發布時間：2023-07-09 08:54:47
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的檔案管理的整改措施樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
1醫院文書檔案管理存在的問題
面對衛生部將醫院文書檔案管理納入醫院評審的新要求，我院為了提高醫院文書檔案管理質量，分析我院醫院文書檔案管理存在的問題，通過發現問題、解決問題，在不斷的解決問題中發展。我院文書檔案管理存在的問題主要有以下幾方面問題：
1.1缺乏管理制度 當前醫院檔案管理制度不完善、不健全，科室的文書檔案管理意識薄弱，缺少檔案統一管理的意識，并且存在不嚴格執行檔案管理規章制度的現象。部分行政部門更是辦理文件效率差，不能及時將上級文件上交辦公室，甚至為了科室查詢方便，自行留存本科室。加之檔案檔案管理人員不固定，容易造成資料缺失或者丟失。
1.2硬件設施差 醫院辦公條件的限制，造成部分醫院文書檔案管理科室無獨立的辦公空間，并且沒有相應的專用檔案存儲電腦、掃描儀等設備，不能實現檔案管理信息化要求。同時醫院對文書檔案管理重視度不夠，對其的資金支持和投入較少，限制了文書檔案管理工作的發展[2]。
1.3管理人員綜合素質差 多數醫院文書檔案管理人員屬于非專業人員，缺少專業的知識，并且對新知識的應用不足，從而造成文書檔案辦理不及時，歸檔不合理等問題。或者文書檔案管理人員工作積極性差，檔案管理工作不認真，不能全身心的投入到文書檔案管理工作中。同時管理人員綜合素質差，歸檔過程中不嚴格遵守文書檔案管理要求。
1.4拓展應用 醫院文書檔案管理人員自身操作水平差，對于信息化管理手段不能熟練應用，造成信息檢索慢、工作效率低。同時在文檔資料開發利用過程中，檔案管理不全面、不系統，導致文書檔案資源浪費現象，缺少具有科研成果的檔案管理內容，出現文書檔案管理輕重失衡現象，不能發揮文書檔案管理的價值[3]。
2 PDCA循環原理的探索應用
PDCA循環原理是指通過制定計劃、執行計劃、檢查結果、處理問題等工作的循環過程。在管理活動中應用PDCA循環，可以不普遍提高管理質量和工作效益。在醫院文書檔案管理中應用PDCA循環原理，我們應該嚴格遵循PDCA循環原則，使醫院文書檔案管理質量以車輪式提高，促進醫院文書檔案管理高效規范化的實現。
2.1制定計劃 針對醫院文書檔案管理存在的問題，制定注針對性的對策。主要體現在以下幾方面：為醫院文書檔案管理科室配備標準化的檔案辦公室；綜合分析確定新建檔的方案；配備專門的電腦、打印機、掃描儀等檔案管理專業設備；加強對檔案管理人員的培訓和學習，提高工作人員檔案管理的專業技能；建立完善健全的文書檔案管理制度，明確崗位職責[4]。
2.2執行計劃
2.2.1將紙質文書檔案轉化為信息化檔案，可以通過掃描方式進行。對于需要錄入的內容，不能隨意更改檔案內容，并且對檔案進行嚴格分類和歸檔。轉變傳統的文書檔案管理觀念，正確認識檔案管理信息化的重要性。
2.2.2綜合我院文書檔案管理現狀以及醫院的實際情況，制定科學合理的檔案管理制度，明確各崗位人員職責。同時明確規范文書檔案管理流程，為文書檔案管理提供制度保障和依據。
2.2.3嚴格醫院文書檔案管理人員的聘任制度。招聘人員必須是專業從事檔案管理人員，并且經專業培訓取得檔案專業上崗證。通過不斷的招聘，提高檔案管理人員綜合能力和專業水平[5]。
2.2.4加強對文書檔案管理人員的培訓，定期對檔案管理人員進行培訓，提高管理人員的檔案管理意識，培養檔案管理人員專業能力。通過組織學習和培訓，對醫院文書檔案管理人員進行考核和評估。培養檔案管理人員規范化的工作流程，保證檔案管理內容和分類的齊全。
2.3檢查結果 依據PDCA循環工作原理，對醫院檔案管理工作進行評價。檢查醫院檔案管理應用PDCA循環原理建設的檔案管理制度、制度落實情況、文書檔案辦理效果以及歸檔分類情況。結合醫院文書檔案評審工作的不斷深入，通過自查和檢查、定期檢查和不定期檢查、跟組檢查等方式，科學合理的檢查文書檔案管理質量。結合檢查結果，制定評審方針，并就發現的問題提出整改措施。同時及時跟蹤整改效果，分析整改措施的可行性，從而有效促進檔案管理質量的持續改進。
2.4處理問題 定期開展檔案管理工作研討會，及時發現計劃、執行以及檢查中存在的問題，分析發生的原因，并且明確調整措施的重要性，保證文書檔案管理工作向著標準化、規范化方向改進。特別是對于文書檔案辦理流程，應該及時改進，保證文書檔案按時限辦理，不斷提高當日辦理率、三日歸檔率。同時，辦公室組織相關人員進行經驗總結，促使檔案管理的具體工作逐步進入一個更高層次的質量循環過程。
一、加強領導，健全組織
我局及時傳達貫徹文件精神。立即召開全體機關干部會議，研究部署我局近階段保密工作，成立了保密工作領導小組，明確一名副局長專門分管保密工作，配備1名工作人員專門承辦日常保密工作，為保密工作提供了強有力的組織保障；按照“誰主管、誰負責”的原則，認真落實領導干部保密責任制，實行領導對所分管業務的保密工作負領導責任，認真實施各項保密措施，確保局機關保密工作制度落到實處。
二、開展教育，加強學習
定期開展保密教育，組織機關工作人員認真學習了《中華人民共和國保密法》、《國家工作人員保密守則》和《領導干部保密守則》等保密法律法規，提高了全局干部職工的保密意識；健全落實各項保密制度。
三、邊查邊改，注重實效
我局按照通知要求，對重點計算機、崗位、重點部門進行自查，確保不漏一人、一機、一盤、一網、一份文件資料。
一是計算機管理。目前我局所有科室和局領導辦公室都配備了計算機，每臺電腦上都安裝了網絡防火墻，對每臺電腦的軟件進行清理，刪除一切與工作無關的信息和軟件，防止信息流失或遭受外界惡意攻擊。自查中，未發現非計算機儲存、處理過信息，且并無移動儲存介質。
