全性時(shí)，要更加注重檔案信息資源的合理合法利用，使其能夠發(fā)揮其最大價(jià)值。制定完善可靠的電子檔案信息資源查詢流程、使用規(guī)范、安全級別等制度標(biāo)準(zhǔn)，綜合利用數(shù)字簽名、數(shù)字水印等技術(shù)，確保檔案信息資源共享和交換的安全性和保密性。
2.實(shí)現(xiàn)檔案信息資源協(xié)同共享服務(wù)
將檔案館檔案信息資源共享建設(shè)與政府電子政務(wù)平臺相互結(jié)合，深入貫徹政府信息公開條例，使檔案館信息化建設(shè)能夠?qū)⒄C布的現(xiàn)行文件直接收集到檔案館中，為檔案信息資源共享建設(shè)奠定良好基礎(chǔ)，在實(shí)現(xiàn)檔案信息資源安全保密的同時(shí)，不斷拓展檔案信息資源服務(wù)功能，為社會公眾提供多元化、個性化檔案服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)服務(wù)型檔案信息資源管理模式，體現(xiàn)“以人為本”的檔案服務(wù)理念。將檔案館傳統(tǒng)的“重藏型”管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)型管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案館不同職能部門之間的協(xié)同服務(wù)，在發(fā)展建設(shè)服務(wù)型檔案信息資源管理模式過程中，雖然不同職能部門之間必然會存在信息壁壘問題，但是在一定時(shí)間范圍內(nèi)可以使檔案館不同部門之間實(shí)現(xiàn)信息共享，提高檔案館綜合服務(wù)效率，節(jié)約社會公眾查詢、檢索和利用檔案信息資源的時(shí)間。目前，我國部分檔案館已經(jīng)采用了協(xié)同工作的服務(wù)型檔案信息資源管理模式，切實(shí)體現(xiàn)了“以人為本”的服務(wù)理念，將檔案用戶分為社會公眾、企業(yè)用戶和授權(quán)用戶等多個類型，使檔案館可以針對特定用戶提供多元化功能服務(wù)，縮短檔案查詢時(shí)間，提高服務(wù)效率。
3.注重檔案信息資源的開發(fā)、共享和利用
檔案館利用現(xiàn)代信息技術(shù)為檔案用戶提供多元化的數(shù)字化服務(wù)，是檔案信息資源建設(shè)的發(fā)展方向。檔案館可以從檔案信息資源專題開發(fā)入手，進(jìn)行深層次的價(jià)值挖掘，建立不同區(qū)域的檔案信息資源管理中心，以互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行支撐，通過網(wǎng)絡(luò)窗口服務(wù)提高檔案信息資源共享服務(wù)的功能性，建設(shè)專門為政府機(jī)關(guān)、社會公眾、企事業(yè)單位提供檔案信息資源服務(wù)的共享平臺。檔案信息資源共享建設(shè)的最終目標(biāo)就是深入開發(fā)檔案信息，將分布廣泛、相互獨(dú)立的檔案信息資源連接起來，形成統(tǒng)一的檔案信息資源共享規(guī)模，使檔案信息資源可以為社會發(fā)展、產(chǎn)業(yè)擴(kuò)大提供功能化服務(wù)。檔案館對于分散存儲的檔案信息資源，要利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行集中管理和有效整合，在保證檔案信息資源安全可控的基礎(chǔ)上，對檔案信息資源進(jìn)行分級管理。利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)，將分散于不同區(qū)域的檔案信息資源進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的優(yōu)化配置，利用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享互動和高效服務(wù)；打破傳統(tǒng)區(qū)域和部門之間信息壁壘的問題，使不同類型的授權(quán)用戶可以根據(jù)自己的權(quán)限級別獲得自己需要的檔案信息；檔案館將收集到的檔案信息資源經(jīng)過加工處理、整合存儲之后向社會提供各種服務(wù)，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的安全共享與交換。
三、總結(jié)
一、加強(qiáng)法制建設(shè)，進(jìn)行規(guī)范管理
加強(qiáng)法制建設(shè)，依法進(jìn)行檔案信息化管理，這是信息化建設(shè)的重要前提。目前，檔案的信息化已經(jīng)到重要階段，要在建設(shè)中不斷地規(guī)范，及時(shí)制訂各種相關(guān)制度，使之規(guī)范化、法制化。根據(jù)有關(guān)部門起草的有關(guān)電子文件原數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、檔案數(shù)字化流程及相關(guān)數(shù)據(jù)格式等系列標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。在這一系列制度中，有必要對檔案信息化建設(shè)中的保密制度進(jìn)行規(guī)范。
1.建立系列檔案信息化及相關(guān)的保密制度。
檔案信息化建設(shè)是個系統(tǒng)工程，既離不開信息管理方面的法律規(guī)定，又離不了有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。為了保證檔案信息平臺的安全，要按照計(jì)算機(jī)系統(tǒng)建設(shè)中的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來設(shè)計(jì)開發(fā)，更要參照檔案領(lǐng)域有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。第二，成立檔案信息化建設(shè)協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)小組，實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，進(jìn)行宏觀調(diào)控，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各個管理層次的工作。要成立專門技術(shù)小組，具體負(fù)責(zé)檔案信息內(nèi)容的安全、技術(shù)安全和網(wǎng)絡(luò)安全等，注意把好檔案信息內(nèi)容的安全關(guān)，確保檔案資料的安全，做到寬進(jìn)嚴(yán)出。
2.增強(qiáng)檔案管理人員保密意識，強(qiáng)化檔案保密教育。
加強(qiáng)檔案保密法制教育是增強(qiáng)教職員工保密法制觀念的重要途徑。檔案工作人員特別是各級檔案領(lǐng)導(dǎo)干部，必須從高度出發(fā)，充分認(rèn)識保密工作的重要性，充分認(rèn)識到保密工作的復(fù)雜性。加強(qiáng)保密法紀(jì)律教育，提高檔案工作人員尤其是年輕同志的保密觀念，要懂得如何依法保守秘密，怎樣履行好憲法和保密法律法規(guī)所規(guī)定的各項(xiàng)保密義務(wù)，還要使他們了解違反保密法律法規(guī)，不履行保密義務(wù)及泄露國家秘密應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的法律責(zé)任。
首先，要繼續(xù)深入開展以普及檔案保密法律常識為主要內(nèi)容的保密法制宣傳教育活動。
其次，要突出檔案保密法制宣傳教育的重點(diǎn)，通過在各級檔案館（室）部門開設(shè)保密法制教育課及講座，進(jìn)一步更新各級領(lǐng)導(dǎo)干部的保密觀念，提高他們的檔案保密法制意識和做好檔案保密上作的自覺性。
同時(shí)，要大力宣傳、認(rèn)真執(zhí)行科研檔案保密法規(guī)，積極宣傳嚴(yán)格遵守保密制度的先進(jìn)典型，表彰他們的先進(jìn)事跡，推廣他們的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。
二、檔案科學(xué)管理是檔案安全保密的基礎(chǔ)
1.硬件設(shè)施配套完善是基礎(chǔ)。
依據(jù)中華人民共和國教育部第27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，存放檔案應(yīng)當(dāng)設(shè)有專門庫房，庫房中的門窗應(yīng)專門加固，可配備防盜門、門禁、鐵質(zhì)電動窗等設(shè)備，庫房中還應(yīng)有紅外感應(yīng)器、煙感、密碼檔案柜、滅火器、除濕機(jī)、臭氧發(fā)生器、碎紙機(jī)等設(shè)備，以達(dá)到防盜、防火、防潮、防塵、防光、防蟲、防霉和防污染的八防效果，確保檔案的安全性。檔案庫房由專人負(fù)責(zé)，無關(guān)人員禁止入內(nèi)。從檔案保密的角度看，硬件設(shè)施是基礎(chǔ)。
2.提高檔案管理人員的素質(zhì)是關(guān)鍵。
檔案管理人員的素質(zhì)是關(guān)鍵，也是檔案保密工作的基礎(chǔ)和保證。高職院校的檔案管理人員必須努力提高自己三個方面的素質(zhì)：一是政治素質(zhì)，檔案關(guān)系到國家的安全、社會的穩(wěn)定與和諧，因此要有高度的政治責(zé)任感，要講政治、講原則，熱愛檔案事業(yè)。二是文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，只有具有豐富的檔案管理的專業(yè)知識，才能夠業(yè)務(wù)熟練，獨(dú)立處理出現(xiàn)的各類問題，防止保密檔案泄密。三是高度的敏銳性，絕密檔案的管理人員必須具備較強(qiáng)的責(zé)任心和高度的保密意識，有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚。無論在什么場合，檔案人員都應(yīng)做到守口如瓶，把保守秘密作為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。
3.電子檔案管理是新的挑戰(zhàn)
隨著時(shí)代的發(fā)展，越來越多的單位都實(shí)行了無紙化辦公，電子文件逐漸成為檔案文件的另一種重要形式。檔案管理工作也從手動管理階段發(fā)展到使用檔案專業(yè)管理軟件管理階段，管理手段上的變革，必然帶來保密工作方式上的變革，是新的挑戰(zhàn)。
第一，要構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全體系。保障網(wǎng)絡(luò)安全，一般可以通過隔斷來自互聯(lián)網(wǎng)的各種安全威脅，如防火墻系統(tǒng)防護(hù)和物理隔離兩種方式來實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全；第二要設(shè)立電子查閱安全制度，進(jìn)行科學(xué)管理；第三，電子檔案一定要備份。
三、加強(qiáng)高職院校檔案管理，促進(jìn)體制改革
做好檔案的保密工作，是推進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)、健康發(fā)展的基本保障，是促進(jìn)高職院校教育體制改革和教育事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的重要保證。檔案的管理和利用是檔案工作的兩項(xiàng)重要內(nèi)容，檔案保密管理和利用是檔案工作中相輔相成的矛盾的統(tǒng)一體。在傳統(tǒng)保密觀念的影響下，檔案工作作普遍存在輕利用重保密的現(xiàn)象，這使許多檔案束之高閣、禁錮起來，變成了廢紙，造成了檔案資源的浪費(fèi)。做好高職院校檔案的保密和利用工作，有利于處理好保密與利用的關(guān)系，促進(jìn)人才培養(yǎng)。
參考文獻(xiàn)：
[1]張國芳.通過加強(qiáng)檔案管理促進(jìn)繼續(xù)教育工作[J].山西廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2008（4）.
