發布時間：2023-07-10 16:28:47
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的檔案管理數字化建設樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
【關鍵詞】檔案數字化 人事管理 信息化建設
人事檔案管理數字化建設是需要多學科知識、多專業配合、多部門協作、多環節配套的復雜系統工程，目的在于推廣應用。因此，人事檔案管理數字化建設必須圍繞人事檔案文件的特點來進行，即從實際出發，采用最新信息技術，及時解決建設中的存在問題。
1 人事檔案管理數字化建設的現狀
當今，現代信息技術迅猛發展，成熟的數字化技術已經普及到各行各業。加快數字化建設成為我國現代化建設的國家戰略。因此，以數字化手段做好新時期的人事工作，更好地為經濟建設服務，既是新時期人事工作的客觀需要，也是國家信息化和現代組織人事工作的必然要求，人事檔案管理數字化建設勢在必行。
但長期以來，人事檔案管理主要為人工作業，近期雖使用了計算機，但由于其內容的保密性，推廣情況較差，造成其數字化程度對比同時期其他領域相對落后。現存的信息形式沒有統一規范，信息記錄的流程不科學，使得信息內容不全面，不能滿足對人員個體的微觀管理和對人員群體的宏觀管理的需要。
具體情況有如下幾點。
1.1 人事檔案管理軟件的開發滯后，泛用性不強
人事檔案管理主要對通用性信息進行管理。但目前，人事檔案管理軟件的開發處于無政府狀態，沒有統一的規范文件，各地方自行開發的軟件的不兼容使信息不能互通，制約了數字化進程的推進。
1.2 人事檔案管理的標準化、規范化程度低
人事檔案管理數字化建設的前提是基礎工作內容規范化、標準化。由于歷史原因，人事檔案業務管理基礎較差，案卷保存質量不高， 人事檔案管理無統一標準，當前的制度一般僅著眼于某一地區、部門，使數字化建設的全面實施困難重重。
1.3 人事檔案管理的方式落后
人事檔案管理的技術標準、工作程序標準依舊是人工工作時期制定的，尚未從信息技術的特點和發展方面進行考慮。目前，越來越多的文件資料是以信息存儲設備形式出現，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能適應人事檔案數字化的要求。
1.4 人事檔案管理人員的素質不高
數字化的信息系統管理需要有較高知識層次和掌握了一定技術水平的人員。目前，許多單位和部門缺乏高素質人才，既掌握檔案管理知識，又精通信息技術的復合型人才奇缺。
2 人事檔案管理數字化建設的目標
既然人事檔案管理數字化是時代的需要，那么要想通過其充分利用現有設備實現信息資源共享，提高工作效率，就必須建立現代化的數字化信息管理網絡系統，系統具體要求如下。
2.1 日常業務管理
實現日常人事檔案工作中對檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統計和查閱等業務內容，應主要由四大功能組成：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統維護。
2.2 數字化檔案采集
數字化檔案采集系統應主要負責對紙質檔案材料的數字化采集處理，提供目錄整理、信息采集、數據審核3大功能，并可利用現化代網絡技術實現多人多客戶端的對多本檔案、不同材料的同時采集，實現高效、快捷的檔案數字化采集。
2.3 數字化檔案網上查閱
數字化檔案查閱系統是以專用資源網為網絡基礎，采用B/S（瀏覽器/服務器）模式架構，在組織系統內部實現本地及遠程查檔、閱檔功能。在系統安全方面，有如下三點設計：
（1）可按日期、時間或長期有效等多種方式完成閱檔授權。
（2）對閱檔過程進行詳細的日志記錄。
（3）信息采用加密信道傳輸等多種方式，使系統運行更加安全可靠。
3 檔案管理數字化信息系統建設應注意的問題
3.1 應用軟件應統一
應選用中央組織部推行的，建立在《信息結構體系》基礎上的系統軟件，避免造成數據結構混亂和上下級數據無法溝通與共享。制定文本、照片、聲像等資料的相關采集標準，統一文件格式。同時，對系統所涉及到的其他應用項目，也要制定統一標準，確保信息共享的兼容性。
3.2 應使用先進技術構建數字化系統
建立數字化信息系統會使用到數據庫技術、多媒體技術、網絡技術等。在建立數據庫時，應采用分布式多媒體數據庫，克服圖像和視頻數據容量大引起的調用速度慢等問題，以便在信息數據大量增加情況下，保證信息的調用、管理、更新和存儲。應注重數據源采集和后期制作的質量控制，宜采用高清掃描儀、數字杜比和DVD技術錄入照片、音頻、視頻，確保信息資源的質量。要預先考慮利用互聯網與上級組織人事部門連接，滿足應用軟件實時升級的需要。
3.3 數字化信息系統建設的計劃與完善
要根據系統建設的迫切程度、資金、網絡規模等情況制定工作計劃和建設目標。
（1）擬定數字化信息系統的基本框架，選定或開發系統應用軟件。
（2）進行資料數據的采集與錄入，建立規范化的信息報送、錄入制度，豐富信息資源庫。
（3）在試運行的基礎上完善、改進和提高，收集整理出現的問題，召開專家研討會，集思廣益，提出改進方案。
（4）加大資金投入，在條件成熟的基礎上，推廣成功經驗，提高覆蓋率。
3.4 突出多部門、多方位聯動，加強上下級和相關部門間的協調
外部檔案信息涉及到上級主管部門、基層單位、橫向部門；內部則涉及多個管理職能部門，信息內容包括班子建設、管理、任免、檔案、教育、統計、考核和考察進而黨員統計等方面。因此，數字化信息系統建設必須突出多部門協作、多方位聯動的特點，制定高效合理的信息采集、維護和使用制度，明確界定各級、各部門的責任、權限和義務，形成規范、有序、統一的運行機制。
3 結語
綜上所述，人事檔案管理數字化建設應以建立現代化的數字化信息管理網絡系統為基礎，進行統一的培訓，提高使用者的實際操作能力，實現人事檔案管理數字化建設，更好地為現代組織人事工作服務。
參考文獻
[1]王瑕.淺談干部人事檔案管理數字化信息系統建設[J].四川檔案，2014（01）.
[2]馬煒.關于干部人事檔案管理系統的設計解決方案[J].城市建設理論研究，2012（23）.
