發(fā)布時間：2023-07-14 16:35:02
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的各部門檔案管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
（一）建筑工程檔案的概念
通常來說，建筑工程檔案主要記錄的是建筑工程的設(shè)計(jì)、施工中期和竣工驗(yàn)收。而每一階段和過程的工作內(nèi)容都應(yīng)當(dāng)記錄在案。具體來說，在建筑工程設(shè)計(jì)階段建筑工程檔案主要記錄的是建筑工程的地質(zhì)條件、工程預(yù)算、招投標(biāo)情況以及審批情況等。而在施工中期建筑工程檔案主要記錄的則是消防設(shè)施安裝、材料使用情況、人工使用情況。同時，針對性記錄暖通、通風(fēng)等具體設(shè)施和數(shù)據(jù)。這樣便能將施工中期各項(xiàng)情況反映出來，展現(xiàn)建設(shè)質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)。第三，竣工驗(yàn)收階段的建筑工程檔案主要記錄了工程移交、工程檢查以及竣工文件等。
（二）建筑工程檔案的特點(diǎn)
檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)化和科學(xué)化的工程，而建筑工程檔案管理更是收集、整理和管理建筑工程項(xiàng)目各項(xiàng)生產(chǎn)環(huán)節(jié)文件資料的重要方式方法。建筑工程檔案不僅能夠涵蓋整個建筑工程的完整建設(shè)流程，還能真實(shí)客觀反映建筑工程的基本內(nèi)容。一份完整科學(xué)的建筑工程檔案不僅對往后擴(kuò)建改建有著重要參考作用，也是城市建設(shè)的憑據(jù)。而且，建筑工程檔案還能在火災(zāi)等突發(fā)事故防范、重大災(zāi)害險(xiǎn)情預(yù)防上發(fā)揮作用。
二、建筑工程檔案管理的存在問題
（一）管理意識落后
現(xiàn)階段大部分建筑企業(yè)對于建筑工程檔案的概念和作用等依然不了解，檔案管理意識相當(dāng)落后，甚至還出現(xiàn)對檔案管理現(xiàn)代化的不了解。此外，當(dāng)下部分建筑企業(yè)在建筑工程檔案管理過程中依然運(yùn)用傳統(tǒng)收工方式方法，無論是檔案的收集、儲存等都停留在傳統(tǒng)模式，完全沒有實(shí)現(xiàn)建筑工程檔案的現(xiàn)代化管理。
（二）管理資金缺乏
建筑工程檔案管理資金的缺乏也是當(dāng)下建筑工程檔案管理的重要問題。管理資金的缺乏將直接導(dǎo)致建筑工程檔案管理技術(shù)和設(shè)備落后。而且，加之建筑工程檔案管理意識的落后，也會使得建筑工程檔案形同虛設(shè)。
（三）管理人才缺乏
社會不斷發(fā)展，現(xiàn)代化、科學(xué)化和信息化的建筑檔案管理方法層出不窮。但是，現(xiàn)階段部分建筑檔案管理人員依然沒有掌握新的技術(shù)手段，甚至有的建筑企業(yè)檔案管理人員并不是專業(yè)檔案管理人員，僅僅是一個兼職而已，這就給檔案管理帶來了很大的弊端。究其本質(zhì)而言，管理人才的缺乏使得檔案管理過程缺乏應(yīng)有的技能，科學(xué)化的建筑檔案管理更是無從說起。
三、建筑工程檔案管理存在問題的解決辦法
（一）革新管理意識
革新建筑檔案管理意識首先需要加強(qiáng)建筑企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識，提升企業(yè)對于檔案管理的重視程度。這是因?yàn)橹挥薪ㄖ髽I(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到建筑檔案管理的重要性，才能逐步進(jìn)行改善。所以，各建筑企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)為核心的檔案管理小組，加強(qiáng)建筑檔案管理重視，重新構(gòu)建檔案管理意識。其次，各部門應(yīng)當(dāng)就建筑工程檔案管理人員進(jìn)行管理意識強(qiáng)化和管理思想的培訓(xùn)。另一方面，科學(xué)合理構(gòu)建建筑工程檔案管理的制度，確保建筑檔案管理能夠在既定標(biāo)準(zhǔn)和制度之下進(jìn)行。
（二）加強(qiáng)人力物力和財(cái)力投入
加強(qiáng)重視變革建筑工程檔案理念之后，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)人力物力和財(cái)力的投入，逐步將建筑工程檔案管理放在項(xiàng)目管理中的重要位置。所以，需要將建筑工程檔案劃入一個單獨(dú)部門，與項(xiàng)目建設(shè)同步發(fā)展和建設(shè)。同時，保障建筑工程檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)辦公自動化。針對檔案管理也應(yīng)發(fā)放專項(xiàng)資金，避免方案管理經(jīng)費(fèi)不足。有條件的企業(yè)還可以購買諸如計(jì)算機(jī)、掃描儀、傳真機(jī)、攝像機(jī)等現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備。
（三）優(yōu)化管理人員素質(zhì)
優(yōu)化建筑工程檔案管理人員素質(zhì)應(yīng)當(dāng)從三個方面進(jìn)行，第一，建筑工程檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)知識和專業(yè)知識學(xué)習(xí)，主要涵蓋檔案管理知識、相關(guān)法律知識、信息技術(shù)等。其次，增強(qiáng)管理人員的檔案管理責(zé)任意識，憑借檔案管理機(jī)構(gòu)職能強(qiáng)化強(qiáng)化檔案管理人員隊(duì)伍健身，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)管理人員素質(zhì)的優(yōu)化。第三，將檔案管理作為一種專職部門進(jìn)行之后，管理人員還應(yīng)當(dāng)樹立愛崗敬業(yè)和樂于奉獻(xiàn)的精神，通過教育強(qiáng)化和檔案管理相關(guān)重要性知識的傳遞確保檔案管理人員能夠安心檔案事業(yè)，為檔案管理服好務(wù)。
四、各部門檔案管理人員
（一）各部門檔案管理人員，應(yīng)按照企業(yè)檔案管理者所發(fā)的制度或細(xì)則或交底的要求進(jìn)行收集、整理、歸檔。
（二）各部門檔案管理人員，應(yīng)自主去學(xué)習(xí)檔案相關(guān)的知識，工作中碰到不太清楚的及時請教企業(yè)檔案管理者或其他人員。
