發布時間：2023-06-12 16:01:43
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的檔案管理體制樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
黑龍江省海倫市廣播電視臺 152300
[摘要]隨著社會經濟的不斷發展，我國檔案管理體制也得到了逐步地完善。在新時期背景下，檔案管理體制也應該順應時展的潮流，力爭全面實現現代化與高效化。本研究將主要對新時期下檔案管理體制的創新措施進行分析和探究。
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關鍵詞 ]新時期；檔案管理體制；創新措施
現如今，我國正處于一個改革與發展的新時期，社會經濟前進的腳步及現代化進程也在不斷加快，這對檔案管理工作提出了更高要求，檔案管理體制的改革創新勢在必行。
1、檔案管理體制創新的意義
自改革開發以來，我國的社會主義市場經濟也取得重大發展與進步，不同類型的企業數量逐年增多，企業的規模及所涉及的服務領域也越來越大，因此所創造出的檔案種類與數量也達到了有史以來的頂峰位置。在現如今這個信息化與數字化的大時代背景下，信息資料可謂是各行各業最寶貴的財富。無論是企業組織，還生產決策活動，各個企業對檔案資料及其他同類信息的需求都會對檔案管理工作在企業管理中所發揮的特殊作用產生一定的影響。我國檔案管理體制的建立健全工作還存在很多漏洞，管理體制的改革創新是社會發展的必然趨勢，也是推動我國檔案管理事業的重要手段。
2、我國檔案管理體制現狀分析
從我國檔案管理體制的總體發展狀況來看，主要存在以下幾點問題。
第一，檔案管理機構的上下隸屬關系較為混亂，領導體制缺乏統一性。領導體制的不統一以及隸屬關系的不穩定性，會使檔案機構的職能，規模與設置規格等都存在明顯的恣意性，對我國檔案管理事業的發展極為不利。第二，檔案管理體制中的分級管理與集中統一之間不能實現協調統一，存在一定沖突，特別是兩者在分工問題上存在諸多沖突。第三，檔案管理機構的屬性較為混亂，職能分配不夠清晰明確。例如，檔案局與檔案館合二為一的管理體制極易造成機構之間屬性定位的錯誤理解，既使得檔案行政管理部門的法律地位變得模糊不清，又加重了檔案館向行政化方向發展的趨勢，抑制了檔案館事業的順利發展。第四，檔案工作與文件工作存在管理方面的問題。最突出的表現是：檔案管理體制僅局限于檔案事業范圍，而對文書的處理與文件的形成并未形成相應的管理模式。
3、新時期檔案管理體制的創新策略
3.1促進檔案管理的信息化發展
隨著現代化信息技術的迅猛發展，互聯網及多媒體技術的應用十分普遍。信息化和數字化理念在我們的工作生活中無所不在，因為它是獲取資訊，信息的重要方式與手段。因此，在新時期背景下，我國檔案管理體制應該充分借助現代信息的突出優勢，體現出應有的創新性。首先，檔案管理應該逐漸形成數字信息化的管理系統，不斷推進信息化的進程，使檔案管理體制在順應時展的潮流的同時，還能提升企業的管理水平。其次，要對檔案管理體制實現信息化制定一個切實有效的規劃方案，之后再逐漸加強檔案管理在信息搜集分類，編制存檔以及后期處理等重要環節的信息化程度。
3.2加強檔案資源的整合統一
檔案資源的整合統一體制是我國檔案管理工作的重要指導思想，既適應我國的的經濟基礎，又遵循了宏觀管理的原則。整合統一的檔案管理體制有效避免了檔案分管存在的不足之處，對我國規模檔案事業的建設有著十分重要的推動作用。首先，要加強政府與黨對檔案管理工作的領導監督工作，使檔案信息資源的開發管理更加深入化，促進我國檔案管理事業的統一化發展。其次，在統一規劃管理的前提下，再對檔案信息資源采取科學合理的整合措施，力爭建立出名副其實的綜合性檔案，使社會檔案資源的貢獻需求得以實現。
3.3檔案管理體制實現多樣化
市場化促進了檔案所有權的多元化發展，而后者又帶動了檔案管理體制的多樣化。在以往，我國的檔案管理體制受國家計劃經濟體制的影響，黨政機關，事業單位以及國有企業的檔案資料均實行統一管理模式，這在當時是符合檔案所有權的實際情況的。而現如今，雖說國有檔案的管理模式仍被普遍應用，但是對于非國有企業或者外商管理企業來說，檔案資料的管理工作必須結合企業自身的實際情況進行。這類企業在檔案的管理上擁有充分的自主權利，且不同單位的管理方式也應該有所差異，既可以實行檔案的集中統一管理，也可以選擇分布管理的方式，亦或是兩種方式的有效結合。
3.4檔案管理與文件管理的有效結合
檔案管理可以說是文件管理的發展與延續，文件管理為檔案管理奠定了堅實的基礎。在新時期背景下，檔案管理與文件管理的有效結合可以促進我國檔案事業的健康發展。檔案管理與文件管理的銜接關系可以通過統一的工作方法進行加強，既有利于減少檔案部門的工作量，又能進一步提高進館檔案資料的質量。檔案管理與文件管理實現結合的具有措施有：建立文件即時歸檔制度，并同時搭建檔案文件一體化的管理平臺，促進兩者一體化的形成；結合不同地區文件管理與檔案管理的具體情況，充分發揮集約的優點，將檔案管理的成本降低至最優點。
3.5政企分開，職責分明
我國機構改革的主要方向是政事分開，政企分明，這對于檔案管理工作也同樣適用，即檔案館與檔案行政管理部門兩者之間的職能要做到清晰明確，使各自能夠充分發揮出獨特的職能特點。檔案館屬于文化事業機構，主要負責檔案資料的集中管理，具體包括檔案的接收，搜集，整合以及保管等工作，同時也提供和利用不同分管范圍內的檔案資料。檔案館是典型的事業單位，因此在運行機制和管理方式方面可與政府機構存在差異，有所創新。檔案行政管理部門是我國行政體系的重要組成部分，通過制定規章制度，實施法律法規以及執行檢查等多種手段，對各單位的檔案工作進行管理。
4、結束語
上述內容主要對檔案管理體制創新的意義以及我國檔案管理體制的現狀進行了簡要的分析，并重點提出了五點關于新時期檔案管理體制的具體創新策略。總的來說，我國的檔案管理體制受傳統管理模式的影響較深，缺乏靈活性與創新性，建議相關部門根據時代要求不斷建立健全檔案管理體制，使我國的檔案管理工作能夠跟上時代的發展腳步。
參考文獻
[1]何敏.論檔案信息資源開發的多元化發展思路[J].廣東檔案,2014,12(15):113-115.