作者簡介
王少英（1961-），女，現為吉林省四平市四平賓館助理檔案員。
一、疾控檔案數字化建設的重要性
一方面，疾控中心實現檔案管理數字化建設可以大大提高管理效率。以往檔案載體都為紙質文檔，在對其進行管理中不僅需要投入大量精力，還需消耗很多時間，在管理上很容易出錯，并且在二次使用查閱時也較為復雜，檔案管理工作效率較低，且難以得到有效提高。而借助信息技術加強檔案管理數字化建設，不僅能夠大大節省管理人員精力和時間，還能夠降低檔案中錯誤發生率，同時，通過數字化建設后能夠利用各種管理軟件及管理技術進行檔案管理，方便日后查閱、調用、復制及利用檔案，有利于檔案資料的開發利用。
另一方面，實現檔案數字化建設可以進一步優化檔案管理環境。傳統紙質文檔在保存上容易受到溫度、濕度、空氣等外部環境影響，且長期保存過程中難免會出現破損、丟失、數據模糊不清等情況。建立數字化檔案管理系統后，檔案保護和管理條件得以改善，許多以往陳舊模糊的檔案信息便能夠以電子檔案的形式保存下來，這對日后檔案資料分析利用來說意義重大。檔案查閱和整理都能夠借助計算機進行處理，紙質檔案使用頻率逐漸減少，不僅提高了檔案利用率，還能夠提高檔案保存質量。
二、疾控中心檔案管理數字化建設路徑
（一）樹立數字化檔案管理的理念。檔案管理數字化建設基礎是要從思想上樹立現代化理念，打破原有檔案管理格局，沖破封閉管理限制，實現傳統管理向數字化管理的轉變。疾控中心領導者及管理人員應加強對檔案管理數字化建設的?J識，了解數字化建設的必要性和緊迫性，并在單位內展開宣傳，提高職員對數字化建設的理解。同時，疾控中心還應創新檔案管理理念，由以往靜態管理模式轉變為動態管理，結合實際情況樹立數字化管理的正確觀念。另外，疾控中心還應從宏觀上將檔案管理數字化建設納入自身發展戰略規劃中，在實踐中及時發現檔案數字化建設中存在的問題，準確把握問題產生的原因，盡早制定針對性措施解決。
（二）建立科學數字化管理數據庫。檔案管理數字化建設涉及很多數據資料，要想確保數字化建設的順利實施，實現龐大的傳統紙質文件處理向數字化檔案管理的方向轉變，數據庫的建立至關重要，也是數字化建設過程中的必經環節。數字化管理數據庫的建立必須要契合疾控中心自身具體情況，這樣既能夠保證數據系統的合理性、適應性和全面性，同時也更容易與內部工作人員達成共識，顯著提高檔案管理效率。另外，疾控中心針對檔案管理數字化建設制定相應的管理系統，實現信息資源的共享，監督并制約檔案管理數字化建設過程，確保在其建設過程中滿足國家相關法律法規及章程制度要求，更好為民眾、為社會、為政府提供醫療服務。
（三）加大數字化軟件及硬件投入。優質硬件和軟件設施是檔案管理數字化建設的基礎，對此疾控中心應加大財力支持，配置與數字化建設相適應的硬件和軟件設施，這是數字化建設的基礎也是重點。檔案管理數字化建設基礎設備包括存儲設備、網絡設備、操作系統、數據庫管理系統、信息安全系統等，要加強檔案管理數字化建設，必須配備相應的硬件和軟件基礎，比如計算機、網絡、掃描儀、打復印設備等硬件，檔案管理專用軟件以及網絡日常管理與維護，注重軟件及其應用管理的跟進，在軟件和硬件選擇上遵循優勝劣汰原則，在建設過程中不斷提升數字化管理質量，確保檔案管理數字化建設過程的高效實施。
（四）重視復合型檔案人才的培養。疾控中心應加強對檔案管理人員培訓工作的重視程度，努力培養與之相符的現代信息化、數字化、專業化檔案管理人才。一是疾控中心應重視對現有檔案管理人員數字化專業知識的培訓，鼓勵其加強繼續教育，定期對其展開培訓，并且注重培訓工作的數字化針對性，結合管理人員自身實際情況制定培訓計劃。二是引入具有數字化技術知識背景的檔案管理人員，提升檔案管理人員政策待遇、薪酬待遇，優化檔案工作環境，做到能夠“吸引人才、留住人才”。此外，疾控中心不僅要重視提高管理人員數字信息專業技術水平，更要重視檔案管理人員綜合素質的提升。
圖書館檔案管理工作是圖書館中的一項基礎性、服務性工作，在圖書館中有著重要的作用，隨著科技的不斷進步，圖書館的管理檔案工作也慢慢發展成數字化管理，這就讓圖書館在管理上更加方面快捷，但是它的進步也受到一些影響。因此，必須對圖書館資料儲存電子化建設有足夠的認識，要做好調研與運用，達到使這些問題完美的解決，使圖書館資料儲存電子化建設日趨完善。
1 落實圖書館檔案管理數字化建設的現實意義
1.1 提高管理人員的工作效率和工作水平
隨著時代的發展，網絡化辦公已經成為符合時展的辦公方式，“紙上辦公”時代已經逐漸被取代，網絡辦公能夠保存大量的電子文檔，節約資源。圖書館正在利用很多種網絡方法、掃描方法、OCR方法、數據處理方法這些高端方法和裝置，利用這些裝置和科技縮短了管理員步行傳輸過程，使管理員的工作量減少并且提高了工作速度和效率。他們可以通過數字化設備進行各類檔案的信息，只要輸入關鍵字，就可以很快地找出文檔，節省了大量的時間，很大程度提高工作人員的工作效率和水平。
1.2 提高圖書館檔案的完整性與永久性
通過數字化的檢索，可以用很短時間發現并核對缺失的檔案及缺失的內容，利用網上信息查找方式對缺失點進行補充完善，保證信息的完整性；很多工作需要利用計算機對陳舊的照片、殘缺模糊的字跡進行修補，利用的也是數字化的原理；此外，兩個相隔很遠的人需要進行文件傳輸，就可以利用計算機進行網上辦公，與傳統辦公相比，網上辦公具有隨時性、高效性，也保證了傳輸文檔的完整性。
2 當下圖書館檔案管理數字化建設存在的不足
2.1 電子檔案安全性得不到保障，檔案管理數字化建設有待改進