（三）各部門檔案管理人員，要在檔案形成的過程中經(jīng)常檢查檔案，查看是否有發(fā)生錯誤的事，尤其是工程項(xiàng)目的資料，由于工程時間長，若不經(jīng)常檢查檔案，完工后才發(fā)現(xiàn)有很多問題，那時要改則很不容易，一是因?yàn)楫?dāng)時經(jīng)手的人員在完工時基本已經(jīng)調(diào)動工作了，有的甚至已經(jīng)離職了，二是經(jīng)過時間那么長，很多情況都記得不是很清楚了，此時去補(bǔ)資料很有可能是造假的，所以在工程建設(shè)過程經(jīng)常去檢查檔案，發(fā)現(xiàn)問題可及時進(jìn)行改正，這樣既能保證檔案的真實(shí)性，又能保證檔案的準(zhǔn)確性。
關(guān)鍵詞：高職 檔案工作 檔案建設(shè) 發(fā)展目標(biāo)
一、檔案工作發(fā)展現(xiàn)狀
1.基本情況
檔案館負(fù)責(zé)接收（征集）、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管學(xué)校的各類檔案及有關(guān)資料，組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作，開展檔案的開放和利用。目前，我院檔案館有3名專職檔案員，其中本科學(xué)歷1名，研究生學(xué)歷1名，在讀博士研究生1名；高級職稱1人，中級職稱2人。館長全面負(fù)責(zé)檔案館、校史陳列館及全校檔案工作，其余2名工作人員分別負(fù)責(zé)檔案工作的技術(shù)管理、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、資源管理與綜合管理工作。此外，學(xué)校兼職檔案員的人數(shù)為34名，負(fù)責(zé)學(xué)校各部門檔案的收集、整理、歸檔、移交。
現(xiàn)館藏檔案總數(shù)截止2013年12月13日27576卷，底圖17682張。案卷按照高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法分為黨群、行政、學(xué)生、教學(xué)、科研、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版物、外事、財(cái)會、人事、照片、特殊載體、文書、示范建設(shè)、評估共十六大類。檔案館面積為409.62m2，其它用房66m2，校史陳列館面積641.4m2。
2009年，檔案館開始使用高校檔案管理軟件，將檔案管理并入高校檔案館的管理之列，加強(qiáng)檔案工作的規(guī)范化、數(shù)字化、信息化建設(shè)，通過管理手段與模式的轉(zhuǎn)變，使我院的檔案管理與時俱進(jìn)。
2.工作思路
提高檔案意識，增強(qiáng)宏觀管理。健全全校檔案工作網(wǎng)絡(luò)的二級管理，德陽、青白江校區(qū)檔案工作實(shí)行綜合管理，堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理原則，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一制度。堅(jiān)持檔案規(guī)范化管理，重視專兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)及培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)工作水平和檔案知識涵養(yǎng)。不斷更新檔案自動化網(wǎng)絡(luò)化管理設(shè)備，逐步實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化與信息化。不斷改善服務(wù)方式與手段，提高檔案信息服務(wù)水平和質(zhì)量。
3.組織管理
四川建院檔案工作由院長領(lǐng)導(dǎo)，主管副院長協(xié)助院長負(fù)責(zé)。圖書信息中心主任為部門主管，檔案館設(shè)館長一人。在全校形成了檔案館、學(xué)生檔案分室、人事檔案分室、財(cái)務(wù)檔案分室以及各部門配備的兼職檔案員的檔案工作系統(tǒng)，各部門、各院系正職領(lǐng)導(dǎo)為本部門檔案工作直接責(zé)任人。檔案館對全校檔案工作進(jìn)行組織、協(xié)調(diào)和管理。
4.管理措施
在四川省教育廳、四川省建設(shè)廳、四川省檔案局的領(lǐng)導(dǎo)下，以及省檔案局經(jīng)科處、高校檔案工作協(xié)會的指導(dǎo)下，依托學(xué)校檔案館為主體、各部門兼職檔案員形成的檔案工作網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，執(zhí)行我院《檔案管理規(guī)章制度》，切實(shí)將檔案工作落實(shí)到人頭，保障學(xué)校檔案的全面性、準(zhǔn)確性和持續(xù)性；落實(shí)檔案管理崗位責(zé)任制，制定并執(zhí)行檔案工作院長、主管副院長、各部門主管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)、專職檔案員崗位職責(zé)、兼職檔案員崗位職責(zé)，并由檔案館進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查全校檔案工作；以南大之星檔案管理系統(tǒng)為手段，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理；有計(jì)劃地培養(yǎng)檔案員，提高檔案員的素質(zhì)，保障檔案信息的挖掘、編研與開發(fā)利用。
二、今后工作方向
學(xué)院的檔案工作雖然取得了一定的成績，但管理水平還有待進(jìn)一步提高，在四川省教育廳、四川省檔案局的領(lǐng)導(dǎo)下，在省檔案局經(jīng)科處、四川省高校檔案工會協(xié)會的具體指導(dǎo)下，我院將以此次達(dá)標(biāo)為契機(jī)，以評促建，以評促管，以評促改，切實(shí)落實(shí)改進(jìn)措施，爭取建成數(shù)字化檔案館。
三、發(fā)展目標(biāo)
四川建院檔案館的短期目標(biāo)是：以2013年達(dá)省二級標(biāo)準(zhǔn)為新的起點(diǎn)，堅(jiān)持以評促建、以評促管、以評促改，切實(shí)落實(shí)改進(jìn)措施，爭取三年以后申請檔案工作規(guī)范化管理達(dá)省一級標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)定。
我院檔案館的發(fā)展目標(biāo)是：不斷提高檔案專兼職管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)檔案管理手段自動化、形成積累程序化、檔案整理規(guī)范化、歸檔范圍清晰化、重要檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)錄入標(biāo)準(zhǔn)化、檔案檢索網(wǎng)絡(luò)化、利用服務(wù)人性化，逐步實(shí)現(xiàn)檔案館全面現(xiàn)代化、規(guī)范化、智能化、數(shù)字化、信息化的科學(xué)化管理。
參考文獻(xiàn)
[1]王雅南 高校檔案工作規(guī)范化管理途徑探討.教育學(xué)文摘[J]，2011，11下，總第44期，7-8。