二是文件資料管理。我局制定了2名工作人員為專職文書人員，負責紙質文件管理的人員，具體做好文件資料的收發、分放、整理、歸檔、銷毀等。負責電子文檔管理的人員，具體做好電子文檔的輸入、存檔、發送、印制、備份等，確保電子文檔安全，防止機密外泄。
三、企業檔案管理。由于我局工作特殊性，全區酒類流通企業、家電下鄉企業及再生資源企業的檔案都在我局備案。為切實保障企業的商業機密，我局要求業務科室嚴格管理企業的各類檔案，并落實相關責任人。任何人領取或查閱企業檔案，都必須經得分管領導同意，并辦理領取或查閱手續。
二、存在問題及整改措施
部分干部職工進行保密學習的力度不夠，保密意識不強，仍然存在資料文件亂擺亂放現象，人員管理記錄不完善。
一、提高認識，切實加強檔案管理工作的領導
近年來，我局高度重視機關檔案管理工作，將機關檔案管理工作納入工作日程，加強對檔案管理工作的領導，真正做到了認識到位，組織到位，措施到位。牢固了樹立“安全第一，預防為主”的思想，堅決防止和克服松懈、僥幸心理，確保檔案安全萬無一失。20__年，根據工作需要，我們及時調整了縣局檔案管理工作領導小組，并把檔案工作列入全局的長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位目標考核中，把檔案工作作為機關管理的一項重要的內容納入年度目標，與機關其它工作同部署、同組織、同考核。同時，各科室都配備了兼職檔案管理工作人員，建立檔案管理工作網絡，形成了以分管領導掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負責、各職能科室協助工作的四級檔案管理網絡。
為提高檔案管理質量，我局在資金緊張的情況下不斷加大檔案設施投入。20__年局機關搬入辦公大樓后，專門設立了文書檔案室，并撥出專項經費，購置檔案柜15節，為檔案室配置專用檔案裝具，基本適應了檔案管理工作的需求。
二、加強制度建設，規范檔案管理
為不斷促進我局檔案管理工作的規范化建設，提高文書檔案管理水平，20__年以來，我局先后制定了《##縣食品藥品監管局檔案管理辦法》及《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》等，明確了檔案工作職責和任務、歸檔范圍及整理要求，使各有關科室對文件材料的形成、積累、收集、整理有據可依。同時，制定了《檔案人員崗位責任制》和考核、獎懲制度，并納入機關的崗位責任制，充分發揮和調動檔案工作人員的積極性。
同時，我局按照檔案管理要求，一是在歸檔過程中，將所有文件歸檔目錄、盒內文件目錄、盒底備考表、文件資料匯編等全部使用計算機打印；二是文件、材料的歸檔全部使用無酸檔案盒，文件不易被腐蝕、變質，有利于檔案的保存；三是結合我局實際情況，認真落實檔案庫房“八防”標準的要求，確保檔案安全，目前未發現霉變、蟲蛀現象，確保了檔案的安全；四是增強檔案利用安全意識，正確處理好檔案安全保管和方便利用的關系，既保證檔案不丟失、不損壞，又保證了檔案信息不失密、不泄密。通過以上措施使我局的檔案管理工作逐步走向了規范化、科學化管理軌道。
三、積極參加檔案管理培訓，切實做好歸檔和利用工作。
為不斷提高檔案工作的規范化、科學化管理水平，建局4年來，每年安排檔案工作人員參加縣檔案局舉辦的檔案培訓班，購買了《檔案工作法規文件與業務知識匯編》、《歸檔文件整理規則匯編》等工具書，對檔案工作的開展，提供了科學依據。我局還按照縣檔案局和上級主管部門的要求，全力做好文書檔案的歸檔和移交工作，截止目前，共歸檔文書檔案600余件。20__、20__年年按照縣檔案局要求完成了現行文件報送任務，共報送現行文件100余件。
四、存在問題和今后打算
由于我局建局時間較短，檔案工作基礎較薄弱，日常管理中還存在很多問題和不足，一是對檔案法規宣傳力度不夠，缺乏全員檔案管理意識，造成歸檔不規范，歸檔質量差。二是人員少、經費緊張，檔案室硬件建設存在較大差距。三是檔案保管、編目、利用、編研、保護、保密等有關的規章制度還不夠健全和完善。四是檔案管理信息化程度不高，一定程度上影響了檔案作用的發揮。
關鍵詞：工程質量控制管理加強
Abstract: the quality control of construction project is one of the input resource quality control, to control the quality of the production process and every link, the system process inspection and monitoring of the completed project product quality, according to engineering entity quality formation in different time can be divided into the preparation of construction quality control, construction process quality control the completion of inspection and quality control in three stages. It is a necessary means for construction enterprises to produce high quality project, to increase the market competitiveness of enterprises, has a very important significance to improve the technical level of China's construction industry.