目前，我國圖書館的檔案管理工作在數字化建設方面有許多需要亟待改進的地方，其一，我國缺乏一個完善的圖書館檔案工作查詢和管理系統，不同的單位之間無法有效的進行信息查詢對接；其二，在當前的時展的大環境下，我國很多圖書館的計算機設備都仍然是“大頭電腦”，上網速度很慢，信息儲存能力很低，無法有效及時地更新事物信息，很大程度影響檔案的完整性；其三，電子檔案的安全性低，電子檔案不需要利用密碼查看，所有很多有不良想法的人登錄別人的電腦，隨意對他人的電子文檔進行篡改，導致文檔信息的偏差，有很大安全和利益隱患。
2.2 未能正確處理紙質檔案與電子檔案的關系
紙質信息是文化傳承的重要方式，也是世界文明沿用幾千年的信息交流方式，因此，對圖書館檔案進行數字化建設并不是遺棄傳統的紙質檔案，而是將檔案儲存和查閱變得更加方便快捷，賦予紙質檔案和電子檔案以相互印證和相互備份性。但當前很多圖書館檔案管理人員未能正確處理紙質檔案和電子檔案的關系，側重偏向電子檔案的建設，忘卻了紙質檔案存在的珍貴價值和意義。電子檔案的儲存力要遠遠高于紙質檔案，也能夠隨時發送和修改，但它具備的文化歷史意義卻遠遠不如紙質檔案，它的存在只是促使我們的辦公、信息收集更加方便，不能完全替代紙質檔案，所以我們的側重點不能有偏差，需要清晰電子檔案與紙質檔案的印證關系。
3 采取有效措施，優化圖書館檔案管理數字化建設工作
3.1 兼顧數字化建設與原文資料的發展
原文資料是對事物信息了解收集的重要資料來源，可以通過查詢紙質資料、聲音資料、影像資料等原文資料來進行信息的收集。原文資料具有很高的準確性和考量性，因此，在進行圖書館檔案管理數字化建設時，創造數字化管理環境時還要保證人們的原文資料閱讀需求，盡力將兩者都融入到建設中，保證閱讀的全面性和可考量性，將閱讀環境做到最好優化。
3.2 落實圖書館檔案資源的共享工作
檔案電子化建設是一個系統工程，包括整體設計、設備選型、軟件開發、檔案整理、掃描輸入、系統管理、磁盤備份、查詢管理和安全防范措施等，比如一組硬件和軟件系統。由于大型企業機關在日常的工作中幾乎每天都會產生大量的文本文件需要及時輸入和存儲，因此數字化系統就應使用雙服務器雙機備份、磁盤陣列存儲、集中掃描、高速掃描儀、CD-ROM和磁帶等手段加以解決。同時，為了提高利用率，應設置適當的檔案查詢系統，上傳觸摸屏查詢及文檔網絡，實現資源共享的目的。
3.3 完善檔案信息服務體系。
隨著計算機技術的不斷發展，各種辦公應用軟件不斷出現，為實現辦公管理的智能化以及自動化提供了良好的基礎。對于檔案管理而言，計算機技術以及信息技術同樣帶來了新的變革，檔案數字化管理已經逐步成為檔案管理的主流形式。檔案數字化管理技術，主要是通過將文字、圖像視頻、聲音等資料或者是紙質檔案資料的掃描文件經過編輯處理后存儲在數據庫中的技術。在檔案管理工作中應用數字化技術，不僅可以對傳統的檔案管理工作流程進行優化整合，同時能夠有效的擴大檔案資料容量，降低檔案資源管理成本投入，提高檢索查閱的服務水平，對于創新檔案管理體制，推動檔案管理工作的發展具有重要的作用。
1、檔案數字化管理工作的技術優勢分析
（1）有助于優化檔案歸檔管理程序。在信息技術時代信息量高速增長，檔案管理工作任務量日益繁重，由于數字化的檔案管理體系能夠確保信息收集傳遞渠道的快捷暢通，因此能夠及時的將這些檔案管理歸檔保存，可以大幅提高檔案歸集整理效率。此外，通過數字化的檔案管理體系，可以通過信息網絡進行檔案資料的及時傳遞，進而實現檔案資料的遠程歸檔管理。
（2）降低檔案管理的成本投入。傳統的檔案管理工作主要是由人工對紙質檔案資料進行整理歸檔，這種粗放的檔案管理模式，所耗費的檔案管理辦公費用是巨大的，隨著信息量的增大只能通過增加辦公人員來完成檔案管理任務。通過檔案數字化管理體系建設，檔案的載體形式轉變為存儲盤、光盤以及服務器，有效的節約了檔案管理費用與占地空間，因而能夠降低檔案管理辦公成本以及庫房管理成本，提高檔案管理經濟效益。
（3）有助于檔案資料的檢索查詢。數字化的檔案管理體系取代傳統的人工紙質檔案管理模式之后，檔案資料的統計工作效率以及工作質量得到了大幅提高。同時由于數字化的檔案管理體系都配套建設了數據庫以及共享網絡平臺，因此有助于檔案資料的在線傳輸、交流以及檢索使用。此外，檔案資料管理數字化可以實現檢索的智能化，檔案資料的檢索效率、檢索范圍得到了拓展，有助于提高檔案資料的利用水平。
（4）有助于檔案資料的及時更新。數字化的檔案管理體系實施，檔案資料的歸集整理效率大大提高，而且全過程都是采用計算機進行信息數據資料的處理，因此能夠優化檔案資料信息系的工作程序，各種檔案資料可以及時上傳至數據庫，因而可以大幅提高檔案資料的時效性。
2、數字化檔案管理體系建設的制約問題分析
（1）硬件以及軟件體系建設水平落后。開展檔案數字化管理體系的建設離不開硬件以及軟件設施的支持，但是由于部分單位的檔案管理經費投入不足，計算機配置數量不足、機房建設水平落后，網絡設備缺乏，造成了檔案數字化管理體系建設工作推進遲緩。其次，在軟件系統設施的建設上，對于檔案數字化管理系統軟件的選擇把關不嚴，檔案數字化管理系統軟件功能不全，數據資料檢索查閱困難，造成檔案數字化管理體系整體建設水平較低。
（2）數字化檔案管理系統軟件與辦公管理軟件的兼容性較差。由于檔案資料主要是在企事業單位或者是高校科研機構的業務、管理活動中形成的資料文件，但是由于辦公管理系統與檔案管理系統未能有效的兼容，在信息資料數據格式以及信息傳輸渠道上還存在較多問題，電子檔案資料無法直接由管理系統傳遞至檔案管理系統進行歸檔保存，這不僅增加了中間不必要的處理環節，同時也制約了檔案信息資料在兩套系統之間的數據共享。