[2]四川省教育廳 四川省檔案局 四川省高等學(xué)校檔案管理辦法實(shí)施細(xì)則（試行）.川教〔2009〕204號，2009，08，28。
在學(xué)校班子的領(lǐng)導(dǎo)下，為促進(jìn)學(xué)校檔案室事業(yè)的規(guī)范化現(xiàn)代化，本著為學(xué)校發(fā)展服務(wù)和為師生服務(wù)的宗旨，全面提高檔案管理水平，為創(chuàng)建優(yōu)秀檔案室而努力。
二、工作重點(diǎn)
圍繞學(xué)校中心工作、上級常規(guī)督導(dǎo)評估，堅(jiān)持以服務(wù)為主題，以檔案規(guī)范化為重點(diǎn)，力爭在檔案管理業(yè)務(wù)和服務(wù)質(zhì)量等各個方面都取得比較大的進(jìn)展。
三、具體工作
（一）加強(qiáng)宣傳與學(xué)習(xí)，將檔案法規(guī)范制度落在實(shí)處
1、利用行政會議、教師會議等，宣傳檔案管理法規(guī)及檔案知識，增強(qiáng)管理干部及教師檔案意識；指導(dǎo)處室兼職檔案員的檔案業(yè)務(wù)管理，提高工作自覺性。
2、參加檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，接受檔案專家指導(dǎo)，掌握檔案專業(yè)技能，提高檔案管理員的綜合素質(zhì)，使檔案管理工作不斷推進(jìn)。
（二）積極推進(jìn)檔案管理規(guī)范化管理，提高工作效率
1、按照學(xué)校工作的實(shí)際需要立檔案櫥，即常規(guī)檔案、督導(dǎo)檔案、社會工作檔案、參考檔案、11年度新檔案等組檔櫥。
2、使用好檔案管理軟件，對檔案的收集、整理、編目、檢索、安全保管基礎(chǔ)工作統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行規(guī)范管理。
3、做好來文登記，及時、準(zhǔn)確地傳達(dá)上級文件精神、工作安排等事項(xiàng)。
4、認(rèn)真做好檔案目錄的錄入工作，編制各部門檔案管理檢索工具，建立數(shù)據(jù)庫。
5、利用檔案進(jìn)行登記，使檔案利用規(guī)范用效。
（三）做好檔案實(shí)體基礎(chǔ)工作、利用服務(wù)工作
1、接收XX年年檔案，按要求及時做好整理、歸檔、鑒定、分類、編目、裝盒、入庫做到管理規(guī)范、利用方便。
2、整理XX年度的中小學(xué)辦學(xué)水平評估檔案，分類歸入常規(guī)檔案，裝盒入庫，以便利用。
3、清理積壓檔案，按要求完成鑒定、立卷、歸檔工作。分理出沒有使用價(jià)值的資料，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。
4、學(xué)校合并時，他校（原中心小學(xué)和成教中心）移交的檔案進(jìn)行鑒定，按嚴(yán)格的組織程序予以處理。
5、結(jié)合我校實(shí)際，對本學(xué)期新收文件材料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。為了便于管理和運(yùn)用分三類：職能處室類、小學(xué)類、中學(xué)類等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，即便于迎查又利于查詢服務(wù)。
6、做好檔案的借閱工作。實(shí)行檔案借閱登記制度，按照各部門檔案借閱管理標(biāo)準(zhǔn)辦理借閱手續(xù)。
7、按照“以迎查促工作”的思路，開展內(nèi)部檢查、評估、評比工作，為迎接督導(dǎo)評估做好檔案工作方面的準(zhǔn)備。
8、建立處室（級 部）活動與檔案室通制度，學(xué)校舉辦重大活動，主辦單位事先通知檔案室，將收集的文字、圖表、聲像、電子等文書文件資料，辦理登記備案。
9、開發(fā)利用檔案信息資源，廣開服務(wù)渠道。
10、配合學(xué)校的各項(xiàng)管理工作，以積極主動熱情的服務(wù)態(tài)度做好檔案提供利用工作，樹立良好的窗口服務(wù)形象。
（四）其他工作
1、開展檔案編輯工作。努力編纂好學(xué)校檔案工作中的大事雞、組織機(jī)構(gòu)嚴(yán)格餓、文件匯編等常規(guī)性編演材料的同時，運(yùn)用現(xiàn)代科技手段，使檔案信息輸入、檢索、利用等自動化。
2、向兄弟學(xué)校學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，積極業(yè)務(wù)培訓(xùn)、不斷提高檔案業(yè)務(wù)管理水平。
3、加強(qiáng)對庫房規(guī)范化管理，嚴(yán)格實(shí)現(xiàn)“十防”制度（防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強(qiáng)光、防泄密）工作，為檔案的保管和安全創(chuàng)造良好的環(huán)境。
4、做好保密、安全工作
5、加快檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。實(shí)現(xiàn)檔案管理思想現(xiàn)代化、管理手段現(xiàn)代化、管理人員現(xiàn)代化。
6、建立檔案管理工作崗位制度。學(xué)校分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理員、處室管理員、處室分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、兼職檔案人員等，各司其職，共同搞好學(xué)校的檔案管理工作。
王娜 漢能控股集團(tuán)有限公司
企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營等各項(xiàng)管理活動中形成的歷史
記錄，是企業(yè)寶貴的信息和知識資源。種類豐富且價(jià)值較高的檔
案是企業(yè)發(fā)展的“重要謀士”，檔案統(tǒng)一集中保管，對于企業(yè)信
息資源集中和防止企業(yè)機(jī)密外泄有非常重要的意義。根據(jù)《檔案
工作基本術(shù)語》（DA/T1—2000）中規(guī)定，歸檔是指“辦理完畢
且具有保存價(jià)值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室（館）保存的過程”。
文件歸檔是檔案管理業(yè)務(wù)流程中基礎(chǔ)的工作環(huán)節(jié)，歸檔文件是否
齊全完整決定了檔案資源的數(shù)量和質(zhì)量。但在實(shí)際檔案工作中，
檔案歸檔工作的效果往往差強(qiáng)人意，造成了檔案資源的不完整。
歸檔難問題體現(xiàn)在業(yè)務(wù)部門歸檔不主動、歸檔文件質(zhì)量不達(dá)
標(biāo)、歸檔范圍不齊全等方面。檔案的前身是文件或圖紙等，產(chǎn)生
于各個部門的業(yè)務(wù)流程中，經(jīng)整理、鑒定歸檔后才能成為檔案。
因此，企業(yè)中各個業(yè)務(wù)部門才是檔案產(chǎn)生的主要來源，也是文件
歸檔的責(zé)任者。但由于工作職責(zé)等原因，業(yè)務(wù)部門往往不愿意將