一、社會組織登記檔案的涵義
社會組織檔案是指縣級以上人民政府民政部門在依法為社會團(tuán)體及其分支（代表）機(jī)構(gòu)，基金會及其分支（代表）機(jī)構(gòu)，境外基金會代表機(jī)構(gòu)以及民辦非企業(yè)單位辦理申請籌備成立、成（設(shè)）立登記、變更登記、注銷登記、備案、章程核準(zhǔn)、年度檢查和行政處罰等工作中形成的具有查考、利用價(jià)值的各種文件材料。社會組織登記檔案管理工作由縣級以上人民政府民政部門分級負(fù)責(zé)。
二、社會組織登記檔案的分類和整理
（一）社會組織登記檔案的分類
社會組織登記檔案按其來源可分三類：社會團(tuán)體類、民辦非企業(yè)單位類和基金會類。其中基金會類又可分為基金會類和境外基金會代表機(jī)構(gòu)類兩種。根據(jù)其性質(zhì)的不同，各類社會組織有不同的文件材料歸檔范圍。
（二）各類社會組織登記檔案的歸檔范圍
1.社會團(tuán)體登記文件材料歸檔范圍：籌備成立文件材料；成立登記文件資料；設(shè)立分支（代表）機(jī)構(gòu)登記文件材料；變更名稱登記文件材料；變更法定代表人登記文件材料；變更業(yè)務(wù)主管單位登記文件材料；變更住所登記文件材料；變更活動資金文件材料；變更業(yè)務(wù)范圍文件材料；分支（代表）機(jī)構(gòu)變更文件材料；社會團(tuán)體及其分支（代表）機(jī)構(gòu)備案文件材料；章程修訂及其核準(zhǔn)文件材料；年檢文件材料；注銷登記文件材料；分支（代表）機(jī)構(gòu)注銷登記文件材料；行政處罰文件材料。
2.民辦非企業(yè)單位登記文件材料歸檔范圍：成立登記文件材料；變更名稱登記文件材料；變更法定代表人登記文件材料；變更業(yè)務(wù)主管單位登記文件材料；變更住所登記文件材料；變更開辦資金登記文件材料；變更業(yè)務(wù)范圍登記文件材料；備案材料；章程或合伙協(xié)議修訂及其核準(zhǔn)文件材料；年檢文件材料；注銷登記文件材料；行政處罰文件材料。
3.基金會登記文件材料歸檔范圍：設(shè)立登記文件材料；設(shè)立分支（代表）機(jī)構(gòu)文件材料；變更名稱登記文件材料；變更法定代表人登記文件材料；變更業(yè)務(wù)主管單位登記文件材料；變更類型登記文件材料；變更住所文件材料；變更原始基金數(shù)額文件材料；變更公益活動的業(yè)務(wù)范圍文件材料；分支（代表）機(jī)構(gòu)變更文件材料；備案文件材料；章程修訂及其核準(zhǔn)文件材料；年檢文件材料；注銷登記文件材料；分支（代表）機(jī)構(gòu)注銷登記文件材料；行政處罰文件材料。
4.境外基金會代表機(jī)構(gòu)登記文件材料歸檔范圍：設(shè)立登記文件材料；變更名稱文件材料；變更負(fù)責(zé)人文件材料；變更業(yè)務(wù)主管單位文件材料；變更住所文件材料；變更業(yè)務(wù)范圍文件材料；備案文件材料；年檢文件材料；注銷登記文件材料；行政處罰文件材料。
（三）社會組織登記檔案的整理
一是社會組織登記檔案按照一個組織一檔的原則進(jìn)行整理。歸檔材料以“件”為單位，一般以一份文件為一件，正文與附件為一件，請示與批復(fù)為一件，一次上報(bào)的多份表格，每份表格可為一件。二是一個社會組織的所有文件按照時(shí)間順序在檔案盒內(nèi)排列。三是不同社會組織的登記檔案按照社會組織登記號的順序排列。
三、社會組織登記檔案的管理
（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，提高硬件設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)
領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好社會組織登記檔案管理的前提，必要的保管硬件設(shè)施是搞好社會組織登記檔案管理的保證。對于檔案管理者爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視很有必要，只有領(lǐng)導(dǎo)重視了，才有可能爭取更多的資金投入，配備必要的檔案保管裝備，設(shè)置防火、防盜、防漬、防有害生物等安全設(shè)施，以確保檔案的安全。
（二）加快社會組織登記檔案管理信息化進(jìn)程
由于社會信息化的快速發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)已全面進(jìn)入政府辦公的全過程，無紙化辦公也已成為新的潮流。在此過程中形成的電子文檔，更有利于查詢和保管，將逐步成為與紙質(zhì)文檔同樣重要的檔案內(nèi)容。因此，必須加快社會登記檔案管理的信息化進(jìn)程，才能適應(yīng)這種發(fā)展和進(jìn)步，從而保證社會組織登記檔案的管理不落后于社會的發(fā)展。
（三）搞好社會組織登記檔案的利用工作
關(guān)鍵詞：檔案管理服務(wù)；下崗職工；作用
檔案是個人職業(yè)生涯總體情況的總結(jié)與記錄。檔案管理有著重要的社會價(jià)值。其中下崗職工的檔案管理成為了重要的一個工作環(huán)節(jié)。從上世紀(jì)八十年代起，我國開始出現(xiàn)下崗職工到現(xiàn)在，下崗職工雖然有所減少，但是面臨的問題依然非常嚴(yán)峻。在下崗職工的管理當(dāng)中，檔案成為管理的重要依據(jù)，面對下崗職工檔案管理的現(xiàn)狀，各級政府與部門必須加強(qiáng)對下崗職工檔案的管理，發(fā)揮其對下崗職工再就業(yè)所產(chǎn)生的作用。
一、新時(shí)期下崗職工檔案管理的現(xiàn)狀
下崗職工檔案管理重視程度有所提高，下崗職工的檔案管理問題越來越多地受到了各級部門的重視。一些單位對下崗職工的檔案管理，指定專門的機(jī)構(gòu)與管理人員，明確職責(zé)，從為下崗職工的生活利益著想的角度出發(fā)，建立了比較完善的下崗職工檔案。同時(shí)，為了增強(qiáng)管理的實(shí)效性，還擴(kuò)大了下崗職工檔案內(nèi)容范圍，除了個人的基本資料之外，還包括個人建立、與原單位簽訂的合同材料、參加政府舉辦的下崗職工再就業(yè)活動材料等。一些單位還積極開展的檔案管理服務(wù)活動，利用掌握的下崗職工檔案材料，采取推薦、舉辦招聘會等形式，促進(jìn)下崗職工的再就業(yè)。
但是，受到體制、觀念等多方面因素的影響，現(xiàn)在的檔案管理服務(wù)工作當(dāng)中還存在不少的弊端，比如說相關(guān)部門對下崗職工的檔案管理工作的不重視，沒有應(yīng)有的管理人力資金的投入，將其作為企業(yè)的負(fù)擔(dān)。同時(shí)，一些企業(yè)沒有按照規(guī)定建立完善的職工檔案制度，檔案材料不健全，影響到下崗職工檔案管理水平的提高。例如破產(chǎn)兼并的企業(yè)管理調(diào)動頻繁，調(diào)動下崗員工檔案流失、檔案殘缺的情況時(shí)有發(fā)生，甚至有一些企業(yè)讓下崗職工自存檔案的現(xiàn)象。在這種情況下，企業(yè)就無法為下崗職工管理機(jī)構(gòu)提供完善的檔案材料，也就無法針對下崗職工的現(xiàn)狀，采取針對性的促進(jìn)其就業(yè)的措施。
二、檔案管理服務(wù)對下崗職工再就業(yè)作用發(fā)揮
針對新時(shí)期下崗職工檔案管理的現(xiàn)狀，為了發(fā)揮檔案管理服務(wù)對下崗職工再就業(yè)的作用，提出如下建議：
1.強(qiáng)化宣傳、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)
當(dāng)前，各級政府及企事業(yè)單位應(yīng)該充分認(rèn)識到檔案管理對于下崗職工再就業(yè)的重要作用和意義，在工作當(dāng)中加強(qiáng)檔案管理宣傳，讓用人單位能夠認(rèn)識到檔案管理的作用，從思想上重視起檔案管理工作，為檔案管理配備專門的檔案管理人員，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)專門負(fù)責(zé)，強(qiáng)化檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。從各級政府及勞動部門的角度來講，應(yīng)把檔案工作當(dāng)做透視社會現(xiàn)象、掌握社會就業(yè)信息的主要渠道，展開具體深入的領(lǐng)導(dǎo)宣傳活動。例如，在相關(guān)就業(yè)市場開設(shè)宣傳專欄，張貼宣傳標(biāo)語，并積極利用各界媒體的力量，讓社會認(rèn)識與接收檔案工作管理與服務(wù)，提高人們對檔案工作的認(rèn)識，從而促進(jìn)下崗職工檔案管理作用的發(fā)揮。而勞動者在工作當(dāng)中，要主動配合用人單位，完善自己的檔案管理資源，下崗以后要積極的向勞動部門提供檔案，并按照勞動主管部門的要求對檔案材料進(jìn)行完善，在提高下崗職工檔案管理水平的基礎(chǔ)上，為檔案管理服務(wù)的發(fā)揮創(chuàng)造條件。
2.推動下崗職工檔案管理的社會化
下崗職工再就業(yè)不只是勞動部門的職責(zé)，而是全社會面臨的一項(xiàng)重要社會問題，這就要求在下崗職工檔案管理工作當(dāng)中，不要局限在勞動就業(yè)部門，而是要實(shí)現(xiàn)下崗職工檔案管理的社會化。同時(shí)，伴隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)管理職能呈現(xiàn)社會化的特征，在職工檔案管理當(dāng)中，開始有社會機(jī)構(gòu)的參與，這說明檔案的社會功能不斷的凸顯。這就要求在下崗職工檔案管理當(dāng)中，要推動其實(shí)現(xiàn)社會化。勞動就業(yè)部分應(yīng)該針對當(dāng)前下崗職工檔案管理社會化的現(xiàn)狀，積極采取針對性的措施，提高社會化管理水平，使檔案能夠更好的發(fā)揮其服務(wù)作用。比如對無力交納管理費(fèi)用的下崗職工可以采取減交或者免交。對于一些滯留原單位的“死檔案”，應(yīng)積極派相關(guān)人員收繳。另外，政府部門應(yīng)當(dāng)適當(dāng)投入資金解決一些“死檔案”所存在的問題，避免檔案的流失，同時(shí)解除檔案對下崗職工的束縛，讓檔案服務(wù)于社會，從而對促進(jìn)再就業(yè)產(chǎn)生積極的推動。
3.強(qiáng)化用人單位與勞動就業(yè)部分的檔案管理配合