（3）檔案數字化管理的安全影響因素較多。檔案數字化管理體系的建設雖然有助于電子檔案文件資料的傳遞、整理以及歸檔保存，但是同時也存在著較多的安全風險因素。例如電子檔案資料文件對于存儲硬件設備依賴較為嚴重，如果存儲設備不穩定則會造成數據信息資料的丟失。此外，由于電子檔案數字化體系中軟件系統容易被木馬或者是病毒破壞，造成數據文件丟失、損壞等問題的發生。
（4）檔案管理工作人員能力水平不高。建設檔案數字化管理系統，對于檔案管理工作人員的綜合能力水平要求較高，但是現階段由于管理部門對于檔案管理工作重視程度不足，檔案管理工作人員未經過系統的教育培訓，檔案管理業務知識理論基礎不足，對于計算機以及檔案管理系統軟件的應用能力較差，制約了檔案數字化管理體系建設的順利開展。
3、檔案數字化管理體系建設措施研究
（1）強化檔案管理部門硬件以及軟件系統等基礎設施的建設，為檔案數字化管理體系建設提供良好的基礎。檔案數字化管理體系的建設，離不開各項軟硬件等設施的基礎，因此應該將硬件設施支撐、軟件系統以及網絡工程等內容的建設作為檔案數字化管理體系建設的基礎工作來開展。首先，對于檔案數字化管理體系硬件設施的建設，應該增加資金投入確保機房、計算機、辦公設備以及網絡通信設備的齊全，強化硬件環境的建設質量。其次，應該根據單位檔案管理工作的實際情況，選擇功能齊全、適用性強以及兼容性較好的專業軟件作為檔案管理系統軟件，同時結合單位內部的辦公網絡共建檔案管理網絡平臺。通過完善的軟硬件系統設施建設，推動檔案數字化管理體系建設工作的順利開展。
（2）規范標準的建設檔案數字化管理系統。對于檔案數字化管理系統的設計，應該綜合分析檔案專業管理要求、信息傳遞要求，完善功能設計以及系統模塊設計。首先在檔案數字化管理系統功能的設計上，應該確保具有檔案資料歸集整理、組卷編目、檢索查詢以及匯總統計等功能。對于檔案數字化管理系統模塊的具體設計，應該涵蓋檔案資料文件管理、立卷管理、檔案著錄、檔案利用、打印輸出、系統設置等功能模塊，同時針對資料信息管理必須設置好輸入、查詢、編輯以及歸檔工具提供能，以便于資料的及時更新。對于檔案資料的檢索查詢功能模塊，應該提強將檔案資料的發文號、文件名稱、文件生成日期、發文單位及備注作為檢索要素，同時設置權限界定，以便于為經過授權的檢索使用者提供全面準確的服務。
（3）強化對于檔案數字化管理體系的安全管理。由于檔案數字化管理體系需要將大量的檔案信息資料置于數據庫以及網絡共享平臺之中，因此檔案資料的管理也存在著較多的安全隱患，必須這些信息資料進行全面的安全防護。首先，對于重要的檔案信息資料以及數據文件，應該進行多次備份處理，并置于不同的存儲設備或者是數據庫之中進行資料的保存。其次，對于檔案數字化管理體系的網絡環境應該進行凈化處理，通過安裝安全防護軟件，并設置好防護墻的訪問設置等措施，避免由于病毒或者是木馬程序造成數據庫的破壞。第三，對于涉及到單位商業機密或者是重要的科研資料，應該做好檔案資料文件的加密處理，對這些資料采用專業的密鑰技認證技術進行保密處理，同時在網絡平臺上嚴格設置訪問權限，避免涉密資料泄密問題的發生。通過這些措施，確保檔案數字化管理體系的安全可靠，為檔案數字化管理體系建設提供良好的基礎。
（4）提高檔案管理工作隊伍的整體素質水平。在知識經濟時代，各個單位的信息量成指數形式的增長，檔案管理工作任務量大大增加，同時隨著數字化檔案管理工作的應用實施，對于檔案管理工作人員的能力水平也提出了較高的要求。為了確保檔案管理工作的順利開展，在檔案管理工作隊伍人才結構的設置上，應該選擇檔案管理業務知識涵養深厚，同時又能夠熟練使用計算機以及軟件的復合型人才充實到檔案管理工作隊伍之中，以對人才結構進行優化。其次，應該重視相關業務知識、軟件應用能力以及分析能力的系統培訓，作為知識密集型的管理崗位，必須全面的提高檔案管理工作人員的能力水平。
關鍵詞：城市建設檔案；信息化；數字化；建設管理
一、引言
城建檔案是城市規劃、建設及其管理活動中形成的極具保存價值的文字、圖表、音像等不同格式的文件資料，在我國城市建設中起著不可替代的作用[1]。而現如今，傳統的城建檔案管理模式正逐漸被信息化以及數字化管理模式所取代，因此，相關部門十分有必要加強對這方面的研究實踐，以應對未來城建檔案信息化管理工作中可能遇到的各種問題。
二、當前實行城市建設檔案信息化與數字化建設管理的現實意義
（一）有助于滿足當前城建檔案管理需求
現如今，城市化進程的快速推進，產生了大量的城市建設檔案，而以往傳統的城建檔案管理模式卻難以與當前城市建設形勢相匹配，使得城建檔案管理工作中總是暴露出一些問題，比如工作效率低或者信息共享困難等。所以，現在的城建檔案管理必須要與時俱進，積極引進以及使用信息化結合數字化管理的方式，以妥善處理城建檔案中紙質檔案積壓等問題。
（二）有助于提高城建檔案管理效率
在過去，城建檔案的存儲媒介為紙張，在檔案保存與管理過程中，受客觀因素影響很大，為了保存這些紙質檔案，相關部門還需要在存儲環境以及檔案維護等方面投入大量Y本。盡管如此，紙質檔案在管理過程中依然會因反復調閱而產生破損、字跡模糊或者丟失等問題。這些都會嚴重影響到城建檔案管理效率。而在信息時代，隨著信息技術以及數字技術的靈活運用，檔案管理人員可以將城建檔案管理從傳統模式解脫出來，將紙質檔案轉化為電子檔案，在優化城建檔案管理方式的前提下，實現城建檔案管理的規范化以及標準化，以發揮其應有作用。
三、新時期強化城市建設檔案信息化與數字化建設管理的有效措施
（一）加強基礎設施建設，推進城建檔案信息的網絡化建設