1.1完整性要求維護醫院檔案的完整，可以說是檔案管理的基本原則。要達到完整性要求，一方面要保證醫院檔案數量齊全，成分多樣，使應該集中保存的檔案不致分散和遺漏，維護全宗和全宗群的完整;另一方面要盡量保持醫院檔案間的歷史聯系，不能人為地割裂、分散。
1.2安全性要求醫院檔案是珍貴的歷史記錄，往往只有一份孤本，而且年代越久遠的檔案，其價值往往越大。但由于社會的和自然的原因，檔案材料不免遭到損毀。因此，盡可能地延長檔案的壽命，保護其安全，避免醫院檔案中的機密泄露，就成為檔案管的基本任務之一。
1.3科學性要求現代的醫院檔案管理工作，不再是對醫院檔案的簡單出納和保管，而要采用科學的理論和方法，遵循檔案工作的發展規律，把檔案管理活動作為一個復雜的系統來進行科學管理使醫院檔案管理工作向更高水平邁進。
1.4規范性要求規范性要求，也就是醫院檔案管理的標準化要求。檔案管理系統不是孤立的系統，各個檔案管理系統之間，檔案管理系統和其它文獻管理系統之間有著千絲萬縷的聯系，并正在向網絡化方向發展。這就要求統一規劃、統一協調，實行檔案管理工作的標準化、規范化，使得檔案信息資源得以共享。要達到規范性要求，除了要制訂各項醫院檔案管理業務標準和技術標準并貫徹實施外，還可通過法規手段來實現。
1.5經濟性要求在醫院檔案管理過程中應盡可能用最少的投資達到最大的效益，無論采用哪種管理手段，都要考慮它是否經濟實用，能否用較少的成本獲得較大的經濟效益。由于我國大多數檔案機構經濟條件有限，經濟因素往往在檔案管理系統運行中起決定作用。
1.6現代化要求醫院檔案管理現代化已成為一種發展趨勢，將各種現代化技術如計算機技術、縮微技術、復制技術、視聽技術等應用于檔案管理中，可大大提高檔案管理工作的效率，提高醫院檔案現代化管理水平。
2醫院檔案管理工作的特點
醫院檔案管理活動與其它文獻管理活動一樣，包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個信息傳輸過程，是一種信息控制系統，主要表現在以下四個方面:
2.1醫院檔案管理工作對社會的相對封閉性醫院檔案直接關系到其形成者的切身利益，所以，檔案一般自形成之日起，對外有相當一段時間的封閉期，然而醫院檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾，這種矛盾貫穿于檔案管理的整個過程，并由此推動檔案管理工作不斷向前發展。
2.2醫院檔案管理過程的階段性就醫院檔案的流轉程序而言醫院，檔案管理過程可分為檔案室管理和檔案館管理兩個階段。處于不同階段的檔案所起作用不同，具有不同的價值，服務對象不同，醫院檔案管理方式也有不少差異。在檔案室階段，檔案具有憑證價值，主要為其形成單位控制和使用，為本單位日常工作經常查考，具有過渡性;在檔案館階段，檔案對其形成單位的作用降低，具有歷史價值和科學文化價值，進入永久保存時期。這個階段的檔案管理工作不僅僅是為某個單位服務，而是要有意識地開發檔案信息資源，主動地提供檔案為整個醫院的各項工作服務。
2.3醫院檔案管理活動對檔案形成者的依附性醫院檔案是在其形成者活動過程中產生的，反映了形成者的全部歷史及其觀點、經驗和成果，包含了與其形成者利益密切相關的事實和數據。因此，檔案歷來為形成者所有與控制，其價值與它的形成者有密切關系。目前普遍采用的在檔案整理中保持檔案的來源聯系的作法就充分說明了這一點。
3醫院檔案管理工作的新思路
3.1提高檔案管理人員的素質,增強人們對檔案管理的意識，檔案資源是一種潛在的生產力醫院的檔案管理與醫院的醫療、教學、科研是緊密相連的。隨著醫院管理向科學化、現代化和標準化發展,檔案工作已成為醫院管理的重要組成部分,醫院檔案工作人員是醫院檔案工作的管理者,對醫院的檔案工作實施全面的管理,在檔案管理中起著領導、決策、指導、監督作用。因此,建立一支具有堅定理想信念、掌握現代科技知識和專業技能、勝任本職工作、富有創新能力的檔案管理隊伍,并使他們充分意識到檔案的價值及檔案帶來的社會效益和經濟利益,自覺參與檔案管理工作,已經成為我們工作的當務之急。
3.2完善醫院檔案管理的體制建設和制度建設多數醫院原來的檔案管理沒有獨立的機構,造成檔案管理沒有自,工作處于被動狀態。醫院應通過認真地調查研究,制定相應的改革措施,逐步建立醫院檔案管理的職能機構,確立檔案室在醫院中的地位,實現檔案管理從分散模式向集中模式的轉變,從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開發。檔案管理是一項長期工作,醫院各級部門要嚴格把關,責任到人,建立相應的考核制度。醫院應將檔案管理工作納入科室管理責任書之中,與科室主任工作實績考核獎懲掛鉤,明確科室主任對科室檔案工作的管理責任,抓好歸檔材料的收集、整理,促進檔案管理的規范化。
3.3實行檔案標準化管理是檔案管理信息化的根本檔案管理現代化不僅是先進設備的配置，還包括管理方式的標準化。醫院檔案的標準化是指現代化檔案管理要符合檔案的各項標準化內容、分類、編號及案卷目錄，各個項目都要求標準化，符合各標準的規定。檔案要做到標準化是指現代化醫院檔案管理必須有章可循、有法可依，在檔案管理的各個環節、各個步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入微機，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的內容。
4結論
檔案從幾千年來的紙質載體到21世紀的電子載體，從理論到實踐，從思想意識到管理模式，從工作手段到工作方法，從工作規范到質量標準等都面臨著機遇和挑戰。研究知識經濟給檔案管理帶來的機遇和挑戰，針對醫院檔案管理的特點和要求，探索知識經濟時代新形勢下的醫院檔案管理對策，提出具體的、針對性的措施，對于提高醫院檔案管理水平，強化醫院的檔案管理，豐富醫院檔案管理的理論內容，促進醫院檔案管理現代化建設，具有重要的理論意義和應用價值。