工會是“職工娘家”，解決下崗職工再就業(yè)的問題，與各級工會的配合顯得非常重要。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)與工會與就業(yè)機(jī)構(gòu)合作交流，挖掘檔案深層次的就業(yè)信息，為下崗職工服務(wù)，并努力進(jìn)行對檔案的加工。協(xié)同工會部門為下崗職工協(xié)調(diào)工作接收單位，積極配合就業(yè)部門宣傳以及對檔案與人才的發(fā)掘，及時(shí)向其提供下崗職工的檔案及相關(guān)資料。完善整個再就業(yè)的系統(tǒng)。同時(shí)，在再就業(yè)檔案管理當(dāng)中，用人單位與勞動就業(yè)部門要保持積極的溝通與交流，原單位必須根據(jù)勞動就業(yè)部門的要求，完善自身的檔案管理制度，并對下崗職工會的檔案進(jìn)行完善，及時(shí)提交給勞動就業(yè)部門，同時(shí)根據(jù)要求提供其他與下崗職工檔案有關(guān)的檔案材料，以完善的下崗職工檔案。下崗職工的再就業(yè)接納單位，也要按照檔案管理的要求，做好再就業(yè)職工的檔案接收及管理工作，以更好的對再就業(yè)的職工進(jìn)行管理。
總之，下崗職工檔案管理對于新時(shí)期的下崗職工再就業(yè)工作具有重要意義，勞動就業(yè)部門及用人單位要重視職工檔案的完善，認(rèn)真做好下崗職工檔案管理。在管理的過程中，要從幫助下崗職工再就業(yè)的角度出發(fā)，對其進(jìn)行積極科學(xué)的管理，通過分析職工檔案，查找下崗職工勞動就業(yè)上的不足，開展針對性的再就業(yè)培訓(xùn)，提高下崗職工的勞動就業(yè)能力，使檔案管理在下崗職工再就業(yè)當(dāng)中發(fā)揮更大的作用。
參考文獻(xiàn) ：
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【關(guān)鍵詞】困難職工檔案；管理；思考
困難職工幫扶工作是縣市工會工作重要組成部分。困難職工檔案是指各級工會組織在對困難職工家庭建檔審核、審批、日常幫扶工作中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像、電子數(shù)據(jù)等不同形式和載體的歷史記錄，既是工會工作檔案的重要內(nèi)容，也是社會民生檔案的重要組成部分。做好縣市困難職工檔案工作，對于服務(wù)社會民生，對于工會依法維護(hù)職工合法權(quán)益，促進(jìn)社會和諧穩(wěn)定具有十分重要的意義。然而由于困難職工檔案工作具有廣泛性、動態(tài)性、替代性等特點(diǎn)，導(dǎo)致一些單位幫扶工作不精準(zhǔn)，影響了困難職工幫扶工作的開展，本文擬對縣市工會困難職工檔案工作管理，作幾點(diǎn)思考。
一、深刻認(rèn)識困難職工檔案工作的重要意義
困難職工檔案是工會組織掌握困難職工群體狀況的原始憑證，是工會開展送溫暖和幫扶救助工作，向黨委政府反映困難職工的情況和推動解決困難職工相關(guān)問題的重要依據(jù)。建立和完善困難職工檔案工作，對于推進(jìn)工會維權(quán)職責(zé)，落實(shí)中央關(guān)于“十三五”期間有關(guān)改善民生問題具有十分重要的意義。
（一）工會困難職工檔案工作是我國民生檔案工作的重要組成部分。民生檔案是機(jī)關(guān)、社會組織和個人形成的與人民群眾利益直接相關(guān)的檔案，包括勞動就業(yè)、社會保障、社會管理等涉民檔案。是社會管理活動的歷史記錄，是維護(hù)群眾權(quán)益的原始憑證，是人民群眾最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實(shí)的利益問題在檔案工作中的集中體現(xiàn)。當(dāng)前，我國正處于社會轉(zhuǎn)型期，各種矛盾突出，產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整，企業(yè)轉(zhuǎn)型升級，社會貧富差距進(jìn)一步加大，尤其是職工因病致貧、子女就學(xué)致貧等現(xiàn)象比較突出，已成為工會維護(hù)職工合法權(quán)益工作的重要內(nèi)容，也是當(dāng)前我國社會民生最突出的問題之一。因此，工會在困難職工幫扶工作中形成的檔案材料，同樣是我國民生檔案的重要組成部分。
（二）困難職工檔案是工會精準(zhǔn)幫扶的重要保證。指出：“‘十三五’時(shí)期經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展要努力在保障和改善民生、推進(jìn)扶貧開發(fā)等方面取得明顯突破”，這就提出了保障和改善民生效益問題，如何提高效益，對于困難職工幫扶工作來說，關(guān)鍵是要做到精準(zhǔn)。精準(zhǔn)幫扶，是指通過對困難職工精準(zhǔn)識別，精準(zhǔn)幫扶，精準(zhǔn)管理，并建立其長效機(jī)制，實(shí)現(xiàn)幫扶成效的最大化。而要做到精準(zhǔn)幫扶，關(guān)鍵在于困難職工檔案的建立是否精準(zhǔn)、完整。
（三）困難職工檔案是工會制訂困難職工幫扶政策的重要依據(jù)。多年來，通過各級工會組織的不斷努力，困難職工數(shù)量不斷下降，但目前仍有不少職工處于貧困線上，以余姚市為例，今年符合低保及其邊緣戶的困難職工達(dá)470戶，尤其是新狀態(tài)下困難職工呈現(xiàn)上升勢態(tài)，臨時(shí)救助戶也不斷增多。建立困難職工檔案，能準(zhǔn)確掌握困難職工底數(shù)，推動職工最低保障制度，普惠困難職工，推動職工幫扶工作制度化、規(guī)范化。如何制訂困難職工幫扶政策，幫扶計(jì)劃，幫扶措施，如何使政策更具科學(xué)性、實(shí)效性、針對性，最好的方法，就是根據(jù)困難職工檔案，進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，尋求政策的最佳方案。因此，困難職工檔案是工會組織制訂幫扶政策的重要依。
（四）困難職工檔案能充分反映黨和政府對困難職工的重視和關(guān)懷。工會是黨領(lǐng)導(dǎo)下職工自愿結(jié)合的工人階級群眾組織，是黨聯(lián)系職工群眾的橋梁和紐帶。在困難職工幫扶工作上，黨和政府已把更多的資源和手段賦予工會，實(shí)質(zhì)上工會是代表黨和政府關(guān)愛職工，幫扶職工。歷年來的困難職工檔案表明，工會做了大量工作，已取得了巨大成就，充分反映出黨和政府對困難職工的關(guān)愛。
二、當(dāng)前困難職工檔案管理存在的問題
困難職工檔案是近年來工會組織履行基本職責(zé)，開展幫困扶貧，提高幫扶效益，而新形成的檔案材料，時(shí)間短，還未納入工會和檔案部門統(tǒng)一規(guī)范，工會組織雖然出臺了一些管理文件，但僅限于作為幫扶依據(jù)的原始材料加以管理，與檔案部門歸檔立卷的相關(guān)要求有一定的距離。
（一）檔案缺乏系統(tǒng)性。困難職工檔案，一般由困難職工原始檔案、綜合統(tǒng)計(jì)資料檔案和工作資料檔案三部分組成。困難職工原始檔案，是指困難職工的家庭基本信息和致貧原因檔案材料；綜合統(tǒng)計(jì)資料檔案，是指幫扶工作綜合統(tǒng)計(jì)檔案，包括困難職工戶數(shù)，家庭平均收入，致貧分析數(shù)據(jù)、幫扶資金支出等；工作資料檔案，是指開展各種幫扶工作中形成的其它具有保存價(jià)值的材料，如黨政、工會出臺的困難職工幫扶政策文件，幫扶制度，各類幫扶會議，工會開展的“春送崗位、夏送清涼、秋送助學(xué)、冬送溫暖”活動等。三類檔案材料構(gòu)成了一個完整的綜合體系，缺少任何一項(xiàng)，就會導(dǎo)致檔案缺乏系統(tǒng)性。而實(shí)際在建立困難職工檔案中，后二類材料或是缺乏，或是保存在工會其它文書檔案中，導(dǎo)致檔案缺乏系統(tǒng)性，難以充分體現(xiàn)工會的幫扶工作狀況。
（二）原始檔案缺乏完整性。困難職工原始檔案是指以困難職工家庭為對象建立的檔案，包含職工及家庭成員信息，收入狀況，困難程度，造成貧困原因，如下崗失業(yè)、重大疾病、子女教育、意外災(zāi)難等因素，還包含各類原始證件、單據(jù)等證明材料，如職工住院證明，醫(yī)藥支出發(fā)票、子女就學(xué)證明等。這是困難職工檔案的主體和基礎(chǔ)，也是制訂幫扶政策，開展幫扶工作的主要依據(jù)。但由于基層工會對困難職工幫扶工作重要性認(rèn)識不足，在信息采集時(shí)不認(rèn)真，不仔細(xì)，導(dǎo)致部分項(xiàng)目信息不實(shí)，如家庭成員及其收入狀況，致貧原因等，收入狀況和困難描述不符邏輯性等，致使原始檔案缺乏真實(shí)性和完整性。 （下轉(zhuǎn)第119頁）（上接第107頁）
（三）歸檔缺乏規(guī)范性。困難職工立卷歸檔缺乏統(tǒng)一操作規(guī)范，許多縣市工會，困難職工原始檔案沒有按檔案的要求統(tǒng)一編碼裝訂、立卷歸檔，基本流散于文件和資料中，沒有按年度整理，沒有注明保管年限，沒有納入工會綜合檔案室管理和總工會全宗目錄。檔案往往由職工服務(wù)中心保管，造成查詢難、利用難。雖然全國總工會建立“全國工會幫扶工作管理系統(tǒng)”，各縣市有統(tǒng)一的困難職工服務(wù)電子信息平臺，但平臺只能反映本年度的困難職工和幫扶情況，要了解往年困難職工狀況和工會困難職工幫扶狀況，比較困難。
（四）歸檔立卷重復(fù)性。當(dāng)前縣市域不同困難群體的幫扶工作，由不同部門管理。困難職工由工會管理，困難黨員由縣市委組織部門管理，困難殘疾人由殘聯(lián)管理，普通困難群眾由民政部門管理?；鶎訂挝话ㄉ鐓^(qū)、村，在年度上報(bào)困難群體信息時(shí)，缺乏統(tǒng)一溝通協(xié)調(diào)，造成多頭上報(bào)，導(dǎo)致多頭存檔，重復(fù)存檔，重復(fù)幫扶，影響了幫扶工作的嚴(yán)肅性。
三、加強(qiáng)困難職工檔案工作管理的對策
（一）進(jìn)一步提升工會系統(tǒng)檔案意識，營造困難職工檔案工作的良好氛圍。一是要在工會系統(tǒng)內(nèi)部廣泛宣傳困難職工檔案工作的重要性，學(xué)習(xí)黨委政府關(guān)于加強(qiáng)困難群體幫扶工作的意見，增強(qiáng)做好困難職工檔案工作的自覺性。二是要加大檔案教育培訓(xùn)力度，提高困難職工建檔工作的業(yè)務(wù)水平。三是把困難職工檔案作納入工會重要工作內(nèi)容，并列入年度考核。