想要實現城市建設檔案的信息化與數字化管理，首先就要將檔案信息轉化為有生命力、流動的資源，即數字化信息。相關部門需要配備統一化的信息設備，完成檔案部門計算機管理系統全覆蓋，為機關、企業配備全、快、準的檔案信息。與此同時，對現有的計算機檔案管理系統進行改進以及優化，就檔案信息進行自動全文存儲、檢索、自動標引以及文檔信息系統的一體化管理等[2]。另外，城建檔案信息的存儲應采取高容量載體，包括計算機的磁盤存儲系統以及光盤存儲系統等。以上述方式來應對和解決檔案信息存儲難的問題，同時還能幫助相關管理人員提高工作效率，減輕工作強度。最后，各檔案管理部門需要主動學習和借鑒其他檔案館信息化管理成功經驗，將城建檔案信息化建設納入到議事日程中來，特別是要注重城建檔案信息化管理的建設與政府電子政務建設的和諧統一向前發展，以帶動自身進步。
（二）做好電子檔案的保存工作
目前，存儲電子文件的媒介大多為化學磁性材料，從理論上講，這種材料是可以長期保存的。但是由于電子文件的發展形成過程相對較短，實施貯存中的驗證還比較缺乏，因此，在讀取光盤時會頻頻發生磨損現象，進而影響到光盤內電子文件的完整性，嚴重時還可能造成電子文件丟失等問題。基于此，一些需要長久保存且極具價值的電子文件，需要相關人員定期復制、檢查。
（三）加強人員培訓，提高管理工作效率
相關部門必須要將提高檔案管理人員自身素質以及工作能力作為重點，給予其足夠的學習以及深造機會，通過不斷的學習來提高其知識水平以及理解水平。與此同時，還需要定期組織檔案管理人員學習最新的知識與技術，緊跟時展步伐，用科學的知識以及工作方式武裝自己，從而在工作崗位上發揮自己的優勢。另外，在平時的城建檔案管理工作中，還需要定期對人員的能力及素質進行考核，加深其對知識的理解與掌握，不斷強化自身城建檔案信息化與數字化管理水平，以此來形成一個合理的、科學的信息化檔案管理平臺。
四、結語
總之，城市建設檔案的信息化與數字化建設管理，不僅可以實現城市建設檔案管理的歷史性跨越以及質的突破，同時也能促進我國檔案業的良性發展。對此，相關部門或機構需要加強基礎設施建設，推進城建檔案信息的網絡化建設，做好電子檔案的保存工作，加強人員培訓，提高管理工作效率，從而充分發揮城建檔案在城市建設中的關鍵性作用。
參考文獻：
檔案管理信息化建設的必要性
在國內高校，隨著校園檔案數據增加、保管條件差、查找利用率低、管理人員管理概念的缺乏等問題頻繁出現，我們逐漸意識到實現校園檔案管理信息化建設的必要性和緊迫性。校園檔案信息化建設是利用現代化的信息技術工具對檔案資源進行有效的管理，使檔案充分發揮其自身的價值和對學校、學生、社會的作用，真正的共享資源。校園檔案信息化是以學校的檔案資源建設為中心，通過計算機網絡加強對電子文件的管理，充分發掘和利用檔案資源，以實現校園檔案的信息化。
當前，我國各學校的管理者和師生對于學校檔案管理信息化缺乏足夠認識，沒有形成校園檔案信息化的管理理念，大都認為檔案管理工作只是簡單的整理和保管，甚至有些學校的管理者對檔案管理工作漠不關心，也不給予經費支持，嚴重影響了學校檔案管理的效應。筆者認為，在進行學校檔案管理信息化建設中，最基礎設備就是硬件基礎設施和檔案信息網絡。而一些學校缺乏功能強大的硬件設施和檔案存儲設備，滿足不了信息化建設對校園檔案信息處理的需求，也嚴重阻礙了校園檔案管理信息化建設的進程。
目前，教育部和各省級教育主管部門對高職院校人才培養工作狀態數據采集平臺的推行，對高職院校的檔案信息化建設與管理提出了新的要求。將信息技術應用于高職院校檔案管理的全過程，采用計算技術處理和保存教學檔案信息，利用網絡技術為教學管理提供更好的服務，不僅能進一步提高檔案的利用價值，而且為學校教學評估提供了重要的依據和憑證，還成為衡量高職院校教學管理水平和教育質量的重要標識之一。
信息化建設的基本條件
其一，計算機可以促進設備管理的全面化，加強網絡的覆蓋率，提高檔案管理的質量與效率，這也就為檔案管理的發展提供了相應的基礎。通過計算機建立的檔案管理系統可以做到：檔案進行自動編目和檢索、檔案業務工作上的管理、檔案自動全文存儲與檢索、檔案自動標引、計算機輔助立卷以及文檔一體化管理等。這就要求在校園檔案管理的過程中要對學校基礎設施進行不斷完善，提高計算機的使用程度，以此來提高檔案管理的效果與質量。
其二，在構建信息化的檔案管理機制的過程中，首先應該明確的就是權責的分配，只有這樣才能提高各部門之間的溝通與合作，從根本上保障網絡及數據的安全運行。同時，還應該對現階段檔案管理的狀況進行研究與分析，以此來建立相應的管理規范，對檔案管理人員的工作進行約束，提高檔案管理的效率。一方面，我們要積極創新檔案管理制度。校園相關的檔案管理部門應該按照國家的要求與規范制定適應校園信息化建設的檔案管理制度。另一方面，要建立健全和完善檔案管理業務流程和技術規范，對電子檔案工作環節和步驟進行細化；要制定相應的安全措施，尤其是在電子文件和電子檔案方面應該予以重視，確保電子檔案的安全性、有效性以及完整性。此外，還要統一檔案管理標準。標準規范化是完善校園檔案信息化管理的重要方式，它也是衡量管理工作人員工作效率高低的重要依據。反之，學校就難以建立有效的檔案數據庫信息資源。如果沒有對檔案管理的工作進行約束與管理，就容易導致檔案管理的工作流于形式，難以起到相應的作用與效果，檔案信息網絡就無法正常與穩定地運行，資源共享也就難以實現。