本部門產(chǎn)生的有價(jià)值文件歸檔。其次，各個業(yè)務(wù)部門一般不設(shè)有
檔案專職人員，文件歸檔工作由本部門工作人員或兼職檔案人員
負(fù)責(zé)。各個部門的工作人員業(yè)務(wù)知識精通，檔案知識有所欠缺，
因此很難以從檔案的專業(yè)角度整理文件，歸檔文件質(zhì)量不合格的
情況非常普遍。再次，判斷文件是否歸檔，要根據(jù)檔案的多方面
因素綜合評價(jià)，業(yè)務(wù)部門僅從文件對本部門的作用大小出發(fā)，很
難考慮到整個公司檔案內(nèi)容和載體的構(gòu)成因素，往往會遺漏一些
文件。
一、文件歸檔難問題的成因分析
1.業(yè)務(wù)部門缺少歸檔意識
檔案部門接收的檔案大部分來源于各個業(yè)務(wù)部門日常管理活
動中，這些文件對于部門管理有一定的參考和借鑒作用，是本部門
工作人員的“資料庫”。檔案存放在本部門查找、利用較為方便，
因此，很多業(yè)務(wù)部門不愿意將本部門文件歸檔整理后移交進(jìn)檔案
室，由檔案室進(jìn)行保管。其次，在企業(yè)檔案利用過程中，檔案借閱
流程繁瑣，需經(jīng)過各級領(lǐng)導(dǎo)層層審批，雖是本部門產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案
在利用過程中，也要走借閱流程，因此，業(yè)務(wù)部門為方便本部門人
員利用，不愿主動將檔案歸檔并移交檔案部門保管。
2.檔案部門缺少科學(xué)的歸檔制度
檔案部門是整個企業(yè)檔案工作的中樞部門，需對產(chǎn)生檔案的
各個業(yè)務(wù)部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和必要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。業(yè)務(wù)部門
的兼職檔案管理員檔案業(yè)務(wù)知識較為薄弱，若檔案部門無科學(xué)的
文件歸檔制度，或規(guī)章制度對各個業(yè)務(wù)部門產(chǎn)生檔案針對性不
強(qiáng)，造成各個業(yè)務(wù)部門對文件歸檔時間、范圍不清楚，延誤了文
件歸檔時間。
二、歸檔難問題的弊端分析
1.造成文件損壞甚至丟失
各業(yè)務(wù)部門保管本部門產(chǎn)生的檔案，很難有充裕的資金建立
專門的檔案室，并配備一定數(shù)量的檔案裝具和其他設(shè)施，如除濕
器、干燥劑等。檔案的載體大部分為紙張，對環(huán)境要求較高，長
期存放在不合適的環(huán)境中或裝訂材料不規(guī)范，將會縮短檔案壽
命。由于無專人負(fù)責(zé)保管、提供借閱，檔案借閱流程隨意，易造
成檔案文件丟失。
2.檔案資源保存重復(fù)，浪費(fèi)人力物力
對于有交叉業(yè)務(wù)的相關(guān)部門，若各部門收集、保管本部門產(chǎn)
生的文件，本著收集對本部門有參考利用價(jià)值文件的原則，易造
成文件收集重復(fù)，企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)關(guān)于同一份文件一份原件，多份
復(fù)印件的情況。從整個企業(yè)檔案資源建設(shè)來看，造成檔案資源種
類不全，量大而質(zhì)不優(yōu)的情況。
3.阻礙了企業(yè)內(nèi)部檔案資源共享
檔案收集、保管的最終目的是為了提供利用，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值。
各業(yè)務(wù)部門檔案工作各自為政，提高了跨部門利用檔案的門檻，
不易于實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部有價(jià)值檔案資源共享。各部門將各自產(chǎn)生檔
案視為內(nèi)部資源，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部形成檔案信息封閉的局面，檔案
資源無法充分發(fā)揮其最大價(jià)值。
4.檔案數(shù)據(jù)備份方案欠缺
檔案是企業(yè)經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生的歷史記錄，具有唯一性和
不可復(fù)制性。因此，在日常檔案管理工作中要做好檔案數(shù)據(jù)備份，
防止意外事件的發(fā)生，導(dǎo)致企業(yè)檔案毀于一旦。各個業(yè)務(wù)部門保
管各自產(chǎn)生的檔案，大部分缺少數(shù)據(jù)備份方案，有些有備份措施
但因成本較高，備份措施可行性較低，難以實(shí)施。
三、解決企業(yè)歸檔難問題的對策建議
1.制定科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臍w檔制度，給予業(yè)務(wù)部門支持
企業(yè)內(nèi)各個業(yè)務(wù)部門兼職檔案管理員對本部門產(chǎn)生的文件
歸檔范圍、時間不清楚，也是造成各個業(yè)務(wù)部門歸檔文件質(zhì)量不
規(guī)范、歸檔工作不主動的一個因素。檔案管理部門需根據(jù)整個公
司檔案資源的產(chǎn)生及分布情況，有針對性地制定歸檔制度，明確
檔案歸檔份數(shù)、歸檔整理方案、質(zhì)量要求等方面要求，使各個業(yè)
務(wù)部門在文件歸檔時有章可循。
檔案部門除了制定嚴(yán)密的歸檔制度外，對各個業(yè)務(wù)部門在檔
案業(yè)務(wù)上要給予必要的業(yè)務(wù)支持和技術(shù)指導(dǎo)，督促和指導(dǎo)業(yè)務(wù)部
門檔案歸檔業(yè)務(wù)的順利開展，同時也可以減輕業(yè)務(wù)部門檔案歸檔
工作產(chǎn)生的壓力，保證歸檔工作能按時、高效、高質(zhì)量地完成。
2.簡化檔案借閱程序，方便各部門借閱檔案
檔案作為本單位的“機(jī)密”資料，一旦移交進(jìn)檔案室再借閱
就要有層層審批，手續(xù)繁瑣。因此，各業(yè)務(wù)部門不愿移交檔案，
很大程度上是因?yàn)闄n案放在本部門，查閱、利用較為方便。檔案
部門應(yīng)簡化檔案借閱程序，縮短檔案借閱等待時間。
3.轉(zhuǎn)換檔案工作模式，變被動為主動
檔案部門一向是企業(yè)內(nèi)部默默無聞的部門，是被動接收文件
資料的部門，通常都是各部門移交多少檔案資源，就接收多少，
對檔案缺失、質(zhì)量不合格無有效措施。檔案部門應(yīng)發(fā)揚(yáng)“走出去”
的精神，主動關(guān)注企業(yè)近期的活動和發(fā)展方向，積極主動去收集
檔案，真正做到文件前端控制，一旦有活動產(chǎn)生，主動找相關(guān)部
門收集檔案，并指導(dǎo)其將檔案收集齊全、整理規(guī)范。
文件歸檔是檔案收集的重要途徑，檔案部門應(yīng)發(fā)揮主觀能動
【摘要】現(xiàn)代社會網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)高速發(fā)展，企業(yè)的檔案管理工作也越來越重要。為了促進(jìn)檔案管理工作更大地發(fā)揮作用，檔案管理部門必須要轉(zhuǎn)變工作方式，促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化、合理化。