Keywords: strengthening the management of project quality control
中圖分類號：F407.9
一、施工項目質量控制的基本要求
1.要明確質量控制責任主體。施工項目質量控制責任主體是項目經理部。為了實施質量控制,項目經理部應根據工程具體情況組織起質量管理小組或專職質量檢查管理人員,負責項目質量監督、檢查、指導和驗收。明確質量控制責任主體是保證建筑項目施工質量的重要前提條件。
2.要有效分解落實質量目標。建筑工程總質量目標由工程合同或任務書所明確規定。實現總目標的基本途徑是進行有效目標分解并落實到具體崗位和人員,目標分解落實是實現總目標的有效方法。
3.要嚴格執行施工計劃和技術標準。施工計劃和技術標準是質量控制的基礎和前提條件,工程質量控制就是檢查施工中實際發生情況與預定施工計劃、技術標準相比較是否存在偏差,偏差是否在允許范圍內,是否應采取整改措施以及應采取哪些整改措施。因此,嚴格執行施工計劃和技術標準是項目質量控制的重要準則。
4.要保持控制過程的全面性和連續性。質量控制是對施工項目所有要素和生產全過程進行的全面質量管理。因此,項目質量控制必須從分析項目對象的基本特點入手,找出影響工程質量的規律性問題和主要矛盾,進行全面和有重點的管理。
二、施工項目質量控制的主要內容
1.原材料和設備的進場質量控制。工程所用原材料是形成工程實體的基礎,也是工程質量形成的基本要素。保證原材物料按質、按量供應和使用是項目質量控制的重要內容。對原材料控制應采用“三把關,四檢驗”制度。所有進入施工現場的原材料及構配件必須具有產品合格證、檢測報告以及施工當地產品備案證(備案證必須在有效期內), 凡是沒有產品出廠合格證和檢驗不合格的,不得進場。需要檢測、檢驗的原材料須在監理工程師監督下當場取樣并送交相關部門檢驗,合格后方能使用。施工機械設備應有出廠合格證和技術說明書,檢驗人員對其質量檢查合格后,予以簽署驗收證明。
2. 質量控制點的設置。質量控制點為了保證施工質量而對某些施工內容、施工項目、工程重點、關鍵部位和薄弱環節等,在一定時間和條件下進行的重點控制和管理,使其施工過程處于良好的控制狀態,控制點設置是保證達到施工質量要求的必要前提。質量控制點實施應在監理工程師監督指導下進行,要對控制措施交底并認真記錄,嚴格檢查。
3.施工檔案管理的控制。施工檔案管理對全面真實反映項目建設信息,總結和吸取以往經驗教訓,提高施工企業技術水平具有非常重要的作用。檔案管理隨工程進展及時搜集整理,要真實可靠并按專業進行分類。檔案資料應進行分級管理,各單位應設置檔案管理人員負責檔案工作,各質量驗收資料必須經監理工程師現場檢查合格簽字后才能歸檔。
4.對施工人員的素質控制。在項目質量控制中,人是決定性因素,管理、施工及操作人員自身素質高低對工程質量起著關鍵作用。為了保證和提高項目施工質量,施工企業必須加強對施工人員的素質控制。施工人員的素質控制主要包括崗位質量教育和專業技術培訓。
5.施工過程中的質量跟蹤控制。監理工程師應在施工過程中進行質量跟蹤控制,監督各項施工活動,隨時注意施工單位在施工準備階段對影響工程質量各種因素所做的安排,在施過程中是否發生了不利于工程質量的問題,如果發現問題,監理工程師有權要求施工單位予處理和整改,避免產生質量隱患。監理工程師應嚴格監控施工工序間的交接,對主要工序和隱蔽工程,要在監理工程師檢查確認后,才能進行下道工序施工。
6.施工過程中成品的質量維護。建筑項目施工周期長和多工種交叉作業的特點,決定了建筑項目成品保護的必要性。分項工程的完成對單位工程來說,僅僅是產品完成過程中一個工序,對已完成的分項工程部分應采取措施予以保護,避免成品因缺乏保護或保護不善而造成損傷或污染,影響整體工程質量。項目管理人員應合理安排施工工序,減少工序的交叉作業;做好交接工作,并做好交接記錄。建立成品保護制度,嚴格執行對成品保護的質量檢查。
二、加強建筑工程質量控制與管理措施
1、強化建筑項目目標責任制
加強建筑工程項目目標責任制，是完成和達到建筑工程項目合同指標，完成建筑工程項目質量的控制和管理的根本性保證。建筑工程項目具有復雜性、多樣性等特點，一個建設項目是一個工程綜合體，它可以分解為許多內在聯系的工程，包含層層互相承接的承包關系，按照“分項保分部、分部保單位工程”的原則，把質量總目標進行層層分解，研究確定每一個分部、分項工程的質量目標。任何目標責任落實到人，建設工程項目都應按照這種層次型的結構化方法進行項目工作包的分解。借用現代化建筑工程項目管理的這種方法，可以將一個建設工程項目的全過程質量控制和管理，分解成一系列項目工作包，然后將這些項目工作包進一步細分成建設工程項目質量控制和管理的全過程的活動，以便能夠更為細致地控制和管理工程質量。施工、監理等單位應加強信息反饋和調控，實現各層次項目目標指標，最后實現建筑工程項目質量的目標管理。