參考文獻
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三、建設大檔案管理體制在實踐中亟待解決的問題及對策
海南大學實行大檔案管理后，全校的檔案資源得到有效整合，檔案工作為學校改革與發展和社會建設提供服務的功能得到充分保證，同時也為今后學校檔案的現代化建設提供了廣闊的發展空間。但是大檔案管理模式在現行高校管理體制下也遇到亟待解決的新問題。
1.機構設置不科學，弱化了檔案部門依法管理行為。《檔案法》第七條規定，機關、團體、企事業單位和其他組織的檔案機構職責是：“監督、指導所屬機構的檔案工作。”第八條第一款規定：高校檔案機構的管理職責是“貫徹執行國家有關檔案工作的法律和方針政策，綜合規劃學校檔案工作。”目前，全國各高校檔案管理機構在設置上，一是設立獨立檔案館，一般列為學校直屬業務單位或與圖書館、學報等單位一并定為教輔單位；二是設立非獨立檔案館(室)，掛靠校辦或其他相關部門。兩種設置的檔案機構，都被排除在行政管理系列之外。建立了大檔案的高校檔案管理機構，也沒有改變這種現狀。準確地講，檔案館沒有行政管理權。有關檔案工作文件要通過校辦轉發，檔案工作會議也需要學校出面組織。由此可見，在現行高校檔案管理體制下，檔案館本應依法承擔的行政管理職能，被不科學的“定位”完全弱化了。
2.職責與權力相分離所帶來的困惑。實行大檔案管理后，檔案館的業務職責與任務加大數倍，但相應的管理職權卻沒有發生根本性變化，管理權限仍僅限于對本單位的內部管理。只有職責，沒有職權的檔案館，在對學校各立卷部門歸檔管理及其他文獻檔案收繳工作中處于一種尷尬境遇。
3.沒有相關配套政策而引發出“山寨”收費現象。《辦法》首次賦予高校檔案服務社會的新功能，同時也明確“用于個人或者商業目的的，可以按照有關規定合理收取費用”；《辦法》還規定“高等學校對長期接觸有毒有害物質的檔案工作人員，可以按照有關規定予以補助。”但是，《辦法》已經頒布實施近一年，各地方政府還沒有出臺針對高校檔案管理的相關收費政策和檔案人員的補助政策。而建立大檔案后，隨著高校檔案的有效整合，極大擴充和豐富了的信息資源，吸引了眾多的利用者。于是，收費問題在沒有一個統一規定和標準的情況下，各高校根據各自的政策采取了不同的收費標準。類似現象同樣反映在對檔案人員的工作補助上。
4.檔案重要性被忽視的現象仍較普遍。主要反映在二級學院的一些領導干部身上。由于高校的特殊性，二級學院的主要負責人大多是單位教學、科研骨干，主要精力放在業務上。檔案法制觀念淡漠，視檔案工作可有可無，對本單位的檔案工作很少關心過問，檔案工作被邊緣化。
對策1：機構職能設置不科學和職責與權力相分離的問題，是一個問題的兩個方面，只要賦予檔案管理機構依法治檔的職能，管理權的問題也就落到了實處。建議高校參照地方政府檔案局(館)兩塊牌子一套A-5的做法，在校機關設置檔案處(館)。這樣，檔案管理機構就能夠承擔起對全校檔案工作的行政管理職責了。
對策2：行業收費是一個敏感且嚴肅的問題，必須認真對待。建議由省一級教育行政管理部門牽頭，通過調研提出一個收費與補助標準，報送物價部門審批，從根本上解決檔案利用收費和檔案工作人員補助不統一，不規范問題。
對策3：單位領導的檔案意識對檔案部門的影響至關重要，要加大檔案宣傳力度，加強法制教育，提高他們的檔案意識。
大檔案管理是一個長期、系統、艱巨的工程，除了需要高校自身的努力，還需要政府有關部門和社會的支持與關注。只要堅持科學發展觀，從實際出發，把《辦法》的各項規定落到實處，才能實現大檔案管理目標，把高校檔案管理工作推向新的發展階段。
會計委派制是由政府部門和產權管理部門以所有者身份，委派會計代表政府和產權管理部門監督國有單位或集體企業資產經營和財務管理的一種制度。實行會計委派制度是我國會計管理工作中的新生事物，是對傳統會計管理體制的重大改革。行政事業單位會計委派制有兩種形式，一種叫“會計委派直接管理”，另一種叫“財務集中制”。
1.“會計委派直接管理”形式。即以地方政府的名義向所屬的行政事業單位直接委派會計人員。在這種形式下，委派對象大多是單位的財會負責人、主管會計，管理方式大多采用直接管理，即對會計人員的人事檔案、職務晉升、工作調動等實行集中統一管理，會計人員獨立，并實行在單位之間定期輪崗制度。
2.“財務集中制”形式。即在基層成立行政事業單位財務會計核算中心，在保持各單位資金所有權、使用權，財務自、審批權不變的前提下，各單位不再設置會計機構，不配備會計人員，只設報賬員，將招考來的會計的行政關系等轉到核算中心，割斷了會計人員與其服務單位的人事隸屬關系和經濟利益關系，將會計核算權從單位行政管理權分離出來，取消各單位銀行賬戶，統一進行會計核算、報送財務報告，保管會計檔案等財務活動，實行“集中管理，分戶核算”，融會計服務與監督管理為一體。委托單位資金的所有權、審批權、使用權不變，委托單位有權向會計核算中心查詢本單位的財務狀況、資金結余等情況。核算中心是在雙方簽訂的委托書所授權的范圍內對單位資金享有財務核算權和資金使用的監督權，無支配和使用權。
目前，會計委派制下會計檔案管理的現狀大致是：
一、委派會計受財政部門委派，直接到行政事業單位進行會計工作，所形成的會計檔案由委派會計整理立卷，會計檔案實體仍在原單位保存，即保持了原單位全宗的完整性。但這種模式到了基層，特別是鄉村一級，會計檔案管理方式卻發生了變化。各村的財務全部由鄉鎮的委派會計統一核算、報賬，各村形成的會計檔案也集中在鄉鎮統一管理，不再向各村返回會計檔案。