（二）建立健全困難職工檔案三級網(wǎng)絡(luò)，提高困難職工原始信息準(zhǔn)確性。一是明確縣市職工服務(wù)中心、鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道職工服務(wù)站和基層職工服務(wù)點(diǎn)為工會困難職工檔案管理的責(zé)任單位，形成縣市困難職工檔案管理工作三級網(wǎng)絡(luò)。二是明確各中心、站、點(diǎn)的工作職責(zé)，基層職工服務(wù)點(diǎn)的職責(zé)以采集困難職工原始信息檔案為主，按實(shí)填寫困難職工家庭申請表，并收集相關(guān)證明材料，并上報(bào)；鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道職工服務(wù)站的職責(zé)以審核為主，對服務(wù)點(diǎn)上報(bào)的材料進(jìn)行審核，材料是否真實(shí)有效，材料是否符合邏輯，困難條件是否符合等，并上報(bào)縣市職工服務(wù)中心；縣市職工服務(wù)中心以復(fù)核、數(shù)據(jù)錄入，歸檔立卷為主。三是各中心、站、點(diǎn)明確一名工作人員，具體負(fù)責(zé)抓好檔案工作。
（三）規(guī)范檔案材料的整理歸檔工作，提升檔案工作質(zhì)量。一是制訂各類規(guī)章制度，制訂《困難職工檔案歸檔范圍》《困難職工檔案信息采集、審核、歸檔程序和立卷規(guī)定》《困難職工檔案年度更新與保存制度》等。二是把困難職工檔案納入工會檔案管理范疇，確定與工會檔案相應(yīng)的保管期限，處理好困難職工檔案相對獨(dú)立性與工會檔案綜合性的融合問題。三是加強(qiáng)與有關(guān)困難群體幫扶部門的溝通和協(xié)調(diào)，在檔案數(shù)據(jù)錄入前，與其他困難群體檔案管理部門進(jìn)行協(xié)調(diào)，實(shí)行資源共享，對重復(fù)建檔的困難職工，及時(shí)調(diào)整處理，避免檔案重復(fù)性。四是加強(qiáng)對困難職工的動態(tài)管理，以年度為界限，對在檔困難職工情況進(jìn)行一次了解，對已脫貧、不符合困難職工條件的，退出困難職工檔案管理系統(tǒng)，其紙質(zhì)檔案按規(guī)定歸檔。
（四）加強(qiáng)困難職工檔案信息化建設(shè)，建立三個檔案載體。一是傳統(tǒng)檔案載體。即按常規(guī)檔案管理規(guī)定，按困難職工原始檔案、綜合統(tǒng)計(jì)資料檔案和工作資料檔案三類進(jìn)行歸檔，按年度納入工會檔案范圍。二是虛擬檔案室載體。按檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)要求，對困難職工檔案進(jìn)行掃描作數(shù)字化處理，建立虛擬檔案室，并與縣市檔案館接洽，納入縣市虛擬檔案館，儲存在縣市虛擬檔案館數(shù)據(jù)庫，也可以通過鏈接，與其他民生檔案組合，納入民生檔案數(shù)據(jù)焱絡(luò)體系，成為民生檔案一部分，便于查詢利用。三是“全國工會幫扶工作管理系統(tǒng)”檔案載體。把困難職工原始信息輸入全國總工會的“全國工會幫扶工作管理系統(tǒng)”，以戶為單位，輸入家庭成員各類信息，如家庭成員基本情況，工作單位或入學(xué)學(xué)校，工資收入，家庭成員平均收入，健康狀況，致貧原因等，能快速查閱當(dāng)年度困難職工個人基本情況，還可通過數(shù)據(jù)處理，分析了解當(dāng)年度困難職工分布情況、家庭結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、收入結(jié)構(gòu)、就業(yè)結(jié)構(gòu)、致貧主要因素等，為工會制訂幫扶政策，開展幫扶活動提供依據(jù)。
總之，困難職工檔案既是工會工作檔案的重要組成部分，也是社會民生檔案的重要組成部分，做好困難職工檔案工作，對于工會精準(zhǔn)幫扶，依法幫扶，維護(hù)社會和諧穩(wěn)定，促進(jìn)企業(yè)轉(zhuǎn)型升級，具有十分重要的意義。
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Keywords： Cross-Border integration； Mode innovation； Archives informatization； Archives cloud platform
1 引言
目前，以物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、新媒體和增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)為代表的信息技術(shù)迅速發(fā)展和深入應(yīng)用，顯現(xiàn)出技術(shù)支撐傳統(tǒng)行業(yè)發(fā)展已經(jīng)到了一定的高度。
在技術(shù)進(jìn)步的推動下，檔案學(xué)理論與實(shí)踐存在兩個發(fā)展的要求或趨勢：其一，檔案信息資源管理逐步由傳統(tǒng)的人工模式和實(shí)體模式向平臺化、知識化、智能化等自動模式和虛擬模式方向推進(jìn)；其二，檔案工作業(yè)務(wù)流程由基本層面檔案的收集、管理與服務(wù)向更高層面的信息獲取、信息分析、知識服務(wù)和智慧服務(wù)的方向延伸。這兩個趨勢必然帶來檔案學(xué)理論與方法研究范式的轉(zhuǎn)型以及檔案管理組織結(jié)構(gòu)模式的演變。
然而，各個領(lǐng)域社會實(shí)踐的不斷深化與檔案管理理論方法創(chuàng)新滯后的矛盾十分突出，主要表現(xiàn)在信息平臺升級而應(yīng)用跟進(jìn)滯后、信息資源泛在而處理能力不足等方面。
1.1 信息平臺升級，應(yīng)用跟進(jìn)滯后。目前，檔案學(xué)研究與檔案信息服務(wù)的物質(zhì)基礎(chǔ)、支撐條件和核心內(nèi)容逐漸向知識?Y源、技術(shù)資源和理論創(chuàng)新的大方向轉(zhuǎn)移。
傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式主要是檔案管理部門自身通過實(shí)體檔案的借閱、展覽、編研和咨詢等利用形式來實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值。這種實(shí)體化的檔案服務(wù)模式已經(jīng)逐漸遠(yuǎn)離當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展對在線化服務(wù)的現(xiàn)實(shí)要求。多元化、多樣化、共享化、體驗(yàn)化和情境化的檔案信息服務(wù)呈現(xiàn)出呼之欲出的態(tài)勢。沒有信息技術(shù)的支撐，這樣的檔案信息服務(wù)是很難開展起來的。
1.2 信息資源泛在，處理能力不足。其一，資源的泛在性正在淡化檔案收集管理業(yè)務(wù)的邊界性。立檔單位的職能活動已與各類資源存在愈來愈多的交集，這些資源包括基礎(chǔ)資源、科技資源、人文資源、擴(kuò)展性資源和個性化資源以及支撐這些資源配置的網(wǎng)絡(luò)、軟件和硬件所構(gòu)成的硬件資源、軟件資源等。檔案收集管理范圍和所涉及的領(lǐng)域愈來愈寬。
其二，資源的泛在性正在削弱檔案部門機(jī)構(gòu)對原生性資源的壟斷性。從用戶的角度看，信息資源可以從多渠道獲取。信息可近性原理和用戶最小努力原則表明，用戶在泛在的信息空間中將存在更大的自由度，去選擇更便利的途徑以獲取所需的信息資源。因此，檔案工作面臨的挑戰(zhàn)將逐步轉(zhuǎn)向信息資源供給能力的競爭上。
其三，資源的泛在性正在顛覆檔案信息服務(wù)場所的固定性。信息資源的泛在性第一個表現(xiàn)是信息載體和信息環(huán)境的泛在性，由此產(chǎn)生了泛在網(wǎng)絡(luò)、泛在知識、泛在計(jì)算、泛在智能、泛在學(xué)習(xí)、泛在研究、泛在管理、泛在服務(wù)等新的變化。就泛在學(xué)習(xí)而言，已經(jīng)出現(xiàn)了無處不在的學(xué)習(xí)，或者說任何人在任何地方、任何時(shí)刻均能通過多樣的時(shí)空、多樣的方式獲取多樣的信息進(jìn)行學(xué)習(xí)。泛在網(wǎng)絡(luò)也極大地影響了科學(xué)研究、管理服務(wù)等活動。正因?yàn)槿绱?，秉承傳統(tǒng)信息資源服務(wù)優(yōu)勢的同時(shí)，拓展檔案服務(wù)空間，形成新的泛在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)優(yōu)勢，就成為檔案工作的新任務(wù)。
其四，資源的泛在性正在暴露檔案信息服務(wù)能力的薄弱性。信息資源泛在性第二個表現(xiàn)是信息服務(wù)的長期性、可得性、直接性、移動性、交互性、融合性、情境性、體驗(yàn)性和主動性，信息服務(wù)的智能化水平愈來愈高。在檔案管理服務(wù)部門之外，已經(jīng)形成了廣泛的信息獲取能力、可靠的信息傳遞能力和高效的信息服務(wù)能力。檔案信息服務(wù)能力面臨更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。因此，面對新壓力，探索新模式，不斷提升檔案信息服務(wù)能力，才能跟進(jìn)時(shí)展步伐。
在平臺化和泛在化特征愈來愈突顯的社會情境下，擺在檔案工作者面前的是如何適應(yīng)新的要求，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案學(xué)思維模式，探索新的理論和應(yīng)用模式，重新考察具有檔案特色的核心理論，用新的視角和理念探討檔案學(xué)新的理論與方法，進(jìn)行理論方法和應(yīng)用的再創(chuàng)新。其重要意義在于面對這種多元化的信息技術(shù)與信息服務(wù)格局，通過理論與方法的創(chuàng)新，給更高層次的檔案學(xué)研究與檔案信息服務(wù)提供支撐，創(chuàng)造新優(yōu)勢和獲取新發(fā)展。然而，從現(xiàn)有的檔案學(xué)研究成果來看，還沒有成熟的理論和方法能夠把資源、技術(shù)、管理和服務(wù)有機(jī)地結(jié)合起來，形成系統(tǒng)化的理論和應(yīng)用體系。
筆者認(rèn)為，造成檔案工作相對滯后性和能力不足的主要原因在于檔案工作思維模式相對滯后和創(chuàng)新動力相對不足兩個方面。檔案學(xué)研究應(yīng)當(dāng)注入跨界融合模式，以更加開放和共享的理念，加強(qiáng)檔案學(xué)理論、方法、技術(shù)和應(yīng)用的交叉協(xié)同創(chuàng)新與跨界融合創(chuàng)新，逐步形成新的理論和技術(shù)應(yīng)用框架。在此基礎(chǔ)上，開展檔案管理能力提升工程建設(shè)，是適應(yīng)時(shí)代要求和獲得自身發(fā)展的重要路徑。