關(guān)鍵詞 煤炭企業(yè)；檔案管理；工作內(nèi)容
企業(yè)檔案是企業(yè)的信息資產(chǎn)，對于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和人事任用具有重要的作用，為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造了巨大的經(jīng)濟(jì)效益，是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一。在現(xiàn)階段，加強(qiáng)企業(yè)的檔案管理，促進(jìn)檔案管理工作內(nèi)容和模式的轉(zhuǎn)變，對于提高企業(yè)資源利用具有重要的意義。
一、實(shí)現(xiàn)煤炭企業(yè)檔案管理工作內(nèi)容和模式轉(zhuǎn)變的途徑
（一）實(shí)行企業(yè)檔案管理一體化。隨著高科技時代的飛速發(fā)展，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化和一體化對于煤炭企業(yè)的檔案管理來說是工作的重中之重。首先，對于加強(qiáng)企業(yè)檔案一體化管理而言，檔案管理工作中要及時對各部門和各基層單位的生產(chǎn)情況、人事調(diào)動等信息進(jìn)行整理、歸檔，然后還要將各部門檔案進(jìn)行分類，建立企業(yè)檔案管理資源庫，保證各項(xiàng)資源都能夠全面、準(zhǔn)確地反映在檔案中。其次，還要進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，隨著網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用和計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，企業(yè)的檔案管理中也必將更多地涉及到電子檔案和電子文件的管理，就電子檔案的一體化建設(shè)來說，檔案管理部門更需要加強(qiáng)管理，完善電子檔案的生成、傳遞、處理、存儲、查閱、收集等方面相關(guān)的規(guī)章制度，從而保障各項(xiàng)工作的有序運(yùn)行和安全運(yùn)行。最后，合理處理好紙質(zhì)檔案和電子檔案之間的工作關(guān)系，保障二者完美結(jié)合，使檔案管理工作流程科學(xué)化、規(guī)范化、合理化。
（二）檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)變。現(xiàn)今，大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)開始使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案的記錄和保存工作，但是還是有一大部分記錄使用紙質(zhì)材料，當(dāng)前管理的模式依舊停留在檔案管理早期手動保存、查詢等等模式，這種管理模式不僅繁瑣、復(fù)雜，浪費(fèi)企業(yè)的人力資源，而且對于檔案的保存、傳遞等都產(chǎn)生不便。且紙質(zhì)材料容易受環(huán)境條件損毀，也不利于檔案的長久保存，可能會造成檔案材料的缺失和內(nèi)容失真。陳舊的檔案管理模式對于檔案的合理利用以及檔案管理制度的完善都產(chǎn)生了一定的影響，所以，要實(shí)現(xiàn)煤炭企業(yè)檔案優(yōu)化管理，首先要做得就是對檔案的管理模式進(jìn)行優(yōu)化。
隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)也在不斷優(yōu)化升級，為了促進(jìn)我國檔案建設(shè)與時代接軌，與國際信息接軌，必須與時俱進(jìn)，推進(jìn)檔案信息化管理，采取現(xiàn)代化、信息化的管理方式，利用信息資源，以達(dá)到更快捷、更準(zhǔn)確、更科學(xué)地為人事工作提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。首先，健全檔案網(wǎng)上信息系統(tǒng)，將企業(yè)中的檔案信息錄入系統(tǒng)，便于部門進(jìn)行高效查詢。其次，積極開發(fā)利用本地區(qū)信息資源，各部門聯(lián)合組建本地區(qū)人才信息庫，為各部門提供詳細(xì)的人才信息，為用人單位選才發(fā)揮效力。再次，實(shí)現(xiàn)電子材料與紙質(zhì)材料的聯(lián)合，將紙質(zhì)檔案與信息系統(tǒng)、各項(xiàng)登記聯(lián)系起來，互相核對，找出檔案內(nèi)容不完整、不規(guī)范之處，及時修正，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范性。
（三）檔案管理和排放方式的合理。現(xiàn)階段檔案管理仍然以紙質(zhì)檔案管理為主，是檔案管理中的基本工作，由于各生產(chǎn)單位上交檔案的時間不規(guī)范，造成檔案歸檔時間不一，檔案管理工作也就相對有了一定的難度，一般而言，檔案管理人員都是在歸檔時憑經(jīng)驗(yàn)在每一個全宗之后預(yù)留出位置，排放以后所接收的檔案，這極不利于檔案的科學(xué)管理，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普遍應(yīng)用，檔案排放也可以充分利用計(jì)算機(jī)編制檔案實(shí)體存放索引，使得索引能夠及時顯示出檔案的排放位置，這樣既可以減輕管理人員的工作負(fù)擔(dān)，提高檔案管理的工作效率，也可以讓檔案排放管理變得更加簡單和靈活。此外，隨著數(shù)字化檔案管理應(yīng)用的實(shí)現(xiàn)，檔案管理也可以更加靈活多樣，實(shí)現(xiàn)檔案在分散或集中時的有效控制，從而保障檔案排放和查詢更加快速化和便捷化。
二、加強(qiáng)煤炭企業(yè)檔案管理工作內(nèi)容和模式轉(zhuǎn)變的意義
摘 要 文書檔案作為企業(yè)檔案管理的重要組成部分，對于企業(yè)和各部門有著重要的指導(dǎo)性作用。天津地鐵作為城市建設(shè)的主打項(xiàng)目，運(yùn)營公司是市政府大力扶持的重點(diǎn)企業(yè)。為適應(yīng)軌道交通事業(yè)建設(shè)，運(yùn)營公司推動企業(yè)重組升級，完成架構(gòu)調(diào)整，根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)合并與設(shè)置了新的職能、生產(chǎn)部門，這對原有的企業(yè)文書檔案管理方式提出了新的要求。針對架構(gòu)調(diào)整，本文對公司文書檔案的管理方式及從業(yè)人員工作規(guī)范進(jìn)一步完善，達(dá)到文書檔案本身的實(shí)效性、科學(xué)性。
關(guān)鍵詞 文書檔案 分類 鑒定 企業(yè)改組 管理