二、會計集中核算地區或部門，在會計核算中心形成的會計檔案由核算中心進行整理、歸檔、保管、提供利用。這其中，有的核算中心將委派單位的會計檔案暫保管一年后向委托單位返回；有的則不按《會計檔案管理辦法規定》及時向委托單位返回，而是自行保管。由于會計核算中心是新成立的機構，大多是租用或騰出幾間房當做辦公的地方，辦公用房十分緊張，報銷、辦公擠在一起，沒有專門的會計檔案庫房和專門的檔案員，加之各單位的報賬人員頻繁往來，環境嘈雜，十分不利于檔案的安全保管，其形成的會計檔案也基本沒有規范整理，混亂堆放在柜子里。
綜上所述，不難看出會計委派制下的會計檔案管理仍存在一些問題，其主要表現為：
1.有的會計核算中心沒有或不及時向委托單位移交會計檔案。這不符合《檔案法》特別是《會計檔案管理辦法》的規定。《會計檔案管理辦法》第六條明確指出：“當年形成的會計檔案，在會計年度終結后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管”。會計核算中心成立后形成的會計檔案是委托單位委托被委托單位進行會計核算而形成的，盡管會計檔案的實體由于保管單位的變更而變更，但他的所有權仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個門類，應當保持一個單位全宗的完整性和連續性。
2.紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案沒有同步歸檔。會計工作由傳統的手工記賬形式到運用電子計算機形式記賬，會計核算形式發生了變化，財政部頒發的《會計電算化工作規范》第四章第七條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來書面形式的會計數據。”《會計基礎工作規范》第四十五條規定：“實行會計電算化的單位，有關電子數據、會計軟件資料等應當作為會計檔案進行管理。”然而實際工作中，會計委派制核算的地區或部門，基本都實行了電算化會計，形成大量的磁介質會計檔案都保存在會計核算中心，即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心，也只移交紙質會計檔案。
3.會計工作與會計檔案管理相脫節。會計檔案是會計核算的產物，它產生于會計業務工作中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結。但在實際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業務非常熟練，經常參加會計業務的培訓和學習，但對檔案知識，特別是對會計檔案規范化整理標準知之甚少，也沒有參加過會計檔案管理的培訓與學習。各單位普遍重會計業務，輕會計檔案管理。在各單位制定的會計制度中突出強調了會計業務，卻忽視制訂詳細的具有可操作性的會計檔案管理制度，沒有把會計檔案的規范化管理納入會計人員崗位職責中。在會計人員上崗前，沒有邀請檔案專業人員講授會計檔案管理的基本知識與操作技能，造成會計檔案整理質量不高，封面內容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規范，無目錄等現象，使整理出的會計檔案沒有達到規范化標準，更談不上科學管理。
4.財政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會計委派制是近些年來新型的管理模式，其業務主要接受同級財政部門的監管。然而從其成立至今，無論財政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會計檔案的管理作出具體的要求和規定，檔案部門也沒有主動地介入其中進行業務指導與監督。財政部門只管會計業務規范與否，而對會計檔案規范與否少有問津，使會計委派制下的會計檔案基本屬于“失控”狀態。
5.會計檔案管理制度亟待完善。制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標準，移交等問題沒有作出具體的可操作性強的規定。只突出強調了會計業務工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規范化管理納入會計人員崗位責任制中，也沒有配備專人管理會計檔案。
針對會計管理體制的改革給會計檔案管理帶來的上述問題，筆者認為，應做好以下幾個方面的工作：
1.加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。實行委派制管理的會計檔案，應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定，明確會計檔案的所有權是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案，向委托單位的檔案機構移交。
2.加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量。會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員上崗前的培訓，從會計檔案整理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。
關鍵詞：人事檔案 檔案管理 體制管理
1.引言
人事檔案是發現人才、使用人才、管理人才的重要依據，在人力資源開發、人才預測和人才政策制訂方面具有十分重要的作用。在當前的信息化時代，對人事檔案信息的開發利用程度也不夠，種種現象說明，當前的人事檔案管理已經跟不上時代的要求，迫切需要與時俱進，進行創新與變革，實現人事檔案管理的現代化。