平臺升級和資源泛在特性在智慧城市建設(shè)中表現(xiàn)得尤為突出。為此，本文結(jié)合智慧城市檔案管理云平臺體系建設(shè)，探討跨界融合模式推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的基本問題。
2 確立檔案管理平臺功能的中心性定位
智慧城市建設(shè)是一個系統(tǒng)工程，也可以說是一個復(fù)雜巨系統(tǒng)，或者說是一個生態(tài)系統(tǒng)的建設(shè)。智慧城市建設(shè)的核心是通過先進(jìn)的信息技術(shù)手段對信息進(jìn)行全面感知和智能處理，以實(shí)現(xiàn)管理上的協(xié)同化、精準(zhǔn)化和服務(wù)上的智慧化、智庫化[1]。
智慧城市建設(shè)包含的要素非常廣泛，涉及智能建筑、智能社區(qū)、智能園區(qū)、智能家居、智能交通、智能醫(yī)療、公共安全、節(jié)能環(huán)保、電子政務(wù)、電子商務(wù)等方方面面的信息資源建設(shè)、業(yè)務(wù)平臺建設(shè)和服務(wù)體系建設(shè)[2]。
從智慧城市建設(shè)以信息流為主線的目標(biāo)設(shè)計(jì)來看，檔案信息化建設(shè)應(yīng)是其中的重要工作之一。因此，檔案部門在智慧城市建設(shè)中，具有其不可或缺性[3]。同時(shí)，具有檔案管理中心、數(shù)據(jù)監(jiān)管中心和信息服務(wù)中心的三個中心職能。
2.1 智慧城市的檔案管理中心定位。IBM公司于2009年提出了智慧城市建設(shè)的一般框架，該框架突出了兩個重要的支撐要素，也就是云計(jì)算平臺和數(shù)據(jù)處理服務(wù)。
從智慧城市的信息集成性來看，基于跨部門和跨平臺的協(xié)同環(huán)境，完成各類業(yè)務(wù)信息的標(biāo)準(zhǔn)化處理、集中統(tǒng)一收集和管理是其重要任務(wù)之一，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)成為這一重要任務(wù)的主要承擔(dān)者。因此，需要將數(shù)字檔案信息資源體系作為智慧城市信息資源體系的重要組成部分，確立檔案管理中心的角色定位。
檔案管理中心具有數(shù)字檔案信息資源體系的“總庫”地位，并具有維護(hù)信息的原生性和集成性的重要職能。檔案管理中心通過建立網(wǎng)絡(luò)化的“歸檔”為入、“利用”為出的機(jī)制，拓展中心職能，逐步發(fā)展成為智慧城市信息資源匯入和輻射的信息總樞紐。
從云計(jì)算平臺和數(shù)據(jù)處理服務(wù)的關(guān)系上來看，數(shù)據(jù)處理服務(wù)依托云計(jì)算平臺貫穿于智慧城市運(yùn)行中縱向和橫向的各個層面，既包括數(shù)據(jù)感知、數(shù)據(jù)傳輸、數(shù)據(jù)析取、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)訪問等基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)獲取與處理功能，也包括與業(yè)務(wù)層密切相關(guān)的數(shù)據(jù)分析與建模、可視化與決策支持、語義與元數(shù)據(jù)等數(shù)據(jù)智能處理功能。通過數(shù)據(jù)處理服務(wù)，面向應(yīng)用層的各種類型應(yīng)用，如城市規(guī)劃、健康保險(xiǎn)、交通運(yùn)輸、公共安全、環(huán)境保護(hù)、公共事業(yè)、醫(yī)療衛(wèi)生、教育培訓(xùn)、信息公開和應(yīng)急服務(wù)等提供高質(zhì)量的數(shù)據(jù)支撐，從而實(shí)現(xiàn)社會化、智能化、便利化的智慧管理與智慧服務(wù)[4]。
在數(shù)據(jù)感知層、數(shù)據(jù)資源池層、數(shù)據(jù)處理業(yè)務(wù)層、數(shù)據(jù)支撐應(yīng)用層和社會化智慧服務(wù)功能層等五個層次的智慧城市建設(shè)框架之中，檔案管理工作所處的層次和角色如何進(jìn)行定位，將是一個非?，F(xiàn)實(shí)的問題。
在一般認(rèn)識上，檔案工作處在數(shù)??支撐應(yīng)用層和社會化智慧服務(wù)功能層之間，各機(jī)關(guān)團(tuán)體、企業(yè)和事業(yè)單位在自身的職能工作活動中形成的記錄，機(jī)關(guān)檔案部門和各級各類檔案館按照歸檔范圍和進(jìn)館要求，進(jìn)行檔案的收集與管理。在此基礎(chǔ)上，再面向各級各類的職能工作部門和面向社會開展檔案提供利用工作。
智慧城市檔案信息資源管理中心在技術(shù)層面上可以采取智慧城市檔案管理云平臺建設(shè)的思路。在智慧城市建設(shè)的總體框架下，建設(shè)兩級檔案管理中心，其支撐平臺是智慧城市檔案管理云平臺。
一級中心是在數(shù)據(jù)支撐應(yīng)用層中增加與各類應(yīng)用相對應(yīng)的檔案管理中心，即云檔案室；另一級中心是在數(shù)據(jù)支撐應(yīng)用層之上建設(shè)檔案管理中心，即云檔案館。兩級檔案管理中心依托“地區(qū)云”平臺，形成智慧城市檔案管理云平臺體系。
智慧城市檔案管理云平臺體系可以看作智慧城市檔案信息資源的云端策源地和云端聚集地，是在“地區(qū)云”基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的基礎(chǔ)上，通過橫向與縱向的融合設(shè)計(jì)，搭建的智慧城市檔案管理云環(huán)境。智慧城市檔案管理云平臺體系是聯(lián)結(jié)智慧城市各個領(lǐng)域業(yè)務(wù)信息平臺的樞紐性節(jié)點(diǎn)平臺共同構(gòu)成的平臺體系，具有智慧城市線上線下（O2O）并重的檔案管理職能。
檔案工作既要明確這一最基本的定位，也要面向智慧城市建設(shè)，按照檔案開放和信息公開原則以及縱深切入到底和橫向延伸到邊的原則，把共享與開放的檔案信息資源管理與服務(wù)作為工作的出發(fā)點(diǎn)，進(jìn)行制度設(shè)計(jì)和應(yīng)用設(shè)計(jì)。據(jù)此開展跨界融合的智慧城市檔案管理云平臺建設(shè)，重塑組織和業(yè)務(wù)流程，形成新型檔案信息化體系，使檔案管理部門成為原生性信息的保管利用中心，才能適應(yīng)云計(jì)算平臺上的智慧服務(wù)對檔案工作的新要求，充分發(fā)揮檔案管理部門在智慧城市建設(shè)體系中的獨(dú)特作用。
2.2 智慧城市的數(shù)據(jù)監(jiān)管中心定位。從智慧城市的信息保障性來看，對智慧城市建設(shè)中各類業(yè)務(wù)平臺中的信息流，除保證其規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，更重要的是確保信息的原始性、真實(shí)性、可靠性、完整性、系統(tǒng)性和安全性。這需要在電子文件形成的前端和電子文件效用完成以后的末端，整個電子文件形成的生命周期，進(jìn)行有效的和可信的控制。而這一點(diǎn)，正是檔案部門的重要使命。
從智慧城市的數(shù)據(jù)安全性來看，需要開展基于智慧城市大數(shù)據(jù)的檔案監(jiān)管工作。智慧城市建設(shè)過程中除了空間信息和數(shù)字化信息，還將會持續(xù)涌現(xiàn)各類海量的感知信息和網(wǎng)絡(luò)信息，這些信息共同構(gòu)成了智慧城市大數(shù)據(jù)[5]。智慧城市大數(shù)據(jù)反映了智慧城市建設(shè)和運(yùn)行過程中各單位以及民生工作的真實(shí)面貌，需要納入檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)管的工作范疇。
2.3 智慧城市的信息服務(wù)中心定位。從智慧城市的信息窗口性來看。政府信息公開是智慧城市建設(shè)中一個重要的內(nèi)容。2007年國務(wù)院頒布的《中華人民共和國政府信息公開條例》明確規(guī)定，檔案管理部門是政府信息公開查閱的重要場所。
從智慧城市的信息服務(wù)性來看。智慧城市建設(shè)的根本目的在于惠及民生和促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)的高質(zhì)量發(fā)展。因此，增強(qiáng)咨詢服務(wù)能力是智慧城市建設(shè)中的重要任務(wù)之一。檔案管理部門一旦擁有智慧城市建設(shè)中的各類原生信息資源，利用各類智能手段和方法增強(qiáng)咨詢服務(wù)能力也就成為責(zé)無旁貸的重要工作任務(wù)。
3 確立檔案管理平臺建設(shè)的嵌入性定位
3.1 智慧城市綜合平臺的業(yè)務(wù)性嵌入。智慧城市建設(shè)的目標(biāo)之一是跨領(lǐng)域整合各類行政業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)行政事務(wù)的協(xié)同化，通過開放的單一窗口實(shí)現(xiàn)便利化服務(wù)，提高整體工作效能和辦事效率。因此，檔案管理平臺建設(shè)不能孤立進(jìn)行，需要嵌入各類業(yè)務(wù)信息的遷移和多種業(yè)務(wù)平臺整合之中，同步開展建設(shè)工作。
其一，管理層面的體系化嵌入。智慧城市建設(shè)雖然涉及面很廣，但也有整體布局和分層、分級、分區(qū)域、分專業(yè)、分系統(tǒng)、分部門的具體規(guī)劃。我國檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置與智慧城市建設(shè)具有體制上的一致性，可以依托基層檔案管理部門按照立檔?撾壞鬧腔鄢鞘薪ㄉ璺槳附?立基層的智慧城市信息資源管理中心。在此基礎(chǔ)上，按照各級各類檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)的層級關(guān)系和指導(dǎo)關(guān)系建立省區(qū)市和國家層面的檔案信息資源管理中心。
其二，制度層面的適應(yīng)性嵌入。智慧城市檔案管理云平臺建設(shè)要充分利用智慧城市綜合平臺，以政務(wù)信息公開和檔案開放原則，通過檔案管理的體制機(jī)制改革與創(chuàng)新，完善檔案信息化管理制度、檔案業(yè)務(wù)管理制度、各種類型的專業(yè)檔案工作制度和各類檔案開放利用工作制度。