天津市地下鐵道運(yùn)營有限公司作為天津軌道交通集團(tuán)的下屬公司，承擔(dān)市政府規(guī)劃地鐵車站建設(shè)、既有線路運(yùn)營和服務(wù)的職責(zé)。在公司發(fā)展過程中，形成各類重要文件，包括命令、指示、決定、公告、請示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡報(bào)、會議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等，這些文件對公司高層決策、日常事務(wù)處理等各項(xiàng)職能運(yùn)轉(zhuǎn)起到重要查考功能，是地鐵事業(yè)發(fā)展的可靠憑證和記錄。為優(yōu)化企業(yè)管理模式，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)營，運(yùn)營公司響應(yīng)軌道交通集團(tuán)統(tǒng)一部署，完成架構(gòu)重組調(diào)整。為確保架構(gòu)調(diào)整后各部門文書檔案管理工作有效對接，需要重新完善文件保管方法，做好從業(yè)人員培訓(xùn)，達(dá)到提高文件使用效率的目的。
一、架構(gòu)調(diào)整前文書檔案管理方法
尊重《中華人民共和國檔案法》（中華人民共和國主席令第七十一號）第三章“檔案的管理”、第四章“利用和公布”等規(guī)范，對公司在經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理、行政管理、黨群工作中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料，采取按件整理的方式，進(jìn)行集中保管、利用。
（一）文件收集
依據(jù)《檔案法》要求，公司對本單位工作中形成的文件材料、上級主管部門或集團(tuán)下發(fā)的文件材料、企業(yè)與企業(yè)之間相互抄送的文件材料、下屬部室及部門上報(bào)的文件材料，按照規(guī)定，每年年初組織相關(guān)部門及從業(yè)人員向公司檔案管理部門――辦公室進(jìn)行移交，集中管理。
（二）文件鑒定
檔案管理員對收集的文件材料進(jìn)行統(tǒng)一鑒定，確認(rèn)其是否屬于歸檔范圍，剔除沒有保存和查考價(jià)值的文件材料。架構(gòu)調(diào)整前，公司檔案管理制度中規(guī)范的文書檔案歸檔范圍包括：
1.記錄地鐵建設(shè)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營、管理等各項(xiàng)活動和原有基本歷史面貌的，對運(yùn)營公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)和企業(yè)發(fā)展具有利用價(jià)值的文件；
2.公司在各項(xiàng)活動中形成的對維護(hù)國家、企業(yè)和職工權(quán)益具有憑證價(jià)值的文件；
3.公司需要貫徹執(zhí)行的有關(guān)上級單位和機(jī)關(guān)的文件材料，軌道交通行業(yè)發(fā)來的需要執(zhí)行或查考的文件材料；社會其他機(jī)構(gòu)出具的與公司有關(guān)的文件材料；所屬部門部室報(bào)送的重要文件材料；
4.國家及市檔案局法律法規(guī)規(guī)定的應(yīng)歸檔保存的文件材料。
（三）文件分類
分類是檔案整理工作的重要環(huán)節(jié)，是文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作的具體表現(xiàn)。運(yùn)營公司采用“問題―年度―保管期限”分類法，將歸檔文件按問題分類，每個問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。文書檔案的保管期限定為永久、定期（30年、10年）。
二、架構(gòu)調(diào)整后存在的普遍問題和原因分析
（一）架構(gòu)調(diào)整后存在的普遍問題
1.文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表遺漏重要文件材料。許多應(yīng)納入歸檔范圍的重要文件材料沒寫入保管期限表中，尤其是一些新業(yè)務(wù)產(chǎn)生的文件材料和非紅頭文件容易遺漏。
2.機(jī)構(gòu)問題混亂。文件材料“機(jī)構(gòu)問題”存在原部門名稱與現(xiàn)部門名稱重疊情況，一套完整文件中出現(xiàn)兩個機(jī)構(gòu)問題，或是存在原部門機(jī)構(gòu)問題仍未辦理完結(jié)的現(xiàn)象。
3.表述不準(zhǔn)確。文件材料內(nèi)容使用的詞語易引起歧義，同一含義內(nèi)容前后使用不一致詞語，或是不使用標(biāo)準(zhǔn)化用語。
（二）原因分析
公司文書檔案管理在架構(gòu)調(diào)整過程中造成上述問題的原因主要有：文件收集、鑒定沒有嚴(yán)格按照新架構(gòu)各部門職責(zé)的設(shè)置和說明來進(jìn)行，照抄照搬原有檔案管理制度要求，甚至將公司原有文件進(jìn)行復(fù)制重新蓋章后直接報(bào)審；部分文檔管理員沒有認(rèn)清文件來源和事由，單純按照時間順序進(jìn)行排列，忽視文書檔案基本作用。正是上述原因?qū)е挛募牧蠚w檔質(zhì)量不高。
三、改進(jìn)方法
（一）完善公司檔案管理制度
從公司架構(gòu)調(diào)整后梳理各部門職能，重新修編檔案管理制度，完善制度中關(guān)于歸檔范圍、檔案鑒定等流程。
1.公司各部門進(jìn)行業(yè)務(wù)流程梳理，依據(jù)流程、法律法規(guī)和公司級部門級制度文本提出記錄保存要求，形成各類文件材料歸檔范圍和檔案鑒定規(guī)范。
2.公司檔案管理部門重新規(guī)范歸檔周期，在依據(jù)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》DA/T 42―2009“7.3.3文件歸檔時間”條款基礎(chǔ)上，對于公司決策、上級重要指示、業(yè)務(wù)承辦類事項(xiàng)相關(guān)文件材料執(zhí)行隨時歸檔原則。確保重要文件材料保管的及時性、完整性。
以上兩點(diǎn)從歸檔范圍、檔案鑒定、歸檔時間方面對運(yùn)營公司檔案管理制度進(jìn)一步完善，由辦公室將修編后的初稿下發(fā)公司各部門評審和意見征集，辦公室可依據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)的可行性，對于補(bǔ)充意見進(jìn)行添加或刪減。經(jīng)討論通過后，公司檔案制度定稿、下發(fā)。
（二）做好檔案從業(yè)人員培訓(xùn)
文書檔案管理不僅是檔案管理部門的職責(zé)，也是其他業(yè)務(wù)部門的職責(zé)，需要充分l揮各部門檔案鑒定，確定保管期限的作用。因此做好檔案從業(yè)人員培訓(xùn)至關(guān)重要。辦公室應(yīng)該周期性開展各類檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，及時宣貫國家、市政府頒布的各項(xiàng)檔案法律法規(guī)。培訓(xùn)對象不僅局限于各部門文檔管理員，更應(yīng)該將知識普及到公司領(lǐng)導(dǎo)決策層，要讓檔案意識提升從上到下的貫徹落實(shí)。