2.人事檔案管理新問題
伴隨社會主義市場經濟體制的建立，人員流動性使現行檔案管理體制顯現了新的弊端。加之人事制度改革的深入，企事業單位的優勝劣汰，畢業生自主擇業和出國熱潮的沖擊，這些人的檔案編交由人才交流服務機構進行代管，而產生的弊端也越來越明顯。
2.1棄檔現象
“棄檔族”主要由以下人群組成：一是部分跳槽人員，與原單位有勞動合同沒有解除，又不履行違約責任棄檔而去；二十應屆大學畢業生，他們為了血爪合適自身發展的舞臺，也未了解到檔案的重要性而放棄了檔案；三是因為代管人事檔案費用太高，部分人認為收費不合理而不愿意繳納費用而放棄檔案；四是出國人員，無暇顧及檔案；五是移民人員，檔案無所用處。
2.2擅自扣檔
隨著知識經濟的到來，絕大多數用人單位都認識到人才是決定一個單位興衰的關鍵，部分單位為了留住人才，也為了減少自己培養人才的損失、或為了把業務交代清楚，就會用檔案來扣留人才，來阻止或降低自己的損失。單位以擅自扣檔的方式來阻止人員流動，與現代市場經濟社會中的資源配置的原則是相背離的，人力資源的自由流動收到限制，從而使人力資源市場缺乏活力，有礙效益原則的實現。
2.3擅自建檔
人事檔案的一個重要特點就是原始性、唯一性。很多城市尤其是沿海地區經濟發達城市中的許多單位，為了吸引眾多優秀人才，改變了過去的人才調動一些做法，可以不要當事人的人事檔案，并且有些單位還許諾可以為其重新建檔[1]。從一定意義上說，重建檔案能夠加速人才流動，更加符合市場經濟的需要，因為它是與扣留檔案行為的反戈一擊，有利于資源的整體優化與合理配置。但是擅自建檔與我國人事檔案制度一再強調的嚴肅性、唯一性是相違背的，會造成一人多檔放的混亂局面，長期如此，會導致檔案的真實性會受到嚴重的沖擊。
2.4檔案丟失
企業檔案管理人員觀念淡薄，人事檔案工作制度、機構不健全，沒有嚴把人事檔案接收和調出關，檔案人員調動時工作交接不清，檔案不知去向。或者由于個人對檔案認識不強，認為人事檔案已經沒用，人事檔案在哪里根本不在意。
3.對現有人事檔案遇到問題的對策
針對我國人事檔案管理的不斷改革以及現有人事檔案管理存在問題，結合當前管理水平與實際，可以采取下列對策對人事檔案的內容、管理方法、管理制度等進行改革與完善。
3.1努力提高人事檔案材料的質量
檔案工作中出現的諸多問題，其根源在于組織人事部門和單位領導的檔案意識淡薄，沒有從思想上真正認識人事檔案及其工作的重要性。因此，增強組織人事部門和單位領導的檔案意識，是解決當前人事檔案工作中存在的問題，提高工作質量和水平的根本途徑。同時在檔案內容千人一面的陳舊模式下建立新的個性檔案，針對不同的人不同時期的發展情況及時更新檔案內容。對不同的工作崗位的個人而言，具體業務考績的標準應有明顯不同。
3.2人事檔案對相對人有條件的適當公開
“只有揭開人事檔案的神秘面紗，才能提高檔案當事人對本人檔案的認同度和信賴度，珍惜和善待自己的個人檔案”[2]，使當事人對自己的檔案有適當的知情權，避免相對人的合法權益受到侵害，同時也可以更有效地確保人事檔案的質量。當發現個人信息有誤時，可以及時提出更正，有利于人事工作程序的公正，同時相對人也會認識到檔案的重要性，發揮檔案的重要作用，將檔案作為向社會證明自己的重要信息，使人事檔案充滿活力。
3.3確定人事檔案的所有權及取消檔案管理的收費制度
我國人事檔案的所有權不應該屬于個人、單位或人才流動中心，而應當屬于國家，這一點是有相應法律和現實的根據的。在現實管理當中，由國家通過法律或政策的規定，授權有關國家機關、國有企事業單位的檔案室、相關的人才流動服務中心等部門一定的管理權，所有權的一部分權能(占有、使用權)發生暫時轉移，但其所有權整體仍屬于國家，并在公民死亡后歸國家所有。
3.4嚴厲打擊假檔案的現象
要加大對《檔案法》的宣傳力度，通過宣傳教育，進一步增強公民的法制觀念，提高政治覺悟，認清制假危害。人事檔案是當事人一生的真實寫照，是企事業單位對當事人了解的有效途徑，對假檔案和私自建檔的行為要嚴肅處理。對那些情節惡劣的、影響很壞的違法犯罪行為，不管是什么人，都要本著法律面前人人平等的原則，要毫不猶豫地繩之以法，予以堅決打擊。
3.5建立數字電子化人事檔案系統平臺
實現人事檔案現代化的管理是當今電子時代保證人事檔案安全唯一性的最為有效的手段。首先，數字化檔案不再需要大量使用檔案原件，可以避免對原件造成損害，同時大大減少了檔案丟失或涂改的可能性，便于管理;其次，檔案經過數字化可以形成數據索引，從而提升了信息檢索的可操作性；再次，數字化檔案可以進行產品二次開發和信息整合，通過有針對性的編研工作將收集到的檔案材料形成編研成果提供給相關部門，為宏觀管理和決策帶來極大方便。
參考文獻：
關鍵詞：高校；管理改革；檔案工作
深化二級管理改革，是高校深入貫徹落實科學發展觀和《國家中長期教育改革和發展規劃綱要》精神，構建中國特色現代大學制度的客觀要求，也是進一步構建“科學合理、充滿活力、富有效率、更加開放”的二級管理體制及其運行機制的現實需要。進一步理清校院兩級管理職責，增強學院辦學主體地位，構建與現代大學相適應的的檔案管理體制及其運行機制，對于加快建設特色高水平大學，具有十分重要的現實意義。
一、二級管理體制下檔案管理的特點
1.二級檔案管理歸檔范圍縮窄化
二級檔案內容是學校一級檔案內容的一個縮影。二級學院一般只涉及單一學院的教師和學生，其內容包括教學計劃、科研成果、學生管理等方面，二級管理部門涉及的業務也相對單一，覆蓋數量相對較少，是各二級單位改革發展的重要參考資料，但是，無論從數量還是范圍來說，相對學校層級的一級檔案的內容還是減少了很多。
2.二級檔案管理保管期限縮短化