其三，應該對檔案管理隊伍進行建設，完善管理隊伍的復合型，提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代高校檔案管理主要是通過計算機技術來進行自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全，這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規范管理，而且要對自身的計算機技術水平進行不斷提高，以此來進行規范的操作與系統的管理。同時，還應該對管理人員的安全意識與安全防范能力進行不斷提高，以此來確保檔案信息的完整性與信息的安全性，這就要求檔案管理人員定期進行培訓，強化自我學習意識，不斷更新相關專業知識與自身的綜合素質，從根本上提高自身的業務素質和工作水平。
相關建議
加強校園檔案管理的軟硬件設施建設 首先應該加強學校管理者和師生對檔案管理信息化建設的意識，引起大家的高度重視，將檔案信息化建設提上日程。同時，要提高檔案管理人員的計算機技術和網絡技術水平，加強學校局域網的建設，使檔案網絡和學校的辦公檔案實現資源共享。在檔案管理的網絡系統中，引入相關的檔案管理軟件。各個基層的部門將本部門的歸檔文件按照相關要求自行錄入檔案管理的網絡系統，既分擔檔案管理工作人員的工作，又能夠使各部門的檔案及時、完整地進入檔案數據庫，提高資源共享的速度。另外，管理人員將檔案目錄通過人工輸入的方式轉化為機檢數據，利用電子信息技術對各部門的電子檔案進行監督和指導，使其電子檔案具有真實性和完整性。在檔案管理工作中，還應該注重對檔案數據庫中信息資源的監督和管理。在學校的網絡主頁上，檢錄檔案管理系統的網站，為師生提供檔案的檢索和下載功能，實現電子信息對檔案管理的全面覆蓋，方便師生對檔案的使用，完善校園檔案管理系統。
加強資金的投入力度 資金的投入不足，嚴重地影響檔案管理信息化建設。檔案信息化建設是一項長期的、見效慢的工作，需要大量的資金投入來緩解一些矛盾突出的問題。檔案管理部門的經費一般都是由學校的財務部門提供，其自身不能創造資金。所以，檔案管理部門需要爭取學校管理者和財務部門的支持，進一步擴大籌資的途徑，加大資金的投入力度，使檔案管理信息化建設得到有效落實。
加強檔案管理的規范和安全體制建設 按照相關法律法規，結合學校的具體情況，制定有效的管理措施和規范，保證校園檔案管理信息化建設工作的正常運轉。在進行檔案管理信息化建設工作中，應該加強對計算機數據庫的監管，確保檔案信息的安全，防止泄密等事件的發生。一些非公開的檔案信息嚴禁在網上，一些已經在網上公開的信息，也必須要求使用者通過身份認證、采用防火墻等安全措施，使檔案信息系統能夠安全、正常地運轉。
強化管理人員的管理結構和專業素質 學校應該建立一個完善統一的管理機制，集中處理校內各個基層部門的檔案信息。要以分管校長為領導、相關部門負責人為成員，組成一個領導小組，全面負責組織和協調學校檔案信息化建設。在進行新舊數據的處理時，要盡量采用新的方式先處理新的檔案數據，把舊的檔案放在新檔案后面處理。在進行館藏檔案的處理時，也要注意先處理重點檔案。基于對檔案的分析，重要價值的檔案應優先進行數字化處理；為避免不必要的工作，一些沒有使用價值的檔案可以按照規定進行銷毀。另外，要注重專業人才的引進和培訓，提高整個檔案管理隊伍的素質。改善人才的結構，引進專業的檔案管理人員，加強對骨干管理人員的培訓，加強整個管理部門的學習氛圍，對檔案信息化建設工作進行定期指導和檢查，提高管理人員的整體工作能力，促進檔案管理信息化建設的加快發展。
結束語
筆者認為，高職學院應從本校的實際情況出發，以檔案信息為主體，結合具體的問題，加強校園檔案管理信息化建設，加快推進校園檔案管理信息化進程，從而實現校園檔案管理信息化的全面普及，真正對我國檔案管理的發展起到促進作用。
參考文獻
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關鍵詞：文書檔案 電子信息化 建設
Abstract: archives is the work of the unit's true record, is an important basis for the sustainable development of various undertakings, which can guide the practical work and can provide important evidence to the history. However, with the development of socialist market economy steady and rapid development, document file management is also faced with hitherto unknown challenge. Management methods are gradually changing from traditional to modern, informatization management methods of artificial change of direction. Strengthening the management of file information construction, enhance the level of management and utilization of archives, bring into full play the function of archive information has become the new period is an important subject in the study of.