參考文獻(xiàn)：
計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中的實(shí)踐，為檔案管理提供了極大的幫助，使檔案的分類整理開始系統(tǒng)、規(guī)范化，檔案管理開始進(jìn)入信息自動化的行列。如今，高校已建成屬于自己學(xué)校的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，為檔案的管理提供了一個必要的條件。首先，構(gòu)建專門的檔案管理系統(tǒng)。在學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用的大背景下，要建立專門的管理檔案的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，學(xué)校各部門的檔案要按一定的規(guī)范歸檔，將其檔案整理、分類、錄入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，使學(xué)校各部門可以進(jìn)行資源共享。其次，要培養(yǎng)專門檔案的管理工作人員。檔案進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)后,文檔管理的各項(xiàng)工作都要運(yùn)用計(jì)算機(jī),這就決定檔案管理工作人員要掌握一定的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識,而且要熟悉使用檔案管理的軟件。檔案管理工作人員,還要培養(yǎng)針對網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)的各種問題進(jìn)行處理的能力。檔案管理是一個復(fù)雜的過程。針對各個程序需要不同的工作人員，比如對檔案的收集整理收入的檔案收錄員,對檔案進(jìn)行核實(shí)的檔案偵查員,針對檔案整個系統(tǒng)全面了解的檔案管理員.不同的工作人員有不同的職能。分工合作，不但減輕工作量，而且可以盡量減少錯誤。最后，要及時對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全維護(hù)。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍應(yīng)用，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來竊取檔案的機(jī)密文件隱患也開始浮出水面。因此，檔案管理人員要時刻維護(hù)網(wǎng)絡(luò)的安全，不要讓犯罪分子有機(jī)可乘，以防止機(jī)密文件泄露。
二、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中實(shí)踐的成效
（一）檔案收集更快速和全面
傳統(tǒng)的檔案收集要利用大量的時間去學(xué)校的各部門收集，即使這樣，也難免有遺漏的，使檔案收集不全。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的實(shí)踐,使檔案的收集更方便，檔案工作人員可以利用網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行檔案的收集和審核。學(xué)校各部門和院系可以把自己的檔案利用網(wǎng)絡(luò)傳送到檔案管理處,或直接把檔案內(nèi)容錄入到檔案系統(tǒng)中,檔案工作人員隨時到各單位的專屬文件夾中提取資料,使檔案的收集更加全面，不會遺漏。
（二）跟上了辦公自動化大趨勢的節(jié)奏
傳統(tǒng)的檔案管理利用人力進(jìn)行檔案的收集整理，因此，文件在收集整理完全結(jié)束時才能歸檔保存,過程特別繁瑣，而計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的實(shí)踐,文件可以在計(jì)算機(jī)上順利進(jìn)行。檔案人員可以在計(jì)算機(jī)上對檔案進(jìn)行分類歸檔。提高了高校工作效率，跟上了辦公自動化大趨勢的節(jié)奏。
（三）使檔案資源共享得以實(shí)現(xiàn)
傳統(tǒng)的檔案查詢都是利用管理人員的手工操作,檔案管理采用封閉式的管理方式,最重要的是查詢手續(xù)復(fù)雜，而檔案信息為學(xué)校提供了很好的服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用促進(jìn)了檔案內(nèi)容公開化，而檔案內(nèi)容可以網(wǎng)上查詢和利用。檔案館可以利用網(wǎng)向絡(luò)學(xué)校各單位介紹學(xué)校檔案館的具體情況。需要資料的可以通過網(wǎng)絡(luò)查閱有用的資料，計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的實(shí)踐使檔案資源共享得以實(shí)現(xiàn)。
（四）檔案整理的工作人員素質(zhì)有明顯的提高
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的實(shí)踐要求檔案整理的工作人員，具有一定的技術(shù)能力，掌握基本的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識及實(shí)際的操作能力。分工合作，發(fā)揮不同職能的工作人員具有自己的技術(shù)，為適應(yīng)工作的要求，工作人員一定要努力學(xué)習(xí)專門的知識，培養(yǎng)自己的能力，因此，檔案整理的工作人員素質(zhì)有明顯的提高。
三、總結(jié)
關(guān)鍵詞：建設(shè)工程；檔案管理；編制；
中圖分類號：TU204+.2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：
近年來，隨城市建設(shè)的快速發(fā)展，建設(shè)工程越來越多使得檔案管理工作得到進(jìn)一步重視，但相較西方發(fā)達(dá)國家成熟的管理經(jīng)驗(yàn)我國仍存在不足。因此，需加強(qiáng)進(jìn)一步地改革和創(chuàng)新，借鑒西方成熟的管理經(jīng)驗(yàn)，因地制宜，完善我國檔案管理制度，為工程建設(shè)提供高效高質(zhì)的服務(wù)。
1.完善檔案管理制度
要使檔案工作有序進(jìn)行，必須從一開始就建立一整套科學(xué)、合理、適用和操作性強(qiáng)的項(xiàng)目檔案管理制度，從組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體系、職責(zé)分工、獎勵處罰等方面作出明確規(guī)定，對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、交接驗(yàn)收等提出具體要求。