2、強化監督機制
強化監督機制，是有效控制和管理建筑工程項目質量的保證。改革開放以來，我國逐步建立健全了工程項目監督機制，大部分工程項目的工程質量得到保證，但工程的質量事故和安全事故還沒有完全杜絕。因此，還需要進一步完善并強化監督機制，完善對建筑工程項目立項、論證、招投標、施工等各個環節的管理機制，把建筑工程項目的監督機制作為一項長期制度，把各項制度落在實處是保證建筑工程項目有效控制和管理的關鍵。
3、強化新技術推廣，提高施工水平
建筑施工企業應積極落實科學發展觀的思想，積極采用先進適用的新技術、新工藝、新裝備和新材料等組織施工，發展工藝專業化、機械自動化、管理現代化、優化資源配置、提高生產效率。我國現在重點推廣各項新技術，如地基與基礎工程新技術、混凝土與鋼筋施工新技術、模板與腳手架技術、建筑節能技術、建筑防水新技術以及現代化管理技術等。建設單位和監理單位應積極鼓勵支持建筑施工企業采用新技術；通過強化新技術的應用來提高施工水平，是提高控制及管理建筑工程項目質量的有效方法。
4、強化施工管理，技術人員的培訓
建筑企業施工隊伍由管理人員、技術人員、施工人員等組成，人員多、知識層次差別大、流動性大。因此，施工企業要加強各層次人員的專業知識勞動技能的培訓及安全知識的教
育，包括對新工藝、新設備新材料的學習使用等，不但可以提高企業的整體素質和水平，而且也可以提高建筑工程項目的質量和管理水平。
5、強化協作單位管理
建筑工程項目包含土建、水、暖、電、安裝等，是一項復雜而龐大的系統工程，往往是多工種，全方位交叉作業、協作性強、管理難度大。各層次的分包單位互相銜接，各單位良好協作關系，對實現項目質量總目標是至關重要的。特別是在一些設計無細致規定，規范要求不明確的環節，必須依靠現場施工技術人員經驗和技術水平進行合理處理。現場管理的重點應放在合理安排交叉作業、施工工序、分項工程施工順序等。同時合理安排施工時間和空間、分項工程技術間歇、人力調配等，以保證工期及作業質量。所以，強化協作單位管理也是有效控制和管理建筑工程項目質量的重要因素之一。
6.加強驗收工作
工程竣工驗收是工程質量的最后一個環節，也是建設資金轉化為使用價值的重要環節，是全面考察投資效益，檢驗設計和施工質量的重要步驟。工程項目竣工時，基建部門首先要會同承建單位對工程進行預驗收，然后再組織使用單位、設計單位及政府有關建設管理部門進行正式對照設計圖紙，按驗收規范對工程進行全面的嚴格驗收，檢查對工程技術資料、材料、構件和設備質量合格證明和分部分項驗收記錄等。對存在的質量缺陷，提出整改措施及期限，直到合格為此，然后請質檢部門驗收。同時，根據工程保修的有關規定，要求施工隊在交工一定時間內隨時對出現的問題進行保修。另外，所有竣工資料要做到齊全、規范、準確、全面、真實，確保每項工作圓滿完成。
質量是永恒的主題。建筑產品是一次性產品，其體量大，投資大，建設周期長，生產要求復雜，施工環節眾多，不便于綜合測試，一旦建成便不能更換的特點。在工程最終完工前的相當長的時間內，只有制品沒有成品，上道工序若發生質量問題，都有可能被下道工序所掩蓋，從而導致重大質量事故的發生。因此，我們要對項目實施全方位、全過程的質量監督管理，確保工程萬無一失。
參考文獻：
[1]劉華.淺談國內外建筑施工的管理[J].安徽建筑，2004
“戴明環”又叫“質量環”，是由美國管理學家戴明博士于1950年提出。最早應用于質量管理領域，但逐漸被實踐證明是一種可以促進管理活動有效進行的合乎邏輯的工作程序，成為管理學中通用的模型，是全面質量管理所遵循的科學程序。“戴明環”理論主張對管理活動實施“計劃、實施、確認、處置”的系統程序，而且隨著新的管理理念、方法的注入又會不斷賦予新的內容，實際上是一種永不停頓周而復始的持續過程，其實施的基本原理就在于通過嚴密的過程控制借以實現預定的目標。（見圖1）
“戴明環”最顯著特點是通過大循環帶動若干個小循環。如果將新疆油田公司看做一個大的戴明環，那公司內部人事部、勘探事業部、宣傳部、財務部、檔案科等就是一個個小循環，通過每一次循環后會產生階梯式上升效果；通過每一次循環，解決好各個小循環中暴露出的問題，并將業已形成好的經驗繼續保留，總結設置出一定標準，再進入下一個循環周期，如此反復循環、不斷提升就會讓公司檔案管理不斷得到完善、規范。（見圖2）