其三，技術(shù)層面的標(biāo)準(zhǔn)化嵌入。檔案管理服務(wù)平臺建設(shè)要采取遵從智慧城市建設(shè)的技術(shù)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)體系原則，實(shí)現(xiàn)與智慧城市各類業(yè)務(wù)平臺所具有的諸如大數(shù)據(jù)挖掘、云計(jì)算、復(fù)雜事件響應(yīng)與處理等功能模塊的對接。
其四，平臺層面的網(wǎng)絡(luò)化嵌入。智慧城市檔案管理云平臺建設(shè)可以納入“地區(qū)云”建設(shè)規(guī)劃，按資源共享、協(xié)同共建的原則，利用“地區(qū)云”建設(shè)的各類資源，包括網(wǎng)絡(luò)資源、技術(shù)資源、計(jì)算資源、存儲資源、環(huán)境資源等進(jìn)行建設(shè)。
在檔案管理體制、機(jī)制、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范協(xié)同化建設(shè)的基礎(chǔ)上，開展網(wǎng)絡(luò)化嵌入設(shè)計(jì)。將檔案管理平臺專業(yè)化地接入智慧城市綜合管理平臺，建立智慧城市檔案管理云平臺體系。逐步實(shí)現(xiàn)智慧城市電子文件與電子檔案的在線動態(tài)管理，包括在線收集、在線歸檔、在線整理、在線存儲、在線鑒定、在線保管、在線統(tǒng)計(jì)、在線編研、在線檢索、在線利用和在線咨詢服務(wù)等，為開展智慧城市檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)與管理服務(wù)提供平臺保障。
通過檔案管理云平臺體系建設(shè)，形成跨界融合與開放共享并重的智慧城市檔案管理新模式。通過管理和技術(shù)上的再創(chuàng)新，使智慧城市檔案管理云平臺在泛在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，在智慧城市生態(tài)體系之中，成為智慧城市建設(shè)的檔案信息資源管理中心，聯(lián)結(jié)智慧城市各個領(lǐng)域業(yè)務(wù)信息平臺的樞紐平臺，進(jìn)而發(fā)展成為智慧城市大數(shù)據(jù)檔案管理的策源地和集聚地，并逐步上升為智慧城市信息資源匯入和輻射的信息樞紐。
3.2 檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全的前端性控制。加強(qiáng)可信電子文件安全管理制度建設(shè)和技術(shù)平臺建設(shè)，進(jìn)行前端控制是檔案安全體系建設(shè)的重要內(nèi)容。
目前，各類技術(shù)平臺和業(yè)務(wù)平臺在角色管理、身份識別、權(quán)限設(shè)置、訪問控制、加密控制、容災(zāi)備份、入侵防火墻等技術(shù)層面的應(yīng)用已相對成熟，與網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)相關(guān)的規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范也都比較健全。但是，有了數(shù)據(jù)安全和信息安全，并不等于電子文件和電子檔案質(zhì)量有了保證。因?yàn)?，電子文件和電子檔案除信息內(nèi)容，還包括電子文件全生命周期過程中所產(chǎn)生的各類背景信息和關(guān)聯(lián)信息，這些信息和電子文件自身內(nèi)容一起構(gòu)成了電子文件有機(jī)整體。
因此，需要建立統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行前端控制，以增強(qiáng)電子文件安全管理的可信性、真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性和成套性。只有這樣，才能保證檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、利用的質(zhì)量。
4 確立檔案信息資源建設(shè)的體系化定位
傳統(tǒng)的檔案管理主要側(cè)重于實(shí)體檔案管理，“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下電子文件與電子檔案管理的相應(yīng)機(jī)制沒有建立起來[6]。還存在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范對接、軟硬件對接、網(wǎng)絡(luò)對接、數(shù)字資源對接等方面的現(xiàn)實(shí)問題。
具體表現(xiàn)為：其一，適用于智慧城市建設(shè)的檔案信息資源加工處理的原則方法、制度規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化工作上存在差距；其二，適用于云計(jì)算和大數(shù)據(jù)的檔案管理軟件和硬件系統(tǒng)不完善；其三，與智慧城市各級各類業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)互聯(lián)互通的檔案管理平臺建設(shè)較為乏力；其四，數(shù)字檔案信息資源的存量建設(shè)不足、增量建設(shè)不力，其完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和成套性的質(zhì)量控制也不盡如人意等。
筆者認(rèn)為，以體系化定位進(jìn)行檔案信息資源建設(shè)的模式創(chuàng)新和模式轉(zhuǎn)換，是解決上述問題的重要途徑。體系化建設(shè)的基本思路是樹立大資源觀，將技術(shù)與平臺、載體與數(shù)據(jù)共同納入檔案信息資源的管理框架并加以綜合管理。
4.1 確立各類技術(shù)和平臺的信息資源屬性。無論是從理論上還是從實(shí)踐上，檔案信息資源建設(shè)都是檔案管理的基礎(chǔ)性工作。在信息技術(shù)廣泛而深入應(yīng)用的今天，數(shù)字檔案信息資源建設(shè)更是檔案管理基礎(chǔ)性工作中的重中之重。
從數(shù)字化發(fā)展的角度來看，數(shù)字資源對信息技術(shù)和信息平臺的依賴性愈來愈強(qiáng)。從檔案載體發(fā)展來看，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛的應(yīng)用，依賴于各種信息平臺的全媒體檔案載體類型和載體形態(tài)占的比重越來越大，有些載體類型和載體形態(tài)中的數(shù)據(jù)難以甚至不能轉(zhuǎn)化為實(shí)體檔案形態(tài)加以收集、保管和利用。這已經(jīng)成為傳統(tǒng)檔案信息資源體系建設(shè)的瓶頸問題。因此，應(yīng)確立各類技術(shù)和平臺的信息資源屬性，將技術(shù)和平臺作為數(shù)字檔案信息資源的重要組成部分進(jìn)行建設(shè)。
4.2 確立各類載體和數(shù)據(jù)的信息資源屬性。智慧城市大數(shù)據(jù)具有跨界生成性和分布存儲性，這對檔案的集中統(tǒng)一管理原則來說是一種挑戰(zhàn)。
智慧城市大數(shù)據(jù)檔案管理可以運(yùn)用云計(jì)算平臺，用整體遷移上云的方法，在物理分散的情況下實(shí)現(xiàn)邏輯上的集中管理。這樣，既在邏輯上堅(jiān)持了檔案集中統(tǒng)一管理的原則，又在空間上節(jié)省了擴(kuò)建檔案保管場所和新建檔案管理信息化平臺的成本。
對于在大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上產(chǎn)生的數(shù)字檔案資源，按照數(shù)字檔案收集管理的相關(guān)規(guī)定，將其中反映職能工作活動面貌的數(shù)字資源歸檔，實(shí)行雙套制和雙重備份制管理，形成大數(shù)據(jù)檔案、數(shù)字檔案、實(shí)體檔案和實(shí)物檔案并存的信息資源體系。
4.3 確立存量資源數(shù)字化與應(yīng)用的聯(lián)動性。檔案信息資源體系化的建設(shè)，存量檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)是基礎(chǔ)。
首先，標(biāo)準(zhǔn)聯(lián)動。存量檔案信息資源的數(shù)字化加工，要以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范為基礎(chǔ)，進(jìn)行地方與行業(yè)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的建設(shè)工作，在信息資源的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范方面做到無縫對接。
其次，技術(shù)聯(lián)動。結(jié)合智慧城市檔案管理云平臺建設(shè)的規(guī)劃和目標(biāo)，開展積極有效和扎實(shí)的檔案數(shù)字化加工工作。同時(shí)，充分運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)網(wǎng)、增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息技術(shù)手段，條件成熟時(shí)融合廣播網(wǎng)和電視網(wǎng)等技術(shù)，將存量的檔案數(shù)字資源進(jìn)行知識化和智慧化加工處理，??現(xiàn)實(shí)體檔案與數(shù)字檔案在各類終端設(shè)備上的一體化管理，形成存量資源與應(yīng)用聯(lián)動的檔案信息資源體系。
4.4 確立增量數(shù)字資源線上線下的互補(bǔ)性。將檔案信息資源管理平臺無縫接入智慧城市的各類業(yè)務(wù)平臺體系之中，利用電子文件前端控制和電子文件全生命周期質(zhì)量控制的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，在實(shí)現(xiàn)增量資源線上管理的同時(shí)，探索線上與線下相協(xié)調(diào)檔案管理新模式，形成線上和線下互補(bǔ)的電子文件與電子檔案一體化管理體系。
5 確立檔案管理制度設(shè)計(jì)的融合性定位
在智慧城市建設(shè)背景下，泛在的信息空間正逐步確立，云計(jì)算服務(wù)平臺、移動計(jì)算服務(wù)平臺、多網(wǎng)融合信息服務(wù)平臺以及物聯(lián)網(wǎng)信息服務(wù)平臺等得到了更加深入的應(yīng)用，而且這些應(yīng)用具有跨界融合性。