按照《高等學校檔案工作規范》，根據檔案的價值決定其保管期限，哪些是永久，哪些是長期，哪些是短期，對于永久保存的檔案要及時移交；為了便于查詢使用，一般情況下，各高校要求在第二年的上半年移交二級檔案，即，將原件或重要資料移交學校一級檔案館（室）存檔，復印件則由二級單位自主保管。較之學校層面的一級檔案而言，二級檔案保管的期限相對縮短了很多。
二、二級管理體制下檔案管理的要求
1.建立二級檔案歸檔的前移機制
檔案收集、整理、移交到歸檔，是一個連續的系列過程。從對二級檔案的移交過程來看，經常存在移交不及時、檔案丟失等情況。針對這種情況，學校一級檔案部門應該建立完善的歸檔遷移機制，將明確列入歸檔范圍內的重要資料，在二級部門檔案形成時期就由一級檔案管理人員提前介入，進行業務指導工作，甚至貫穿于指導整個收集整理過程，使得歸檔文件完整無缺，提高歸檔文件質量，便于長久保存和提供查詢使用。
2.加強二級檔案人員的業務培訓
從目前高校檔案工作的實際來看，絕大多數高校二級部門都存在著檔案收集不完整、管理不規范、歸檔機制不健全、管理人員責任不明確等現狀，往往容易造成重要文件材料重復歸檔、漏歸檔甚至不歸檔的現象。因此從學校層面來講，加強對二級單位檔案工作的指導和對人員的業務培訓勢在必行。在日常工作中，除了進行基本的檔案管理技能的業務培訓外，還應該有針對性的對不同的教學院部、管理部門進行分門別類的業務指導。才能從源頭上杜絕二級檔案移交歸檔是產生的各類不規范的現象。
3.提高二級檔案管理的信息化水平
高校作為科學發展的前沿陣地，校園網的建設已經幾乎覆蓋了各個高校，相對而言，信息化的教學、科研、管理服務已經趨于日漸完善和成熟的過程，信息化的高速發展導致高校各項活動的記錄發生于網絡數字化環境中，在這個進程中，檔案信息化建設也呈現出勢不可擋的發展趨勢，大部分重要文件資源、檔案信息都將以紙質和數字形式并存發展已經成為檔案管理技術發展的方向。與傳統的紙質檔案相比，各類電子檔案的整理、查詢、利用都顯現出更加便捷方便的優越性。從這個意義出發，利用高效便捷的信息化技術管理二級檔案，勢必有利于節約二級檔案管理成本、提高的管理效率。
三、二級管理體制下檔案管理的建議
1.加強二級檔案管理的宣傳力度
強化檔案意識，加大宣傳力度是加強各二級管理部門檔案工作的前提。應當通過檔案工作必要性和重要性的大力，提高管理人員的檔案意識、培養責任心。要廣泛通過會議、宣傳欄、培訓班、校園網絡等各種途徑宣傳檔案工作、普及檔案法律法規知識，以此獲得公眾對檔案工作的支持，樹立檔案良好形象。目前，大部分二級單位的檔案管理者是兼職工作人員，在從事本職專業工作的同時承擔著本部門的檔案整理工作，應該在日常的業務工作中，形成一套收集、整理、歸納檔案的有效工作程序，有針對性的便捷的在繁復的日常工作中把檔案工作做好做實。同時，身為檔案管理者，有必要積極宣傳、普及檔案工作的重要性。
2.增強二級檔案管理的保密意識
保密工作重于泰山，檔案保密工作作為檔案管理工作中的一項重要內容，其重要性也不言而喻。高校二級檔案是在工作中形成的最原始的真實材料，涉及學校教學、科研、管理、學生工作等各方面內容，如何甄別其是否屬于保密范疇以及如何對有價值的資料進行篩選歸檔就成為很現實的問題。根據檔案工作的特殊性，形成對口層級管理、逐級落實的模式，針對二級部門檔案的內容，工作人員要從中找到保密工作與檔案工作的契合點，一方面避免出現保密與檔案業務工作“兩張皮”的現象，另一方面，避免出現檔案工作和保密工作各管一攤的“脫節”現象。只有真正確保將有保密意義、有利用價值的檔案進行整理歸檔，才能把檔案的保密工作真正落實到實處。（作者單位：廣西財經學院）
參考文獻
[1]蔣娟.高校二級管理體制下檔案工作思考[J].重慶教育學院學報，2010，11（6）112-114.
[2]童曉風.淺談高等學校院（系）級的檔案管理[J].浙江海洋學院學報（人文科學版），2002，9：83-85.
【關鍵詞】企業檔案管理；體制改革；方法與對策
一、企業現在面臨的嚴峻形勢
隨著科學技術的進步，現代社會的發展，市場經濟不斷變化，各類企業也紛紛涌現，企業之間面臨著不斷的競爭，而有些優質企業因為沒有良好的管理體制，使企業本身面臨著破產和被吞并。在當今世界經濟中，中國企業很難在外國市場立足。管理者若想使企業得到不斷的發展與提高，在經濟全球化以及本國的市場經濟的競爭中處于立足不敗的地位，最主要的策略應該是要優化自己企業檔案管理體制，從中找出方法與對策，使企業得到最大化的發展。
二、企業檔案管理體制改革方法與對策
1.企業檔案管理最主要的是工作人員具備的素質。管理是企業經營有效的一部分，同樣，企業的生存與發展離不開企業的信譽以及它所經營的產品質量，而工作人員需要具備良好的工作素質才能使企業管理有著良好的發展，企業發展體現了企業管理的水平，而企業管理水平的提高，同時會隨之出現大量的檔案資料。這些檔案資料為企業管理與發展起到了至關重要的作用，將對企業的管理還有經營提供技術、經驗等方面的有利建議。企業的檔案資料則是由企業的檔案管理人員來操作，所以企業可以對這些管理人員進行培訓。（1）企業檔案管理人員要認識到自己本身工作的重要性，要不斷學習，努力進步，提高自己所具備的理論知識和專業技能，同時也能夠很好的將理論知識與專業技能結合起來。緊跟社會發展潮流和經濟市場的進步，提高自己所掌握的現代化信息技術，進行創新，適應現代化建設。（2）檔案管理需要管理人員掌握大量的專業知識，隨著現代社會的進步，大量知識分子不斷出現，而管理人員若不想被淘汰，將要面臨著新的嚴峻形勢。管理人員要聽取優秀的管理建議，吸收別人好的管理經驗，同時自照本身的缺點而進行改正，能夠經常參與檔案管理的學術討論，與其他人員相互學習，相互促進，同時進步。（3）檔案管理人員也應該對自己企業有著全面的認知，要隨時注意自己企業的發展方向與企業經營內容，積極提高有利于企業發展的信息服務，以企業的經營與活動為核心，最大限度的發揮檔案信息的有利功能。