在每一個循環中，A始終是核心，只有通過“行動”才能提煉出標準，起著總結過往成功經驗、布置下輪工作重點的“橋梁”作用。整個循環分為4個階段、8個步驟（見表1）
2 “戴明環”理論的可行性
檔案管理作為企業管理的一項基礎性工作，既要繼承前人先進的管理方法，也要與時俱進，把握新時期賦予石油企業檔案管理工作提出的新要求。石油企業檔案管理應該與整個企業管理總的發展基調保持一致，引入先進的管理理念和方法，在變中求不變，在不變中求變地持續改進。它包含了檔案管理工作計劃（Plan）、實施（Do）、確認（Check）和處置（Action）四個階段，其本身就是一個不斷更新、不斷完善的過程，完全可以通過P、D、C、A四個循環來實現。其工作流程：如圖3。
3 “戴明環”理論在新疆油田公司檔案管理工作中的應用分析
按照“戴明環”理論的理念，可將石油企業檔案管理分為計劃（Plan）、實施（Do）、確認（Check）和處置（Action）四個方面，共同構成了石油企業檔案管理一個完整管理體系。但相對于整個檔案管理體系來說，其中四個部分又是相對獨立的。每一部分依據PDCA循環理論中的4個階段和8個步驟（見表1）經過不斷的“計劃——實施——確認——處置”循環提升（見圖2），最終實現石油企業檔案管理的近、中、遠期目標，促進石油企業管理水平提升（如圖4）。
3.1 P（Plan）階段——計劃。P階段是明確某一階段（一般以1年、3年或5年為一個階段周期）石油企業檔案管理所要實現的階段性目標，以及為實現這一目標所制定的具體措施。首先是組建企業建檔工作領導小組，抽調企業人事、辦公室、檔案科等部門人員組成；其次，是預先設計和印刷好本次檔案工作中所需要的各種表格或者宣傳品；再次是對參與本次檔案工作的人員進行系統培訓，使其盡快熟悉工作內容；最后是在集團上下進行全員動員部署。
新疆油田公司在對上一年歸檔的檔案自查后發現許多新招錄的員工（尤其是剛剛入職的大學生）檔案不完整，諸如他們的在職學習經歷、入職培訓考核、社會實踐等能夠反映新員工綜合素質的檔案沒有及時被收集。還有相當一部分檔案材料記錄或者書寫不規范，如用鉛筆填寫、缺少印鑒章，等等（見表2）。
表2：某石油企業新招錄人員檔案質量影響因素頻數頻率統計表
針對以上出現問題，公司及時成立了新招錄人員檔案質量評查小組，由分管檔案工作的副經理和辦公室、檔案科以及各部門的負責人共同組成，協調評查公司招錄新進人員的檔案情況，明確小組組成人員的評查職責，做到分工明確，各司其職，并以公司內部相關的評查要求為依據，再制定具體的評查措施。
3.2 D（Do）階段——實施。D階段，也就實施階段，就是對第一階段——P階段所制定規劃方案付諸具體實踐，一般是通過把公司里面從事檔案及檔案管理人員、涉及檔案用的器材物資等可有效整合利用的資源合理配置，確保計劃階段所設置各項目標任務。D階段是“戴明環”理論核心。首先，要提高公司人事部門以及檔案管理人員對新招錄人員相關檔案資料收集重要性認識。其次，要培育一支高素質檔案管理人才隊伍。與公司業務部門相比，檔案管理較為枯燥，需要檔案管理人員耐得住寂寞、耐得住清貧，是更多講求奉獻的一個崗位，公司要制定給予檔案管理人員相對傾斜的激勵措施以穩定這支隊伍。再次，要與時俱進，不斷拓寬公司檔案歸檔范圍。緊密結合新時期市場經濟發展對于員工的誠信檔案、員工階段性培訓檔案、地質勘探資料以及人才立體評價的多方位參考的現實需要，圍繞新時期石油公司經濟效益、社會形象評判標準不斷拓寬公司檔案范圍。最后，落實檔案管理方面的相關獎懲制度，把定期巡查結果作為檔案管理人員考核、評先評優、晉升的重要依據。
3.3 C（Check）階段——確認。C階段，即確認階段，其主要工作重心就是對照第一階段（P階段）所確定的目標，確認第二階段（D階段）的落實效果，及時將檔案管理制度在實際執行過程中發現的問題進行匯總確認。對于確認的結果不外乎兩種，一種是實現了預期目標，還有一種就是尚未完成預期目標。對于達到了預期設定目標的，便可以將精力投入到下一階段工作中。對于沒有實現目標的，則要再從先前制定的計劃措施是否超過了檔案人員的實際操作技能或者是受公司客觀情況所限制等進行分析。