智慧城市背景下的檔案信息化建設(shè)，應(yīng)以跨界融合性思維，從宏觀和微觀兩個層次開展。在宏觀上，從國家和地區(qū)層面制定相應(yīng)的政策，鼓勵和支持圍繞智慧城市建設(shè)，開展檔案管理體制和機(jī)制融合創(chuàng)新，同步完善檔案法規(guī)和信息技術(shù)應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。在微觀上，按照智慧城市建設(shè)所屬行業(yè)，分級、分類、分領(lǐng)域、分行業(yè)、分專業(yè)地深度融入，開展平臺化的檔案管理典型示范與應(yīng)用推廣工作，達(dá)到統(tǒng)籌規(guī)劃和全面實(shí)施的目的。
檔案管理制度融合創(chuàng)新的具體舉措是強(qiáng)化體制與機(jī)制、政策與法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范、創(chuàng)新與示范等設(shè)計(jì)方面的系統(tǒng)性、導(dǎo)向性、一體化和聯(lián)合性。
5.1 體制與機(jī)制的系統(tǒng)性設(shè)計(jì)。開展檔案管理云平臺體系建設(shè)，要以管理制度、體制機(jī)制、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的融合對接為基礎(chǔ)進(jìn)行。一方面，智慧城市背景下檔案管理的體制和機(jī)制改革與創(chuàng)新，應(yīng)作為政府主導(dǎo)的系統(tǒng)工程進(jìn)行頂層統(tǒng)籌的政策設(shè)計(jì)、制度設(shè)計(jì)、規(guī)劃設(shè)計(jì)、方案設(shè)計(jì)、管理設(shè)計(jì)。另一方面，為適應(yīng)智慧城市建設(shè)的新要求，認(rèn)真研究智慧城市建設(shè)過程中的各類要素及其相互關(guān)系，以供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革的原則和方法為指導(dǎo)，進(jìn)行體制和機(jī)制再創(chuàng)新。通過政策與制度的融合對接，建立和完善智慧城市背景下檔案信息化建設(shè)的制度體系、技術(shù)體系和方法體系。
5.2 政策與法規(guī)的導(dǎo)向性設(shè)計(jì)。
5.2.1 支持?jǐn)?shù)字資源的平臺化建設(shè)。目前，檔案信息存儲與傳遞的媒介形式因技術(shù)進(jìn)步而發(fā)生了一系列的變化，承載電子文件和電子檔案的各類業(yè)務(wù)平臺在信息的表現(xiàn)形式和管理方式方法等方面也發(fā)生了一系列的變化。
為適應(yīng)這一變化以及適應(yīng)未來網(wǎng)絡(luò)發(fā)展新趨勢，提高電子文件和電子檔案管理的質(zhì)量，國家檔案局和相關(guān)機(jī)構(gòu)相繼出臺了一系列的檔案管理法律和法規(guī)性文件。如國家檔案局在頒布的第1號令、第5號令、第6號令、第8～第11號令中，從檔案信息資源建設(shè)的角度，對新的檔案載體形態(tài)及其支撐技術(shù)的管理問題均作了原則性要求。
這些要求涉及設(shè)施與安全、歸檔平臺、數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查、載體質(zhì)量檢查、網(wǎng)上交接、脫機(jī)存儲、成套數(shù)量、安全利用、不同載體歸檔互聯(lián)、元數(shù)據(jù)與背景信息歸檔、電子檔案和紙質(zhì)檔案的數(shù)字化副本歸檔、電子文件備份中心、企業(yè)電子文件歸檔和社區(qū)電子文件歸檔等多個方面，對有效地開展數(shù)字資源的平臺化建設(shè)工作提供了依據(jù)。
從智慧城市檔案管理云平臺體系建設(shè)的角度看，上述規(guī)定也有許多值得改進(jìn)和補(bǔ)充的地方。建議根據(jù)泛在網(wǎng)絡(luò)發(fā)展和信息媒介演進(jìn)的新需求，進(jìn)行系統(tǒng)化的補(bǔ)充和完善，加大對數(shù)字資源的平臺化建設(shè)的支持力度。
5.2.2 支持跨界合作的信息化建設(shè)。在檔案信息化專項(xiàng)建設(shè)方面，國家相繼出臺了檔案數(shù)字化和信息化建設(shè)的相關(guān)政策，鼓勵探索采用信息技術(shù)平臺和網(wǎng)絡(luò)平臺開展檔案管理工作，提供信息服務(wù)和存儲服務(wù)[7]。如，2002年11月25日，國家檔案局中央檔案館的《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》；2010年6月17日，國家檔案局的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》；2014年7月14日，國家檔案局的《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》；2016年5月26日，國家檔案局辦公室關(guān)于征求《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南（征求意見稿）》意見的通知等。
這些政策文件的出臺對檔案信息化建設(shè)起到了積極的推動作用。建議在跨界合作的信息化專項(xiàng)工程建設(shè)領(lǐng)域強(qiáng)化政策扶持，推進(jìn)檔案信息化向縱深發(fā)展。
5.3 標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的一體化設(shè)計(jì)。目前，智慧城市建設(shè)中各類信息標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范存在一定的差別，與之相適應(yīng)的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范尚沒有完全統(tǒng)一。標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的不一致性，將會導(dǎo)致智慧城市建設(shè)過程中各類數(shù)據(jù)之間的兼容性問題。
1999年以來，國家相繼出臺了數(shù)字檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，如，《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1―1999）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）、《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》（DA/T38-2008）、《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T54-2014）、《檔案關(guān)系型數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)換為XML文件的技術(shù)規(guī)范》（DA/T57-2014）和《電子檔案管理基本術(shù)語》（DA/T58-2014）等。這些標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范是開展智慧城市檔案管理云平臺體系建設(shè)的基礎(chǔ)。
檔案管理部門可以利用現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)化協(xié)作平臺，參與智慧城市信息資源標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的制定過程，改進(jìn)和完善檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，逐步形成一體化的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范體系。
5.4 創(chuàng)新與示范的聯(lián)合性設(shè)計(jì)。建議國家檔案行政管理部門與相關(guān)部委聯(lián)合推出智慧城市檔案信息化項(xiàng)目庫。通過項(xiàng)目庫提供相應(yīng)的項(xiàng)目建設(shè)資金，帶動信息化建設(shè)項(xiàng)目研究、應(yīng)用與示范，并在一定的范圍內(nèi)開展項(xiàng)目的創(chuàng)新應(yīng)用推廣工作。
建議各省（區(qū)、市）檔案行政管理部門探索創(chuàng)新與示范聯(lián)合推動的管理模式，為智慧城市檔案信息化建設(shè)工作提供新動力。
6 確立檔案服務(wù)體系建設(shè)的共享性定位
6.1 確立技術(shù)共享支撐服務(wù)的理念。運(yùn)用云計(jì)算所倡導(dǎo)的設(shè)施即服務(wù)、軟件即服務(wù)、平臺即服務(wù)的理念，確立技術(shù)共享支撐服務(wù)的思維模式，充分利用智慧城市建設(shè)中的各種媒體形態(tài)和傳播渠道，推進(jìn)檔案信息服務(wù)的便利化。
運(yùn)用技術(shù)共享支撐服務(wù)理念，構(gòu)建線上線下聯(lián)動的服務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各類終端的線上檔案瀏覽、檢索和借閱。同時(shí)，豐富各類專題展覽、全媒體立體展示大廳等載體形式，實(shí)現(xiàn)線下檔案的利用體驗(yàn)。
6.2 確立網(wǎng)絡(luò)共享便利服務(wù)的理念。建立“互聯(lián)網(wǎng)+跨界聯(lián)合”的檔案信息資源協(xié)同開發(fā)與服務(wù)新模式。便利化服務(wù)是智慧城市建設(shè)的重要目標(biāo)之一，其基礎(chǔ)是通過綜合平臺跨界集成各類業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)一站式服務(wù)。
傳統(tǒng)的檔案信息資源開發(fā)與信息服務(wù)模式，主要是檔案管理機(jī)構(gòu)自身基于館藏并按照社會需求而開展起來的。這種檔案信息資源開發(fā)與服務(wù)的模式難以滿足智慧城市建設(shè)的便利化服務(wù)要求。因此，確立“互聯(lián)網(wǎng)+跨界聯(lián)合”思維，建立和完善檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化協(xié)同開發(fā)與服務(wù)新模式就成為必然選擇。