Key words: electronic information construction of Archives
[中圖分類號] G275 [文獻標識碼]A[文章編號]
隨著計算機技術的迅猛發展，高速大容量的檔案影像管理系統已經日漸普及。綜合文書檔案的建立與管理亦急需專業化。為了實現檔案長期保存、高效管理和快速查詢，節省檔案存放空間，迫切需要實施檔案信息化管理，提升檔案管理和利用水平，以適應當前新形勢的發展。
一、更新觀念，組建文書檔案信息化系統
一個單位日常工作常涉及到業務、財務、人事、教育等多種大量的文書檔案，各類文書檔案需要有效執行和科學管理。傳統的手工登記、人工查詢、人工分發、人工統計的文書檔案管理模式已經不適應新形勢的發展且傳統的手工登記、人工查詢的文書檔案管理模式暴露出很多問題。在信息化高度發展的今天，急需實現文書檔案的信息化管理。
積極組建文書檔案信息化系統，該系統由軟件系統和硬件系統組成。軟件系統包括操作系統、Microsoft Word、文書檔案信息化應用系統等，其中文書檔案信息化應用系統包括主執行程序、數據庫（用戶庫、卷內文件目錄庫（按案卷+順序號建立索引）、單位庫、保管期限庫、保管者、存放處、注備等）、各功能程序、文檔模板等；硬件系統包括計算機、打印機、復印機、掃描儀、數碼相機等。
文書檔案信息化系統對檔案庫的建立、維護、打印、查閱、歸檔管理、查詢、分類統計、輸出等功能，還應具有檔案工作任務計劃、日常工作提示、重要事務安排警示等功能。此外還特別要求系統具有完美的打印及預覽功能，所有打印的文書，用戶可以任意的修改其格式，自行添加數據內容、文字、圖形、標志，修改打印的字體、字體大小，滿足任何套打的需要。這個功能可以自行編碼設計完成，也可在文書檔案信息化系統中集約現行優秀的文書處理軟件（如Microsoft Word）的相關功能組件，并與之有機地結合起來形成一個整體。
二、與時俱進，開發文書檔案信息化管理系統
1、選擇好文書檔案信息化開發平臺
文書檔案信息化系統的開發及運行平臺可選用Microsoft Windows 操作系統，它具有應用廣泛、安裝維護方便等特點。其開發工具可選可視化設計和真正面向對象的集成開發系統，如Borland公司優秀的DELPHI 或C++Builder等集成開發系統。其中DELPHI 是當今世界上最優秀的Windows、數據庫應用程序開發工具。
2、文書檔案信息化開發的具體過程
文書檔案信息化系統開發是一個復雜的過程，它一般包括開發準備、系統調查、系統分析、系統設計、系統實現與轉換、系統運行與維護、系統評價等步驟。根據實際情況，文書檔案信息化系統開發更要注重系統調查、系統分析、系統設計、系統實現與轉換四個步驟。開發過程要嚴格質量管理和進度控制。
文書檔案信息化系統可采用目前流行的面向對象（OO, Object Oriented）的系統開發方法，面向對象的開發方法作為一種常用的管理信息系統開發方法，它具有開發效率高、開發周期短等優點，是近年來受到廣泛關注的一種系統開發方法。目前提供面向對象的開發平臺也很優秀，如Borland公司優秀的DELPHI 和C++Builder 等集成開發系統。
三、發揮優勢，提升文書檔案信息化管理水平
1、實施信息化系統內外網隔離，提高辦公效率
計算機具有強大的信息處理能力。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求資料收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用計算機軟件之后，文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序，無論是起草文件還是辦理傳遞，都變得簡單易行。
在內部信息化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現內外網的隔離是保護信息化網絡安全最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇地放行一些地址進入信息化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。在此基礎上，應用計算機軟件收集文件資料、儲存、分類、統計和查閱等
大大提高了辦公效率。
2、實施文件和文字信息共享
在原始的手工操作管理中，行政事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內、外部特征（目錄和內容）合并管理。隨著計算機網絡技術的進一步發展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立互聯，從而極大地提高了檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，可以了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和檔案管理信息動態。
3、提高文件傳遞的速度和安全性
在日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統，傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應用計算機網絡技術，可直接通過網絡進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和及時性。
4、提高檔案人員的綜合素質 一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環境，提高檔案人員業務技能。事實證明，只有在不斷增加現代化硬件設施投入的基礎上，檔案人員才能通過對這些設備設施的了解、學習直至熟練運用達到增加業務技能、提高管理水平的效果。二是采取“自學為主，培訓為輔”模式，逐步形成終身教育機制，保障檔案人員素質隨時展而不斷提高。通過不斷學習獲取知識是提高素質的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業務學習成績作為業績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區域間系統合作的力度，通過交流，多學習兄弟單位利用檔案資源進行知識轉化、知識創新的經驗，運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源。
四、科學規劃，挖掘文書檔案信息化系統應用前景
文書檔案信息化系統可為檔案管理人員輸入、修改、登記、打印、交換、統計、歸檔等管理工作提供了完善的服務。通過使用可提高文書檔案信息執行效率和安全性，也推進了政務進一步公開。同時解決了文書檔案處理的連續性和全面性，實現了對文書檔案自動處理和科學管理的全過程，可徹底改變傳統的文書檔案管理的低效和弊端，大幅度地提高了文書檔案管理工作的效率，使文書檔案管理工作步入了系統化、現代化和科學化的軌道。為進一步推動辦公的全面自動化奠定基礎。