2.科技檔案是企業檔案管理水平的關鍵。現代社會越來越離不開科學技術的發展，而一個企業若想得到更好的發展，同時滿足市場需求，人民大眾的需求，從而生產出具備有較大競爭力的商品，這樣就要具備一定的科技水平，企業經營生產研發出來的圖紙與資料將是實際生產中與企業新技術發揮著關鍵的作用。（1）檔案管理人員應該提高自己的科學技術水平，加強對企業科技檔案的管理與經營。（2）檔案管理人員要仔細將自己所管理的企業檔案加以管理，進行分類，有力加強科技檔案，以電子信息方式對企業檔案資料進行管理分類。（3）科技檔案將會提高企業的生產經營水平，因此需要提高企業的科學技術水平，要對企業的科技進行創新與研發，以增強企業的市場競爭力。（4）實現企業的可持續發展道路需要對企業的檔案資料進行保密管理，所以要提高管理人員的保密措施，嚴禁外界蓄意干擾，妥善管理與利用檔案信息。
3.檔案信息的全面開發與最大利用是企業檔案管理的最終目的。企業檔案管理資料最基礎的工作就是收集與分類，從而對企業檔案有著合理的利用。檔案信息開放資源能夠使企業收獲最大的經濟效益。優化信息服務，提高檔案管理水平，不斷完善檔案信息資源，合理利用開發企業檔案。實現企業的可持續發展道路與創新道路，全面發揮企業檔案信息的作用。（1）各個企業都有不同的經營內容與方式，要根據企業本身的經營方式與內容來進行對企業檔案管理建立咨詢網絡，認真聽取市場以及相關人員對企業經營管理的經驗與建議，則其優者而從之；同時將有利于企業的信息與數據建立檔案信息庫。（2）企業應該要良好的利用現代社會科學技術，互聯網的進步對企業也有著最為方便快捷的作用，可以將企業形象進行網站設計，充分利用網絡技術，建立企業檔案網絡系統，能夠完善建設電子檔案，便于企業所在的行業范圍中的所用用戶能夠方便的享用與利用企業的檔案信息資源。（3）信息技術的進步，使企業能夠快速掌握及時、完善、準確的企業信息數據資源。在嚴峻的市場經濟情況下，企業要努力快速發展，壯大本身的企業優勢，不斷適應變幻的現代社會。同時，若想在同一行業的企業中，能夠很好的發展自己，占據一定的市場地位，需要準確全面獲取與自己同一行業的信息資料。積極吸取對于他人的優勢，彌補本身之不足，做出相應的改變與改善。
參考文獻
[1]金華.優化企業檔案管理體制改革的方法與對策思考[J].企業檔案管理，2012，11（3）：0268-1.
【關鍵詞】企業檔案；管理體制；新體制
一、在新體制下企業檔案管理模式建設的方案策劃
經過認真的調查研究，我們向各個分、子公司提供可供選擇的三種檔案管理體制方案。
（一）集中統一管理模式
檔案管理機構的基本構成是：
1.設立文件、圖紙資料制作的文印室，配備電腦、打印機、復印機、掃描儀、工程復印機等硬件設備及相應軟件，采用聯網打印方式，承擔企業所有紙質文件制作及分發、傳遞任務。
2.設立資料檔案室，配備庫房、文件柜和聯網電腦，統一管理企業的現行文件、半現行文件和各類檔案。承擔企業全部或者大部分紙質版本、電子版本文件材料的接收、分類、管理、提供利用、版本有效性管理任務。
（二）大分散，小集中管理模式
按照"誰產生，誰管理"的要求和統一的制度、標準，將現行文件、半現行文件與檔案分開管理，制作、傳遞、保存、管理等環節分開管理，不同種類的文件、檔案在不同的業務部門安排人員專管或者兼管，形成檔案、信息管理各個環節互相配合、互相監督的管理機制。
檔案管理體制的基本構成是：
1.技術文件和經營文件的制作、分發業務，分別由相關業務部門根據情況指定人員專管或者兼管，因為圖紙的復制分發工作量大，在技術部門可以設專人管理。
2.現行文件、半現行文件和檔案均由產生文件的部門予以相對集中，指定人員負責管理。其中圖紙資料由于涉及版本有效性管理，可以在車間設立資料室，由專人負責管理，其他文件、檔案由相應單位指定人員兼管。
3.各部門業務工作中形成的應當長期保存的文件，由各部門分別指定人員兼管，負責收集、立卷、每年定期送公司辦公室歸檔保存，其它種類的檔案由形成部門相對集中管理。
（三）建立在少紙化辦公基礎上的"分散+集中"管理模式
全力推行"少紙化"、"無紙化"辦公。信息傳遞盡量在內部網絡進行，運用專門軟件做好電子信息的歸檔保存工作。
紙質文件集中管理，電子文件由計算機系統管理。在企業的綜合管理部門如辦公室派人兼管紙質檔案和電子檔案，在生產車間設專人管理圖紙資料。
除產品、人事、基建、設備、財務、實物（營業執照、資格證書等）檔案以外，所有的檔案一律以電子信息保存，在條件許可的情況下，產品、人事、基建、設備檔案也可逐步轉化為電子檔案保存。
（四）三個方案的優劣比較
經過分析、研究、比較，首都航天機械公司新建、擴建、遷建的分、子公司根據自身的情況，分別采取了不同的管理模式。如首都航天機械公司采用了第一種模式，天津分、子公司采取了第二種模式。懷柔分、子公司則由母公司直接負責其檔案信息管理工作。總之，無論采用何種方式，都是根據分、子公司的具體情況確定的，目的是使這些企業的檔案信息管理工作一開始就走上"規范、明確、高效"的軌道。
二、在新體制下企業檔案管理模式建設的制度準備
（一）以檔案法規為依據
檔案管理工作的法律依據，不僅有《檔案法》，還有《知識產權保護法》、《會計法》等專業法律法規，此外《保密法》等法律法規，也是檔案管理工作不可缺少的法律依據和保證。
（二）以國家標準和行業標準為指南
經過幾代檔案工作者的不懈努力，我國已經建立起由國家標準、行業標準組成的檔案信息管理標準、規范體系。特別是我們航天系統的信息管理制度《文書檔案案卷格式》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》等，都是我們建立檔案管理規章制度體系的依據性文件。