“互聯(lián)網(wǎng)+跨界聯(lián)合”服務(wù)模式具有兩個重要的推動作用，即服務(wù)模式的優(yōu)化和服務(wù)優(yōu)勢的強(qiáng)化。通過模式優(yōu)化和優(yōu)勢強(qiáng)化，使檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化開發(fā)和智慧化服務(wù)更為有力。
優(yōu)化檔案服務(wù)模式可推進(jìn)傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)實(shí)現(xiàn)六個轉(zhuǎn)變。即變檔案信息資源開發(fā)與服務(wù)的孤軍奮戰(zhàn)為聯(lián)合作戰(zhàn)、變臺協(xié)作為跨平臺協(xié)同、變單渠道信息來源為多渠道信息來源、變單向信息服務(wù)到交互信息服務(wù)、變被動服務(wù)到主動服務(wù)、變有限服務(wù)到泛在服務(wù)等。
強(qiáng)化檔案服務(wù)優(yōu)勢可進(jìn)一步增強(qiáng)檔案信息服務(wù)的四個優(yōu)勢。即跨界聯(lián)合的專業(yè)互補(bǔ)優(yōu)勢、服務(wù)主體與服務(wù)對象交互的自媒體優(yōu)勢、信息資源的共建共享的信息集成優(yōu)勢以及技術(shù)與平臺資源作用發(fā)揮的綜合優(yōu)勢等。
6.3 確立知識共享智慧服務(wù)的理念。其一，開展檔案內(nèi)容的智慧化組織工作。在智慧城市建設(shè)中，信息資源共建共享是其重要內(nèi)容之一，而信息資源內(nèi)容的組織則是其重中之重。智慧城市檔案管理云平臺作為智慧城市原生信息資源的中心平臺，更應(yīng)當(dāng)率先開展檔案內(nèi)容的智慧化組織、管理與服務(wù)工作。信息資源內(nèi)容的組織需要以用戶為導(dǎo)向，以需求為牽引，以知識化為核心，以技術(shù)為支撐，以智慧服務(wù)為目標(biāo)進(jìn)行。
其二，開展檔案知識管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)工作。檔案內(nèi)容的智慧化組織需要構(gòu)建穩(wěn)定的團(tuán)隊(duì)開展工作。團(tuán)隊(duì)建設(shè)可以在檔案館原有編研力量的基礎(chǔ)上，通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)、經(jīng)驗(yàn)交流和實(shí)戰(zhàn)訓(xùn)練等方式逐步形成。通?^團(tuán)隊(duì)化知識組織與知識服務(wù)，不斷提高檔案信息資源知識化和智慧化組織與加工處理的能力，滿足智慧城市建設(shè)對檔案信息服務(wù)的精細(xì)化及便捷化要求。
其三，開展檔案知識服務(wù)平臺建設(shè)工作。與數(shù)字化辦公平臺、可視化公共平臺等相對接，以動態(tài)和可視化的方式呈現(xiàn)檔案信息內(nèi)容所反映的對象[8]，提升檔案服務(wù)質(zhì)量和水平。
7 確立檔案人才隊(duì)伍建設(shè)的協(xié)同性定位
一是確立制度設(shè)計(jì)的協(xié)調(diào)性。與體制和機(jī)制創(chuàng)新相結(jié)合，人事制度改革相配套和區(qū)域人才培育項(xiàng)目相協(xié)調(diào)，建立和完善人才隊(duì)伍建設(shè)的政策體系和制度體系。激勵檔案工作人員積極投身于智慧城市檔案管理云平臺建設(shè)中，全面提高自身的創(chuàng)新意識和信息技術(shù)應(yīng)用能力，使更多的信息技術(shù)應(yīng)用人才脫穎而出。
二是確立教育資源的互補(bǔ)性。多渠道開展現(xiàn)有檔案人員的信息技術(shù)應(yīng)用能力培訓(xùn)和繼續(xù)教育，充分利用智慧城市建設(shè)中的各類政策資源、行業(yè)資源、產(chǎn)學(xué)資源、技術(shù)資源、網(wǎng)絡(luò)資源和智力資源等各類資源，聯(lián)合開展各種類型的繼續(xù)教育活動，全方位提高檔案人員的信息技術(shù)應(yīng)用能力和水平。
三是確立培引使用的交流性。確立需求驅(qū)動、政策激勵、跨界聯(lián)合、協(xié)同共建的人才培引政策，強(qiáng)化信息技術(shù)應(yīng)用人才隊(duì)伍建設(shè)的力度，用交流的理念吸引各領(lǐng)域信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)優(yōu)秀人才加入到智慧城市檔案管理云平臺建設(shè)之中，形成跨界聯(lián)合與交流互動的高層次檔案信息技術(shù)應(yīng)用人才培引使用機(jī)制。
四是確立能力培養(yǎng)的多元性。通過政策引導(dǎo)，支持檔案工作人員參與跨界融合的學(xué)術(shù)交流、技術(shù)交流、經(jīng)驗(yàn)交流、參觀學(xué)習(xí)、現(xiàn)場訓(xùn)練、訪問互動、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、決策咨詢、項(xiàng)目管理等活動，使檔案專業(yè)技術(shù)人員開闊視野、貼近實(shí)際，不斷提高信息技術(shù)應(yīng)用的針對性和實(shí)踐性。
五是推進(jìn)成長環(huán)境的網(wǎng)絡(luò)化。建議實(shí)施互聯(lián)網(wǎng)+檔案人才行動工程計(jì)劃項(xiàng)目。通過全媒體信息和技術(shù)共享形式，構(gòu)建檔案人才隊(duì)伍建設(shè)的自我成長、培育引進(jìn)、互動提高的在線模式，發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+”的倍增效應(yīng)，快速提升檔案信息化人才隊(duì)伍的整體能力和水平。
8 結(jié)語
一、實(shí)現(xiàn)高校檔案電子商務(wù)的必要性
實(shí)現(xiàn)高校檔案電子商務(wù)是建立“智慧型檔案館”的必然選擇。一方面，電子商務(wù)系統(tǒng)是對傳統(tǒng)檔案查詢方式的超越。高校檔案是再現(xiàn)高校在教學(xué)、科研、行政方面真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)，具有一定的延時(shí)性。以教學(xué)檔案為例，學(xué)生在校期間的錄取登記表、成績單、畢業(yè)資料等檔案，只有學(xué)生畢業(yè)離校之后，才會由教學(xué)部門轉(zhuǎn)存檔案館。另一方面，高校檔案電子商務(wù)的實(shí)現(xiàn)，進(jìn)一步促進(jìn)了檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化。高校電子商務(wù)系統(tǒng)旨在實(shí)現(xiàn)“自助式”下單、“自動式”分配，線上線下協(xié)調(diào)合作，規(guī)范了檔案辦理流程，提高了業(yè)務(wù)辦理的效率。電子商務(wù)系統(tǒng)的建立，進(jìn)一步推進(jìn)了高校檔案專題數(shù)據(jù)庫的開發(fā)，促進(jìn)了高校檔案的數(shù)字化水平。
二、高校檔案電子商務(wù)的實(shí)現(xiàn)方式
（一）以網(wǎng)絡(luò)為溝通平臺
高校檔案電子商務(wù)系統(tǒng)的建立可以借鑒B2C電子商務(wù)模式的基本原理，以網(wǎng)絡(luò)為溝通平臺實(shí)現(xiàn)用戶與服務(wù)者之間的在線聯(lián)系。電子商務(wù)系統(tǒng)可以通過系統(tǒng)平臺，使教學(xué)、科研等日常辦理業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)線上服務(wù)。用戶通過系統(tǒng)平臺可以進(jìn)行檔案查詢預(yù)約、檔案查詢咨詢、檔案在線辦理等業(yè)務(wù)；管理人員則可通過平臺了解用戶需要，進(jìn)行業(yè)務(wù)辦理，并借助平臺實(shí)現(xiàn)檔案存儲智能化、檢索智能化、應(yīng)用的智能化等。
（二）線上下單線下服務(wù)
電子商務(wù)系統(tǒng)需要線上線下的通力合作。用戶通過系統(tǒng)平臺表達(dá)需求，檔案工作人員則需要通過信息審查、檔案查詢、檔案辦理、檔案審查等方式進(jìn)行線下的服務(wù)。線上線下的有效配合是檔案在線業(yè)務(wù)順利辦理的保障。一方面，必須依托于安全、便捷的系統(tǒng)平臺實(shí)現(xiàn)線下下單的有效完成；另一方面，需要檔案工作人員提高互聯(lián)網(wǎng)業(yè)務(wù)辦理水平，有效完成線下的檔案核實(shí)、查詢、郵寄等后續(xù)工作。
（三）以快遞為物流手段
快遞等物流行業(yè)地快速發(fā)展為高校檔案電子商務(wù)模式的實(shí)現(xiàn)提供了便捷的條件。紙質(zhì)版的檔案資料可以通過快遞郵寄的方式，在短時(shí)間內(nèi)到達(dá)用戶手中，為用戶節(jié)省大量的經(jīng)濟(jì)、時(shí)間成本，同時(shí)較大程度上提高了高校檔案的利用效率和效益?？爝f郵寄方式還可以通過快遞訂單憑證作為信息查詢和保存的有效依據(jù)。
三、高校檔案電子商務(wù)需注意的問題
（一）安全隱私問題
高校檔案涉及用戶的私人信息，具有隱私性。高校檔案電子商務(wù)系統(tǒng)的建立要充分注意檔案信息的保密性，防止個人信息的泄露。一方面，確保辦理人的身份，可通過上傳個人身份證等方式，對申請人的身份進(jìn)行核實(shí)；另一方面，簽訂隱私申明，對申請人的身份，檔案資料的使用進(jìn)行約束，申請人只有確認(rèn)同意隱私聲明，才能進(jìn)行檔案后續(xù)辦理。
（二）系統(tǒng)設(shè)計(jì)問題
高校檔案電子商務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要具有便捷性、有效性、個性化的特征。首先，頁面的設(shè)計(jì)要充分體現(xiàn)用戶需要，辦理程序要簡單明了，減少程序?qū)蛹?，便捷用戶辦理。其次，要及時(shí)對用戶申請服務(wù)信息進(jìn)行審核回復(fù)，提高用戶申請的有效性，并準(zhǔn)確及時(shí)進(jìn)行后續(xù)線下服務(wù)，減少線上辦理的“失誤率”。
（三）管理升級問題