新疆油田公司將公司的檔案進行細致分類，把鉆井工程、測繪、測井技術、地球物理（化學）勘探等紙質檔案，巖心巖屑實物檔案等采取精細化管理，并全部實現信息化管理，查閱利用方便，探索模塊化管理模式，即根據不同檔案管理特點，組建石油業務檔案管理小組，抽調一線業務人員擔當兼職管理人員，實現檔案管理專業化，專業檔案管理模塊化，并把所有檔案最終統一納入企業檔案科管理。但也存在業務檔案“發現難、出口難”，即業務檔案重利用輕保護，信息化程度較低等問題。要求管理部門從源頭查找原因，并提出針對性措施加以應對。
3.4 A（Action）階段——處置。處置階段主要是對第三階段（C階段）兩種確認結果進行細致處理，對于檔案管理經驗較好的及時提煉和推廣，并對存在的問題及時總結，提出整改措施和方案，做到持續改進。在處置階段仍然沒有解決的問題，則可放入下一個“戴明環”繼續循環加以解決。從某種意義上說，處置階段也是為下一輪新的循環做好準備工作（見表3）。
表3：××石油企業解決鉆井工程檔案管理中存在問題一覽表
一、各項規劃編制情況
我局今年計劃進行總體規劃修編；原創：九華山大道東側、站前區，池口片等控制性詳細規劃編制；百荷公園北園規劃；主城區商業網點規劃、環衛系統規劃、園林綠地系統規劃等專項規劃。
根據工作計劃，我局年初即爭取財政和城司資金，開始了主城區商業網點規劃和百荷公園北園的規劃。同時根據市領導的指示，月份，對站前區、池口片控制性詳細規劃以及主城區園林綠地系統規劃進行了招投標。目前規劃編制進展情況為：
《主城區商業網點規劃》已經完成初稿，由于商業網點主管部門原經貿委的機構改革，因此待新的主管部門確定后即可繼續進行規劃的修改及專家評審等工作。
《百荷公園北園修建性詳細規劃》，目前設計單位已完成三個初步規劃規劃方案，待市規劃委確定具體方向后，即深入編制，并進行專家評審等工作。
《主城區環衛系統規劃》目前已經完成初稿，并進行了初步技術審查論證，即將完成評審稿，以及進行專家評審工作。
《主城區園林綠地系統規劃》目前已經通過招投標確定了編制單位，在落實編制經費的同時，編制單位已經開始現場調查，并就規劃召集各部門就設計思路進行了初步研究，目前規劃正在編制當中。同時在綠地系統規劃中增加申報國家園林城市指標控制等部分內容，為下一步我市爭創國家園林城市工作打好基礎。
《站前區控制性詳細規劃》目前已經通過招投標確定了編制單位，編制單位已經完成了現場調查，規劃正在編制當中。
《池口片控制性詳細規劃》目前已經通過招投標確定了編制單位，編制單位已經完成了現場調查，規劃正在編制當中。
同時，根據池州市區域交通建設的需要，我局還安排了池州火車站九華山站的測繪，目前已經確定測繪單位，有關工作正在進行之中。
完成了主城區地下管線系統的驗收工作，目前整個管線系統已經正式投入使用。
二、規劃管理情況
⒈作好今年市政府重點工程建設的服務工作。
今年市政府安排大量資金進行了基礎設施和民生工程，以及圖書館、博物館、體育館和以及新建學校。為了盡量減少在規劃審批上的時間，我局主動服務，積極聯系，在保證規劃審批環節不缺失的情況下，盡快做好各個項目的服務工作。
⒉加強規劃巡查。
堅持實行經常性的巡查制度，基本保證每天對工地進行一次隨即抽檢，以及每周一次的大范圍集中巡查。對在巡查中發現問題的，及時以城市規劃巡查通報的形式向各有關單位反饋，督促有關單位進行整改，以加強建設過程中的監督。
⒊開展“一書兩證”檢查工作
根據建設部和省建設廳的要求，對我市東至、青陽、石臺、九華山、開發區核發“一書兩證”的情況進行檢查，以加強各地依法實施城市規劃管理工作。結合年初的開發區整頓清理工作，重點開展了對開發區規劃管理的檢查工作，針對發現的問題，及時反饋，原創：督促整改，并幫助提出整改措施，以盡快理順開發區的管理體制。
三、存在問題及對策
⒈盡快啟動編制到年的近期建設規劃。
一、解放思想，提高支部黨員整體素質。
1、強化領導。辦公室負責同志要認真履行職責，認真謀劃，親自部署，精心安排好學習實踐活動，每個黨員干部要結合分析檢查階段的工作，積極參加學習研討活動。(主要責任人：*)
2、抓好協調。辦公室要積極為領導當好參謀，既要準確把握上級政策，又要全面了解基層的情況，把可能出現的情況分析得更全面一些，把可能遇到的問題思考得更深入一些，把比較敏感的政策性問題研究得更透徹一些，把解決問題的措施考慮得更具體一些，牢牢掌握工作的主動權，不斷推進工作落實。(主要責任人：全體室領導)
3、強化督導。組織黨員干部對執行和落實科學發展觀的情況進行自查。一查思想，看科學發展的理念是否真正樹立；二查工作，看本單位工作是否符合科學發展的要求；三查作風，看求真務實、干事創業的作風是否具備。(主要責任人：全體室領導)