（三）重視法規、標準、制度的執行情況考核
這是在企業檔案管理規章制度體系建設中非常重要，又很容易被忽視的問題。要解決這個問題，一是母公司要擔負起對分、子公司檔案管理工作的監督管理職能，二是分、子公司自身要確定法規、標準、制度的執行情況檢查考核的責任單位，明確責任內容，三是分、子公司要建立法規、標準、制度的執行情況，檢查考核的具體操作辦法，其基本要求是簡便易行，四是分、子公司要把檢查考核結果與獎懲掛鉤，保證管理標準、制度的有效性。
經過各級檔案工作者的共同努力，首都航天機械公司所有的分、子公司均相繼建立了較為健全的檔案信息管理規章制度體系。
表1三個方案的優缺點比較
比較/方案1方案一1方案二1方案三優點11.便于專業化操作。11.專職人員數量減少。11.管理人員數量減少。12.易于規范化。12.環節減少，效率提高。12.有利于管理規范化。13.責任明確，減少扯皮。13.資源分管，責任分擔。13.有利于提高管理效率。14.對管理條件要求最低。14.對管理條件要求最低。14.大幅度減輕管理工作量。缺點11.人員數量較多。11.影響管理的規范化。11.對管理條件要求高。12.管理效率受到影響。12.人員數量似減實增。12.管理起點高。13.對形勢變化適應性不強。13.不利于信息共享。13.管理的規范化不易保證。
參考文獻
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一、當前企業在人事檔案管理中存在的問題
（一）對人事檔案管理的重視程度不夠
隨著社會市場經濟體制的不斷深入，在人才市場中，人員的流動性越來越自由化，企業與員工之間的“雙向選擇性”也越來越明顯。企業在招聘錄用員工時更看重的是員工的工作能力以及人品方面，而員工與企業在達成一致性的時候更多的是由勞動合同進行書面的約束，而不是人事檔案，員工只要按照勞動合同中的協議條款進行，則可以自由的選擇職業流動。正是由于這種自由性，現階段的員工以及人才市場中經常會出現由于個人發展原因或者其他方面的原因，員工選擇跳槽的情況，而員工未及時辦理轉檔手續，因而造成了很多死檔或者棄檔的存在。更是由于對人事檔案重視程度不夠，出現很多人事檔案遺留在原由的人才市場或者交流機構中，這樣導致后續進行有關人事方面工作的時候欠缺相應完整的檔案資料查詢，為后續的人事工作帶來極大的不便。
（二）人事檔案管理人員的服務意識不夠
在企業內部中，人事檔案有關部門長期受到一些機要性和制度方面的制約，有關檔案管理人員在工作中長期處于比較被動的狀態，采取單一的服務方式，導致人事檔案管理人員在服務意識上也存在明顯的不足。對于人事檔案的管理，管理者將重心過多的放在了保管資料方面，對于人事檔案中所記錄的一些信息資源都沒有很好的進行利用，為企業調配人員，考察員工提供應該具備的價值。
（三）企業人事檔案內容不夠完善
企業的最終目的是為了盈利，對于員工的管理也是為了最大力度的刺激員工的創造力和工作能力，從而達到最佳的經濟效益，而在企業內部管理中，各部門之間的職能差別很大，因此人事檔案的管理除了具備員工的一些基本信息之外，還應該結合企業自身管理需要充實一些內容。但是在企業中，人事檔案管理資料內容基本上只顯示了員工的年齡、學歷、個人履歷等這些基本內容，對于員工在崗位工作上的業績表現，工作貢獻等都沒有詳細的歸納和記載，因而不便于對這個員工進行很詳細的了解。
（四）信息化和網絡化管理水平落后
隨著信息化時代的到來，企業內部的檔案信息管理模式也開始發生轉變，在一些信息網絡應用發達的國家已經開始用電子檔案技術逐漸取代紙質檔案，但是在我國企業中，傳統手工記錄的形式仍然大量存在，并沒有將電子化技術很好的融入到檔案管理工作中。
二、如何改進職工人事檔案管理的對策
（一）提高人事檔案管理的重視程度，加強人事檔案的宣傳
人事檔案在管理中面臨最關鍵的問題就是員工以及領導的不重視，這種不重視主要源于對于人事檔案管理作用的不清楚，因而有必要對員工及領導加強人事檔案管理重要性和作用性的宣傳，無論是員工還是管理者都應該正確對待人事檔案管理工作。例如可以通過一些形式對企?I員工進行人事檔案管理辦法的宣傳培訓，提高了員工的意識，才能更有效的推進人事檔案管理工作的發展，促進其資源利用性的有效開發。
（二）強化服務意識，提高業務能力
人事檔案中所記載的員工信息對于人事管理工作包括人員崗位的調動、工資結構的調整等都具有重要的依據作用，針對人事檔案管理工作的性質，人事有關管理人員應該轉變傳統的工作思維，增強服務意識。首先需要對已經存在的檔案信息進行整體歸納，其次針對各部門崗位有針對性的進行培訓，提高員工的業務能力，最后對所保管的所有人事有關資料進行整體盤點，建立明確清晰的檔案管理體系。
（三）建立科學合理的管理制度
企業一般會形成自己一套有序的規章制度，但是面臨著不斷變化的社會形勢和新的狀況，企業人事檔案管理制度中會有些規章制度不適應變化中的社會形勢，因而需要根據實際的社會需求不斷的調整規章制度，及時建立健全企業人事檔案管理的有關規章制度，讓其更能夠適應企業人事管理相關工作。另外還要不斷充實完善員工檔案的資料信息，擴大收集員工信息資料的來源，為企業進行有效的人員管理提供參考依據。
（四）加快人事檔案工作的信息化建設
在管理中應用計算機技術實現信息化管理是時展的要求，也是企業步入現代化的重要標志，它改變了傳統的工作模式，使得工作效率大大提升。對于企業的信息化管理建設可以將人事檔案中的編碼、查詢、統計、存放位置以及個人信息等都輸入到計算機內，逐步建立完善的信息數據庫，這樣不僅可以省去大量的人力，同時還能避免人工誤差或者錯誤率，便于后期人事檔案工作的管理和保存，有利于延長檔案資料的清晰時間和保存時間。