工程建設(shè)類項(xiàng)目精確而又復(fù)雜，這項(xiàng)工作的順利進(jìn)行需要檔案資料的有序管理，這樣才能確保資料、圖紙的精確、完善及規(guī)范。我國檔案管理的有關(guān)條列規(guī)定，工程建設(shè)單在項(xiàng)目建設(shè)期間，需要掌握建設(shè)實(shí)際情況，不斷完善、準(zhǔn)確相關(guān)檔案管理制度及措施。與此同時，分工要明確，切實(shí)保證在施工單位、檢查單位、承包單位等各項(xiàng)工程建設(shè)項(xiàng)目的各項(xiàng)責(zé)任，以免在建設(shè)工程中出現(xiàn)的問題無處尋責(zé)，并保證規(guī)范檔案資料的收集、入檔，促進(jìn)檔案、各項(xiàng)目之間的同步管理。在此過程中，最重要的是前期資料的準(zhǔn)確和完整。一般情況下，工程項(xiàng)目建設(shè)時間比較長，以至于建設(shè)期間對于檔案的管理及形成也比較麻煩，為了減少這一問題對工程建設(shè)的影響，從項(xiàng)目建設(shè)開始，就需要制定專業(yè)人員，做好檔案規(guī)整工作，確保各項(xiàng)任務(wù)的順利進(jìn)行，逐步建立并完善檔案管理制度，形成一個系統(tǒng)化和網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理體系。
2.完善施工管理制度，加強(qiáng)檔案材料的編制管理
在工程建設(shè)檔案管理當(dāng)中，應(yīng)該按檔案管理規(guī)章制度對檔案材料進(jìn)行編制，這是工程建設(shè)單位的基本標(biāo)準(zhǔn)。形成一個高質(zhì)量的工程檔案的材料，主要是取決于檔案材料的編制過程。工程建設(shè)單位必須要明確本身的檔案管理責(zé)任，要不斷對本單位檔案工作人員的檔案編制技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn)鍛煉，提高建設(shè)工程檔案編制材料的水平。工程管理層要對工程建設(shè)施工進(jìn)行監(jiān)督管理，定期要對檔案材料的編制進(jìn)行審查指導(dǎo)，達(dá)到施工單位對檔案材料的要求標(biāo)準(zhǔn)，為下一期工程項(xiàng)目的順利進(jìn)行打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。為了能夠使工程檔案材料有計(jì)劃地記入檔案，便于上級領(lǐng)導(dǎo)的審查，明晰責(zé)任，就要把檔案的管理工作劃分到工程計(jì)劃中去。目前，很多工程項(xiàng)目的實(shí)施都是利用投標(biāo)的方式將工程項(xiàng)目承包出去，而好多承包企業(yè)又將工程項(xiàng)目再承包出去，在這樣一種層層承包的背景下，工程檔案的承包合同（包括編制材料的收集過程、工程項(xiàng)目的質(zhì)量、積累和整理的過程等）就需要詳細(xì)列入檔案管理的內(nèi)容中去，減少建設(shè)過程中的失誤。
3.利用現(xiàn)代科技對檔案信息多樣化管理
大力推行對縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子文件檔案在工程檔案中運(yùn)用。當(dāng)前，西方發(fā)達(dá)國家對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用CAD光盤技術(shù)。檔案管理工作者應(yīng)該借鑒西方先進(jìn)的檔案管理方式，吸收先進(jìn)的管理技術(shù)，將檔案管理工作推向更高一個水平。國內(nèi)外光盤使用比較廣泛，很多國家都制定了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，使建設(shè)工程單位利用光盤庫載體或光盤塔運(yùn)用在檔案管理中。近年來，很多水利、建設(shè)工程單位已經(jīng)對錄像檔案、紙質(zhì)材料檔案、照片檔案開始制作成光盤運(yùn)用多媒體進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化保存。提高各部門檔案管理工作的協(xié)調(diào)能力，提高各部門的檔案管理水平，方便各部門對檔案利用，提高工作效率。按照檔案的性質(zhì)和類型，收集整理的部門的檔案資料，內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進(jìn)行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質(zhì)不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。（如工程資料管理系統(tǒng)規(guī)定了基建文件、監(jiān)理文件、設(shè)計(jì)文件的分類方法和編號原則，公司不應(yīng)再另行規(guī)定。公司經(jīng)營管理手冊規(guī)定的公司模板文件的編號也不得變更）。
4.嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收檔案資料質(zhì)量關(guān)
使工程竣工驗(yàn)收檔案充分發(fā)揮其憑證作用工程竣工驗(yàn)收時，建設(shè)單位檔案管理人員要會同工程項(xiàng)目管理人員，按照建設(shè)工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，補(bǔ)缺補(bǔ)漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實(shí)、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》和《工程竣工驗(yàn)收備案制》的有關(guān)條文，把好竣工驗(yàn)收關(guān)，把竣工檔案的驗(yàn)收、移交作為整個工程驗(yàn)收的一個重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步。移交合格工程檔案的，由建設(shè)單位發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》。不按規(guī)定或不符合要求的，不發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》，建設(shè)單位不結(jié)清尾款，以確保下程建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
5.及時做好傳遞和變更記錄
在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關(guān)記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。建設(shè)物在，檔案在，這是重點(diǎn)工程檔案管理的原則，隨著時間的推移，工程不可避免地要進(jìn)行維修、改造。
6.與時俱進(jìn)提高從業(yè)人員技術(shù)和綜合能力