二、建立健全各項制度，提高工作效率。
1、進一步健全工作制度，嚴明工作紀律，提高工作效率，執行A、B崗工作制度，對辦公室工作人員的崗位職責進一步明確，從根本上解決在工作中存在的效率不高的問題。(主要責任人：全體室領導)
2、堅持以人為本，充分發揮各班組的主動性和積極性，挖掘班組的創新潛力，推動全室工作在穩步發展的基礎上有更大突破。(主要責任人：全體室領導)
三、加強內部管理，充分發揮職能。
1、強化文秘政務工作。一是加強公文管理，嚴格按照公文處理辦法的要求和輕重緩急，及時收發、傳閱、送閱，確保每個文件精神及時傳達到位，上報材料按要求報出，各項工作逐一落實。二是加強檔案管理，進一步建立健全各項檔案管理規章制度，嚴格按照歸檔文件整理規則、文件材料歸檔保管期限表以及閱檔管理辦法的要求管理檔案材料，實現檔案管理規范化、信息化。三是加強信息報道工作，及時向上級報送有關信息確保不漏報、不誤報。四是加強辦公用品管理，嚴格執行《處辦公用品管理辦法》，規范辦公用品領用審批程序，實現增收節支。(主要責任人：*；主要責任班組：文秘組)
2、加強信息宣傳和網絡建設。進一步加強對外宣傳，緊緊圍繞全處工作重點和重要工程建設，有計劃、有組織開展宣傳活動，認真辦好引江信息網，及時更新信息及網頁，提升網站水平。(主要責任人：*；主要責任班組：信息中心、文秘組)
3、加強綠化管理。按照園林化管理的要求，對處區綠化工作進行科學規劃、合理調整、定期養護，提高水平。（主要責任人：*；主要責任班組：綠化所）
4、加強物業管理。繼續做好房屋及水、電路等方面的維修工作，不斷加強環境衛生管理，認真做好一、二站之間道路改建等基本建設工作，為全處職工創造優美舒適的工作和生活環境，充分展示出“全國文明單位”的良好形象。（主要責任人：*；主要責任班組：物業所）
5、增強服務意識。加強食堂和浴室管理，不斷改善站區運行工作餐的質量。同時辦好各類培訓班，積極拓寬服務領域，為外單位培訓班提供食宿服務。（主要責任人：*；主要責任班組：招待所）
6、加強醫療管理。進一步為生病職工提供優質的門診服務，認真做好職工體檢和醫療保險方面的服務工作，認真開展職工健康素養基本技能宣傳教育工作，做好夏秋季傳染病的預防工作，建議處招聘一名醫生，解決專業人才緊缺與就診服務繁重之間的矛盾。（主要責任人：*；主要責任班組：醫務室）
關鍵詞:檔案;行政執法;問題;對策
中圖分類號:D922.1 文獻標識碼:A文章編號:1003-949X(2010)-03-0030-02
一、檔案行政執法發現的主要問題
1.檔案管理不規范
按照相關規定,各單位、各部門當年形成的各種文件資料應在第二年6月份歸擋,對國家規定的應立卷歸檔材料,必須定期向本單位檔案機構移交,集中管理;按照國家規定各有關單位收集整理好的檔案在本單位保管滿10年后,按照時間向地方行政區域內的國家檔案館移交,實行集中統一管理,而大部分單位沒有按照規定歸檔、移交檔案。有些單位檔案文件資料收集不完整。
2.保管設施有限,存在安全隱患
有些部門沒有專門的檔案保管室,檔案隨便存放,更不要說有其他的硬件設施,防止火災與潮濕還有盜竊等都只停留在很低的水平上。有些部門有配備了檔案室,卻是多功能的,為了利用空間,多與其他雜物放在一起存放,有的甚至屋頂透風,引起檔案質量變壞,檔案灰塵遍地,與“三鐵八防”的保管要求差得甚遠,嚴重威脅著檔案資料的安全。
3.檔案工作不受重視
檔案工作不是一項驚天動地的事情,沒有其他工作那樣容易引人注目,成效不明顯。有相當一部分人甚至包括一部分單位的主管領導對檔案工作的認識都存在偏差,認為檔案工作要做的就是事務性工作,不能給單位創造經濟價值,不予重視,只要檔案不丟失,不外傳即可。
4.檔案管理方法滯后
目前大部分單位檔案管理的方法比較陳舊,查閱檔案都是采用最原始的手工方式,由于經常使用原件,磨損嚴重,紙張都變了顏色、字跡顏色也退化得相當厲害,尚未利用現代化信息技術和設備對檔案進行管理,使檔案的檢索查詢要耗費大量的精力和時間,從根本上影響到檔案的完整性。
二、影響檔案行政執法的因素
1.檔案法制觀念薄弱
很多檔案部門只看重業務,把大量的精力放在完成上級部門布置的檔案業務中,對檔案執法不重視,對檔案執法的技術性和法律性不能很好的把握與運用,以致不能從法律視角正常開展工作,如執法水平不高,監督指導多采用行政方式,而不是運用法律技術,檔案職能部門依法存在和滿足于過去習慣的工作方式和“權大于法”的落后的管理模式,僅僅希望靠宣傳反應來達到執法效果。思想不變革,觀念未跟上,主觀能動新沒有能夠發揮出來,存在麻痹和懶惰行為,執法的強度不夠,再加上現在市場經濟的多元化發展,就使得一些對國家和社會有保存價值的檔案得不到很好的監管。