參考文獻：
關鍵詞 檔案數字化 建設 問題 探討
檔案數字化建設是檔案管理發展的必然趨勢。隨著電腦網絡技術的發展、信息時代的到來，各行各業都大量使用了電腦辦公。這不但極大地提高了工作效率，節約了時間、成本，而且減少了工作人員的勞動量。數字化檔案將紙質版檔案輸入電腦進行管理，與網絡技術相融合，不但實現了檔案的信息化、遠程化管理，而且實現了異地共享檔案查閱信息，極大地方便了相關部門的工作。雖然數字化檔案有很多優勢，但是要完全做好檔案數字化建設仍然存在著很多問題。檔案管理人員對檔案數字化管理沒有進行專業的知識培訓與學習，使得檔案數字化建設難以進行和提高。
一、檔案數字化建設存在的幾個問題
（一）紙質版檔案的完善程度影響檔案數字化建設
雖然紙質版檔案工作量大、管理麻煩，但是要進行檔案數字化建設，首先必須借助紙質版檔案，才能將檔案中的各種信息輸入電腦進行存儲。因此，紙質版檔案成了數字化檔案輸入的依據；其正確性和完整性將影響數字化檔案管理的正確性和完整性。即有了完善的紙質版檔案，才有高質量的數字化檔案，而紙質版檔案的完善程度將影響檔案數字化建設。特別是對于一些對檔案管理知識不熟、業務不專業的管理者來說，做好紙質版檔案的正確性和完整性是其面臨的一大問題。
（二）沒有形成統一的數字化檔案管理軟件
現在各行各業的檔案管理，雖然是用電腦進行管理，但僅僅是建立文件夾進行管理，并沒有正式的軟件管理系統。因此，用文件夾建立的檔案管理無法提交互聯網識別，也就失去了數字化建設的意義；進而也就無法實現檔案數字化信息共享和遠程操控。此外，有些行業和部門雖然使用了檔案數字化管理軟件，但是由于是出于本行業、本部門的需要而進行的軟件開發。這種管理軟件使用范圍窄，軟件內容和格式單一，通常只適合本行業、本部門的檔案管理。甚至有的管理軟件與本行業的計算機相匹配，一旦離開本行業的計算機，則其他計算機無法打開或者查閱，嚴重限制了管理軟件的作用。
（三）計算機病毒始終是檔案數字化建設中的困擾
計算機病毒是電腦中的最大弊端，而且也無法克服，只能通過設置防火墻和安裝殺毒軟件進行預防。事實上，計算機病毒對檔案管理會造成毀滅性的損害。一旦計算機感染病毒，不但會使檔案無法打開，而且易造成永久性的檔案數據和信息丟失；檔案數字化建設將毀于一旦、功虧一簣，造成很大的經濟損失。此外，電腦黑客的侵入將竊取檔案信息，使得檔案管理的[私權被破壞，不僅會給單位造成嚴重的損失，而且會給個人造成不可估量的傷害。因此，計算機的安全問題是進行檔案數字化建設必須要解決的問題。
（四）檔案信息管理人員的業務知識單一
要進行檔案數字化建設，檔案信息管理人員必須具備檔案管理的專業知識和計算機知識；只有融合兩者，才能勝任數字化檔案管理工作。事實上，很多單位和部門的檔案管理人員不具備對以上兩門知識的把握，其大多是由單位委任的。單位領導直接派遣與檔案管理工作性質相近的職工，或者計算機專業的職工進行檔案管理，這樣既不利于檔案數字化建設，也不利于單位的檔案管理。嚴格來說，具備兩門知識的人才甚少，現任的檔案管理人員的檔案管理水平不高，數字化檔案的建設越發困難。
二、針對檔案數字化建設問題的幾點思考
（一）做好紙質版檔案
雖然紙質版檔案管理工作量大、管理效率低，但是鑒于數字化檔案的弊端，以及為了管理安全起見，檔案管理部門還需完善紙質版的檔案建設。對此，一是要做好紙質版檔案管理的正確性，包括檔案中的日期、個人信息、文件內容、數字標點等。只有確保紙質版檔案的內容正確無誤，輸入電腦的檔案信息才會正確，具有數字化建設的意義。否則錯誤的數字化檔案不僅會給他人造成損失，還會誤導管理者一錯再錯。二是要做好紙質版檔案的完整性和延續性。個人檔案或者單位檔案，因職工調動或者單位搬遷建設等容易導致紙質版檔案丟失，且一旦丟失，就再也找不回來。因此，檔案管理人員必須確保紙質版檔案的完整性，從而保護單位和個人的資料信息，使數字化檔案查詢紙質版信息有據可依。三是要保障紙質版檔案的安全。檔案信息關系到個人和單位的隱私，關乎他人和單位的安全。因此，檔案管理人員必須確保紙質版檔案的安全，不僅要防止其發生損毀和丟失，更要防止發生篡改檔案的行為。
（二）加強數據庫建設和管理
數字化信息技術的發展促使檔案管理工作不斷取得了新的成績。但是，仍有一部分工作做得不到位，即目前還沒有建立一個完備的數據庫。檔案數字化建設的關鍵問題就是數據庫的建設和管理。有關部門應該應用當前快速發展的信息技術，不斷建設和完善數據庫；數據庫的建立是一個漫長的、由單個到群體的循序漸進的過程。要加強數據庫建設和管理，有關領導就必須要求單位上下統一認識，充分認識數據庫建設的重要性；堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合，遇到問題共同探討和解決。此外，在建設數據庫的過程中要突出重點，打破傳統思想的束縛，實現由單一的數據庫向系統的數據庫發展；在數據庫的管理過程中，要能夠重點面向應用、建立活庫，應用數據庫的使用頻率和效率來考核數據庫的活性等。
（三）提高管理人員的技術水平
鑒于數字化檔案的重要性，必須建立專門的管理人員隊伍進行管理。為此，檔案管理人員應做好以下幾點：一是要強化自身的計算機網絡知識，提高計算機應用水平，充分發揮數字化檔案建設的優越性。管理者不僅要熟練地操作計算機，還必須懂得如何利用數字化檔案管理軟件，加密隱私和設置計算機防火墻，識別和防范計算機病毒，安全清除計算機病毒，保證檔案數字化建設的安全性。二是要熟悉檔案管理知識，將檔案管理知識充分應用到計算機管理中；能用檔案數字化管理軟件識別檔案信息的正確性、完整性以及數字的邏輯性，使檔案數字化建設質量高、效率好。三是要努力提高管理者的職業道德素質。不管是對紙質版檔案還是數字化檔案來說，管理者的業務素質和道德素質都至關重要。其管理水平和責任態度決定了檔案管理的質量以及檔案數字化建設的質量。因此，有關部門必須加強管理者的道德修養，嚴格做好對檔案管理者的管理。
（四）要引進和應用先進的檔案管理軟件
管理軟件作為檔案數字化建設的管理系統，必須與計算機與網絡升級同步，即必須讓管理軟件進行相應的升級更新。否則隨著計算機系統的發展，管理人員將無法打開管理軟件，或者網絡升級使得管理軟件在互聯網中無法識別，從而影響檔案的數字化建設。此外，要引進和應用先進的檔案管理軟件，加快和促進檔案數字化建設的更新升級，促使數字化檔案管理能夠更加順暢，應用更加方便，從而真正達到數字化檔案管理的目的。
三、結語
要做好檔案數字化建設，必須從根本上抓起。如引進和應用先進的檔案管理軟件，強化對管理者檔案管理知識和計算機知識的培訓，使其能夠熟練地操作先進的管理軟件；充分應用好計算機知識，避免病毒感染和黑客攻擊、破壞檔案資料信息。只有確保檔案管理的安全性，數字化檔案建設才有意義，才能順應數字化檔案信息管理的發展趨勢。
（作者單位為國土資源信息院）
參考文獻
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