2.檔案工作的監督與引導強度不夠
督察機制不完善,這很大程度也造成了檔案業務建設與執法力度無法很好推行的原因,從近年的幾次檔案行政執法檢查來看,如果檔案工作的商機監督指導不到位,那么檔案業務建設將得不到有效的開展。最為明顯的是隊員那些檔案業務建設存在許多問題,即便已經在督察中發出整改命令,但是由于人員或者其他的原因,往往是下了命令之后無人區過問,抓落實,也就無形中導致追究責任的欠缺。這些問題的顯現,反映出我們檔案只能部門力度不夠,事后追究責任的機制沒有很好的形成,各項規章制度沒有能夠很好的落實,使得在檔案行政執法檢查中,執法人員只能是看在眼里,明白在心里,監督整改措施不了了之,最終仍然未能督促受檢單位如期整改,直接影響檔案法制建設的前進步伐。
3.檔案管理隊伍整體素質較低
隨著時代的發展、社會的進步,檔案管理工作對從事檔案工作的人員素質提出了更高的要求。而絕大多數部門的檔案管理人員結構復雜,只是結構單一,具備檔案專業知識的人員數量較少,且專職大難工作者中也大都存在知識老化的現象,其理論水平、業務水平尚需提高。且兼職較多,這很大程度上影響了檔案管理的層次,對檔案工作的開展形成重大阻礙。
4.檔案管理資金得不到有效投人
檔案事業經費投入較少少,是導致檔案不能健康發展的根本原因之一。很多部門的檔案管理沒有按照規定列入財政經費預算,辦公經費都由各單位自行解決,檔案館建設沒人關心、過問,這就嚴重影響了檔案事業的健康發展。
三、解決檔案行政執法存在問題措施
1.加強檔案行政執法監督指導作用
注重檔案執法的監督,檔案執法能否有實效,關鍵是檔案行政執法監督要到位,要健全檔案執法的指導體系,充分發揮人大、政府等法制部門的作用,實行多角度、多層次、相互配合、相互制約的監督體系,加強監督;要采取定時或者隨機的對各單位、各部門的檔案工作情況進行檢查或者抽查,發現問題嚴肅處理,限期整改。才能促使各單位、各部門規范本單位的檔案,才能起到監督指導作用,只有充分發揮好監督指導作用,才能確保檔案工作的正常開展。
2.建立規范化檔案執法監督體系
檔案行政執法監督是貫徹實施《檔案法》的主要手段。各單位、各部門在檔案行政執法監督機制中必須明確自己的相關職責與權限范圍,做到不越權與不缺位,從制度與程序上完善檔案執法,保證檔案執法監督體系的科學化與規范化。
3.嚴肅檔案行政執法,依法查處各種違法違規行為
在貫徹《檔案法》的過程中,依法查處各種違法行為,依據《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《檔案工作條例》賦予檔案行政管理部門行政執法權,維護好法律法規的權威性、嚴肅性、統一性,捍衛檔案工作應有的法律、法規地位,嚴格按照《檔案法》《檔案工作條例》辦事,做到有法可依、有法必依、執法必嚴、違法必究,維護檔案法律法規的尊嚴。
4.提升檔案工作領導的層次
按照法律的要求把檔案事業發展列入到國民經濟發展規劃中來,把檔案工作納入國民經濟和社會發展計劃,納入目標管理,列入領導工作議程。這就要求領導從思想上拋棄傳統觀念,注重從法制的軌道來解決檔案工作,同時保證檔案工作所需要的人力、物力等財政保障,確保檔案工作步入正常發展軌道。
5.加強培訓,提高檔案執法人員素質
提高檔案行政執法人員素質是決定開展檔案行政執法的關鍵,也是影響檔案行政執法程序好與環、執法監督能力高與低、行使執法職能是否充分的主觀因素。因此,檔案行政執法隊伍的素質極為重要,主要體現在以下方面:第一,重視行政執法人員的思想教育,用法制的理念武裝執法人員的頭腦。第二,行政執法人員必須具備專業知識,他們必須掌握檔案與法制的相關知識,辦案方法,從而提高自己的業務能力。第三,檔案行政執法人員必須具有高尚的職業道德精神和開拓創新精神,并取得檔案執法人員資格征。第四,檔案部門要積極主動配合人大、執法部門組織地檔案工作業務知識培訓,提高行政執法人員的檔案工作業務水平。第五,對檔案行政執法人員辦案過程中要嚴肅處理、追究責任,從而督促檔案執法人員恪盡職守、依法辦事、盡職盡責做好本職工作。
參考文獻:
[1]信息檢索教程 馮惠玲 中國人民大學出版社 2004
[2]檔案文獻檢索 馮惠玲 高等教育出版社 1999
[3]人文社會科學信息檢索 馬文峰 北京圖書館出版社 2004
